CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE a stadiului de implementare a standardelor de control intern managerial

Compartiment  Achizitii Publice

Conducător de compartiment, …………………………….

Criterii generale de evaluare a stadiului implementării standardului1)	Răspuns și explicații2)	La nivelul compartimentului standardul este3):
Da/Nu4)	Explicație asociată răspunsului	I/PI/NI

	1	2	3	4
	I. MEDIUL DE CONTROL
	Standardul 1 – Etica și integritatea                                                                                    I
	A fost comunicat personalului un cod de conduită, care stabilește reguli de comportament etic în realizarea atribuțiilor de serviciu, aplicabil atât personalului de conducere, cât și celui de execuție din cadrul compartimentului?	Da	A fost elaborate Codul de etica al institutiei, care a fost adus la cunostinta tuturor angajatilor.	I
	Salariații beneficiază de consiliere etică și li se aplică un sistem de monitorizare a respectării normelor de conduită?	Da	Exista dispozitie Conform procedurii de sistem si Procedurii operationale Consilierul de etica Descrie etapele care se parcurg, stabilește compartimentele și persoanele implicate și prezintă activităţile desfășurate și documentele ce se întocmesc pentru consilierea etică a salariaţilor entitatii.	I
	În cazul semnalării unor neregularități, conducătorul de compartiment a întreprins cercetările adecvate în scopul elucidării acestora și a aplicat măsurile care se impun?	Da	Nu a fost cazul. Exista Procedura de Sistem pentru semnalarea neregulilor si toti pasi pentru realizarea incazul unei semnalari de probleme. Prin modului “Negerularitari” din aplicatia software	I
	Standardul 2 – Atribuții, funcții, sarcini                                                                           I
	Personalului îi sunt aduse la cunoștință documentele elaborate/actualizate privind misiunea entității, regulamentele interne și fișele posturilor?	Da	Toate elaborarile/modificarile documentelor privind regulamente interne, fisele postului,organigrama sunt comunicare personalulu	I
	Au fost identificate și inventariate funcțiile considerate ca fiind în mod special expuse la corupție?	Da	Exista dispozitie	I
	Au fost luate măsuri de control adecvate și suficiente pentru administrarea și gestionarea funcțiilor sensibile?	Nu	Nu a fost cazul	I
	Standardul 3 – Competența, performanța                                                                          I
	Au fost analizate și stabilite cunoștințele și aptitudinile necesare în vederea îndeplinirii sarcinilor/atribuțiilor asociate fiecărui post?	Da	-Performantele angajatilor se evalueaza cel putin o data pe an -Fisele posturilor cuprind informatiile cu privire la conditiile specifice necesare pentru ocuparea posturilor -Documente -Statul de functii -Organigrama -Fisele postului	I
	Sunt identificate nevoile de perfecționare a pregătirii profesionale a personalului?	Da	Ealuarea personalului	I
	Sunt elaborate și realizate programe de pregătire profesională a personalului, conform nevoilor de perfecționare identificate anterior?	Nu	Nu a fost cazul	I
	Standardul 4 – Structura organizatorică                                                                         I
	Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor activități, în scopul identificării eventualelor disfuncționalități în fixarea sarcinilor de lucru individuale prin fișele posturilor și în stabilirea atribuțiilor compartimentului?	Da	Prin aplicatia Citymanager se fac evaluarile privind circuitul documentelor al fiecarui utilizator.	I
	Structura organizatorică asigură funcționarea circuitelor și fluxurilor informaționale necesare supravegherii și realizării activităților proprii?	Da	Aplicatia Citymanager, ROF, ROI, SCIM	I
	Actele de delegare sunt conforme cu prevederile legale și cerințele procedurale aprobate?	Da	Dispozitia primarului, conform Procedurii de sistem “Structura organiozatiei” care se afla in dosarul SCIM 2018	I
	II. PERFORMANȚE ȘI MANAGEMENTUL RISCULUI
	Standardul 5 – Obiective                                                                                                 I
	Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul compartimentului?	Da	Au fost stabilite obiective specific pe activitati	I
	Obiectivele sunt astfel stabilite încât să răspundă pachetului de cerințe SMART? Unde: S – precise; M – măsurabile și verificabile; A – necesare; R – realiste; T – cu termen de realizare.	Da	Au fost stabilite obiective ,astfel incat sa raspunda pachetului de cerinte SMART	I
	Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci când se constată modificări ale ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixării acestora?	Da	Nu a fost cazul	I
	Standardul 6 – Planificarea                                                                                            I
	Resursele alocate sunt astfel repartizate încât să asigure activitățile necesare realizării obiectivelor specifice compartimentului?	Da	Bugetul stabilit in cadrul entitatii pe compartiment s-a realizat pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor specific pe compartimente.	I
	În cazul modificării obiectivelor specifice, sunt stabilite măsurile necesare pentru încadrarea în resursele repartizate?	Da	Nu a fost cazul	I
	Sunt adoptate măsuri de coordonare a deciziilor si activităților compartimentului cu cele ale altor compartimente, în scopul asigurării convergenței și coerenței acestora?	Da	Modificarile care se realizeaza in cadrul compartimentului tin cont si de disponibilitatea resurselor din cadrul primariei. In caz de inlocuirea personalului (CO, CM, Invoiri), se tine cont de disponibilitatea resurselor/utilizatorilor din cadrul altor compartimente	I
	Standardul 7 – Monitorizarea performanțelor                                                                 I
	Este instituit un sistem de monitorizare și raportare a performanțelor, pe baza indicatorilor asociați obiectivelor specifice?	Da	Activitatea la nivelul compartimentelor este monitorizata	I
	Indicatorii cantitativi și calitativi, asociați obiectivelor specifice, sunt măsurabili, specifici, accesibili, relevanți și stabiliți pentru o anumită durată în timp?	Da	Obiectivele specifice sunt stabilite astfel incat sa raspunda cerintelor SMART prin aplicarea Regulamentului de organizare si Functionare	I
	Atunci când necesitățile o impun, se efectuează o reevaluare a relevanței indicatorilor asociați obiectivelor specifice, în scopul operării corecțiilor cuvenite?	Da	Nu a fost cazul	I
	Standardul 8 – Managementul riscului                                                                          I
	Sunt identificate și evaluate/reevaluate principalele riscuri, proprii obiectivelor compartimentului și activităților derulate în cadrul acestuia?	Da	Prin identificarea riscurilor  la nivel scriptic si de procedura pe tipuri de documente inregistrate in registratura, conform procedurilor incarcate in aplicatie	I
