Model procedură internă actualizată conform Ordinului 600/2018
Model Procedura actualizată conform Ordinului 600/2018
Entitatea publica . . . . . .
Departamentul (Directia) . . . . . . . . . |
Procedura de sistem/operationala . . . . . . . . . | Ediția . . . . . . . . . |
Revizia. . . . . . . . ..Nr. de ex. . . . | ||
(Denumirea procedurii de sistem/ operationala) Cod: P.O. . . . . . . . . . |
||
Exemplar nr. . . . . . . . . . |
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale
|
Elemente privind
responsabilii/operațiunea |
Numele și prenumele | Funcția | Data | Semnătura |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
1. | Elaborat | ||||
2. | Verificat | ||||
3. | Avizat | ||||
4. | Aprobat |
Cuprins
Numărul componentei în cadrul procedurii operaționale | Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale | Pagina |
Pagina de garda | ||
Cuprins | ||
1. | Scop | |
2. | Domeniu de aplicare | |
3. | Documente de referinta | |
4. | Definitii si abrevieri | |
5. | Descrierea activitatii sau procesului | |
6. | Responsabilitati | |
7. | Formular de evidenta a modificarilor | |
8. | Formular de analiza a procedurii | |
9. | Formular de distribuie/difuzare | |
10. | Anexe, inlusiv diagrama de proces |
- Scopul procedurii operaționale
1.1. Stabileste modul de realizare a activitatii, compartimentele si persoanele implicate.
1.2. Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitatii.
1.3. Asigura continuitatea activitatii, inclusive in conditii de fluctuatie a personalului.
1.4. Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare si/sau control , iar pe manager, in luarea deciziei.
1.n. Alte scopuri specific procedurii formalizate
- Domeniul de aplicare
2.1. Precizarea (definirea) activității la care se referă procedura de sistem/operațională
2.2. Delimitarea explicită a activității procedurate în cadrul portofoliului de activități desfășurate de entitatea publică
2.3. Listarea principalelor activități de care depinde și/sau care depind de activitatea procedurată
2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale activității procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activității
- Documente de referință
3.1. Reglementări internaționale
–
3.2. Legislație primară
–
3.3. Legislație secundară
–
3.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice
–
- Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura de sistem/operațională
4.1. Definiții ale termenilor
Nr. crt. | Termenul | Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul | |
1. | Procedura operațională | Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat în vederea realizării activității, cu privire la aspectul procesual | |
2. | Ediție a unei proceduri operaționale | Forma inițială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaționale, aprobată și difuzată | |
3. | Revizia în cadrul unei ediții | Acțiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediții a procedurii operaționale, acțiuni care au fost aprobate și difuzate | |
. . . | . . . . . . . . . . | . . . . . . . . . . | |
n | . . . . . . . . . . | . . . . . . . . . . |
4.2. Abrevieri ale termenilor
Nr. crt. | Abrevierea | Termenul abreviat | |
1. | P.O. | Procedura operațională | |
2. | E | Elaborare | |
3. | V | Verificare | |
4. | A | Aprobare | |
5. | Ap. | Aplicare | |
6. | Ah. | Arhivare | |
. . . | . . . . . . . . . . | . . . . . . . . . . | |
n | . . . . . . . . . . | . . . . . . . . . . |
- Descrierea procedurii operaționale
5.1. Generalități
5.2. Documente utilizate
5.2.1. Lista și proveniența documentelor utilizate
5.2.2. Conținutul și rolul documentelor utilizate
5.2.3. Circuitul documentelor
5.3. Resurse necesare
5.3.1. Resurse materiale
5.3.2. Resurse umane
5.3.3. Resurse financiare
5.4. Modul de lucru
5.4.1. Planificarea operațiunilor și acțiunilor activității
5.4.2. Derularea operațiunilor și acțiunilor activității
5.4.3. Valorificarea rezultatelor activității
- Responsabilități și răspunderi în derularea activității
Nr. crt. | Compartimentul (postul)/acțiunea (operațiunea) | I | II | III | IV | V | VI | . . . . . . . . . . | |
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | . . . . . . . . . . | ||
1. | a | E | |||||||
2. | b | V | |||||||
3. | c | A | |||||||
4. | d | Ap. | |||||||
5. | e | Ap. | |||||||
6. | f | Ah. | |||||||
. . . | . . . . . . . . . . | . . . . . . . . . . | |||||||
n | z | . . . . . . . . . . |
- Formular de evidență a modificărilor
|
- Formular de analiză a procedurii
Nr. crt | Compartiment | Nume si prenume conducator compartiment | Inlocuitor de drept sau delegat | Aviz favorabil | Aviz nefavorabil | |||
Semnatura | Data | Obs. | Semnatura | Data | ||||
1. | ||||||||
2. |
9. Formular de distribuire/difuzare
Scopul difuzarii | Exemplar nr. | Compartiment | Funcția | Numele și prenumele | Data primirii | Semnătura | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |
1. | Aplicare | ||||||
2. | Informare | ||||||
3. | Evidenta | ||||||
4. | Arhivare |
- Anexe, diagrama de proces
Nr. anexă | Denumirea anexei | Elaborator | Aprobă | Număr de exemplare | Difuzare | Arhivare | Alte elemente | ||||
Loc | Perioadă | ||||||||||
0 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | |||
1. | |||||||||||
2. | |||||||||||
. . . | |||||||||||
n | |||||||||||
Diagrama de proces
Procesul reprezintă o succesiune de activități sau acțiuni structurale, organizate în scopul atingerii unor obiective definite și care utilizează o serie de resurse. Descrierea generală a tututor activităților și a relațiilor dintre acestea reprezintă diagrama de proces și trebuie cuprinsă, nu obligatoriu sau limitativ: datele de intrare și rezultatele procesului, fluxul de formulare și utilizarea documentelor, acțiuni care trebuie îndeplinite, compartimentul și/sau personalul implicat în proces, modalitatea în care se aplică principiul separării sarcinilor, relația dintre procesele precedente și cele ulterioare. Diagrama de proces constituie primul pas în procesul de elaborare a unei proceduri documentate, reprezentând imaginea de ansamblu a realizării activității procedurale.
În cazul subordonatelor entităților publice locale și Primăriilor de comune, diagrama de proces este opțională.