	Sunt stabilite măsuri de gestionare a riscurilor identificate și evaluate la nivelul activităților din cadrul compartimentului?	Da	Prin asumarea responsabilitatii privind nivelul de risc care se manifesta	I
	Este asigurată completarea/actualizarea registrului riscurilor?	Da	In aplicatia Citymanager, registrul de riscuri se actualizeaza permanent in baza inregistrarii documentelor	I
	III. ACTIVITĂȚI DE CONTROL
	Standardul 9 – Proceduri                                                                                                I
	Pentru activitățile proprii au fost elaborate și actualizate proceduri formalizate?	Da	Au fost intocmite Proceduri. Acestea sunt actulaizate in permanenta, se lucreaza online pe ele	I
	Funcțiile de inițiere, verificare și aprobare a operațiunilor sunt funcții separate și exercitate de persoane diferite?	Da	Fiecare etapa este identificata corespunzator si i se atribuie o alta functie care s-o exercite.	I
	În situația în care, din cauza unor circumstanțe deosebite, apar abateri față de procedurile stabilite, se întocmesc documente adecvate, aprobate la nivel corespunzător, înainte de efectuarea operațiunilor?	Da	Procedurile se gasesc in aplicatia Citymanager si sunt actualizate in permanenta	I
	Standardul 10 – Supravegherea                                                                                    I
	Managerii supraveghează și supervizează activitățile care intră în responsabilitatea lor directă?	Da	Conform organigramei, conducatorii de compartiment supravegheaza si supervizeaza in permanenta activitatiile care intra in responsabilitatea lor directa	I
	Supravegherea și supervizarea activităților este documentată în mod adecvat?	Da	Prin rapoarte sau diverse documente interne	I
	Sunt instituite controale suficiente și adecvate de supraveghere pentru activitățile care implică un grad ridicat de expunere la risc?	Da	Verificari din partea superiorilor, controale sau auditori interni	I
	Standardul 11 – Continuitatea activității                                                                        I
	Sunt inventariate situațiile generatoare de întreruperi în derularea activităților?	Da	Raportul privind activitatile generatoare de intreruperi ale activitatii	I
	Sunt stabilite și aplicate măsuri pentru asigurarea continuității activității, în cazul apariției unor situații generatoare de întreruperi?	Da	Raport privind activitatile generatoare de intreruperi ale activitatii	I
	Măsurile cuprinse în planul de continuitate a activității sunt supuse periodic revizuirii?	Da	O data pe an	I
	IV. INFORMAREA ȘI COMUNICAREA
	Standardul 12 – Informarea și comunicarea                                                                    I
	Au fost stabilite tipurile de informații, conținutul, calitatea, frecvența, sursele și destinatarii acestora, astfel încât personalul de conducere și cel de execuție, prin primirea și transmiterea informațiilor, să își poată îndeplini sarcinile de serviciu?	Da	Da aplicatia Citymanager – tipurile de documente cu care lucreaza fiecare utilizator	I
	Circuitele informaționale (traseele pe care circulă informațiile) asigură o difuzare rapidă, fluentă și precisă a informațiilor, astfel încât acestea să ajungă la timp la utilizatori?	Da	Da aplicatia Citymanager, daca se respecta toate etapele/ succesiunea etapelor  in tratarea unui document, mail, avizier, fax. Modul in care circula corespondenta conform ROF	I
	Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care managerii și personalul de execuție din cadrul unui compartiment să fie informați cu privire la proiectele de decizii sau inițiative, adoptate la nivelul altor compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile și responsabilitățile?	Da	In aplicatia Citymanager sunt incarcate toate tipurile de informatii care duc la executarea conforma a sarcinilor de serviciu	I
	Standardul 13 – Gestionarea documentelor                                                                   I
	Sunt aplicate proceduri pentru înregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, îndosarierea, protejarea și arhivarea documentelor interne și externe?	Da	Se respecta procedura pentru inregistrarea documentelor	I
	Sunt implementate măsuri de securitate pentru protejarea documentelor împotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului etc.?	Da	Exista Regulament Securitate IT la dosarul SCIM	I
	Reglementările legale în vigoare cu privire la manipularea și depozitarea informațiilor clasificate sunt cunoscute și aplicate în practică?	Da	In cadrul compartimentului legislatia in vigoare este aplicata conform sarcinilor de serviciu.	I
	Standardul 14 – Raportarea contabilă și financiară                                                      I
	Procedurile contabile sunt elaborate/actualizate în concordanță cu prevederile normative aplicabile domeniului financiar-contabil?	Da	Conform aplicatiilor soft in care se incarca si se prelucreaza datele contabile care vizeaza activitatile din compartiment	I
	Procedurile contabile sunt aplicate în mod corespunzător?	Da	Conform aplicatiilor soft in care se incarca si se prelucreaza datele contabile care vizeaza activitatile din compartiment	I
	Sunt instituite suficiente controale pentru a asigura corecta aplicare a politicilor, normelor și procedurilor contabile, precum și a prevederilor normative aplicabile domeniului financiar-contabil?	Da	Conform vizei CFP si acordul Ordonatorului principal de credite	I
	V. EVALUARE ȘI AUDIT
	Standardul 15 – Evaluarea sistemului de control intern managerial                               I
	Conducătorul compartimentului realizează, anual, operațiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern managerial?	Da	Chestionarul de autoevaluare	I
	Operațiunea de autoevaluare a subsistemului de control intern managerial are drept rezultat date, informații și constatări pertinente necesare luării de decizii operaționale, precum și raportării?	Da	Se face intern, de catre Coordonatorul de implementare	I
	Operațiunea de autoevaluare a sistemului de control intern managerial este finalizată prin întocmirea de către conducătorul entității a raportului anual asupra sistemului de control intern managerial?	Da	Coordonatorul de implementare impreuna cu presedintele de comisie si Primar	I
	Standardul 16 – Auditul intern                                                                                        I
	Compartimentul de audit intern execută, în afara misiunilor de asigurare, planificate și aprobate de manager, și misiuni de consiliere privind pregătirea procesului de autoevaluare a sistemului de control intern managerial al compartimentului?	Da		I
	Compartimentul de audit intern dispune de suficient personal pentru a realiza integral programul anual de audit?	Da		I
	Compartimentul de audit intern întocmește rapoarte periodice cu privire la acțiunile/activitățile desfășurate?	Da	Nu este cazul	PI

Concluzii cu privire la stadiul de implementare a standardelor de control intern managerial:

In baza chestionarului de autoevaluare se constata ca: – 16 standarde sunt implementate  
Măsuri de adoptat: – Dezvoltarea SCIM se face prin utilizarea modulelor din CityManager:

Modulul “Registre Secundare” – pentru a tine evidenta documentelor din cadrul compartimentului conform ORD 600/2018 (ST. 13 Gestionarea documentelor)

Modulul “Control managerial” – pentru a elabora si actualiza proceduri operationale pe fiecare compartiment

Modulul “Avizier” – pentru informarea personalului

Modulul “Neregularitati” – pentu sesizarea, urmarirea si tratarea neregularitatilor intalnite in cadrul institutiei, dar si stabilirea responsabililor pentru fiecare department si posibilitatea de a raspunde unei sesizari.

Modulul “Contracte” – pentru a pastra evidenta corespunzatoare a contractelor care se gestioneaza in cadrul compartimentului

Modulul “Sarcini” – pentru delegarea sarcinilor de lucru, urmarirea stadiului lor.

Modulul “Concedii” – aplicatie transparenta pentru monitorizarea concedilor de toate tipurile.

Modulul “Inlocuitori” – pentru definirea inlocuirii pentru fiecare utilizator aflat in conmcediu/ incapacitate de munca.

Modulul “Petitii” – pentru gestiunea electronica a petitilor.