Procedură de sistem Controlul documentelor
Entitatea publica: | Procedura de sistem:
CONTROLUL DOCUMENTELOR |
Editia: |
Revizia: | ||
Compartiment: SCIM | Cod: PS-01 | Pagina: |
Exemplar: 1 |
1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau, dupa caz, a reviziei in cadrul procedurii de sistem
Nr. Crt. | Operatiunea | Responsabil – Numele si prenumele | Functia | Data | Semnatura |
1 | Aproba documentul | ||||
2 | Verifica documentul | ||||
3 | Elaboreaza documentul |
2. Situatia editiilor si reviziilor in cadrul reeditiilor procedurii de sistem
Nr. Crt. | Editia sau, dupa caz, revizia in cadrul editiei | Componenta revizuita | Modalitatea de revizuire | Data la care se aplica prevederile prezentei revizuiri |
1 | Editia «Editia» | Elaborare initiala | Elaborare initiala | «Data» |
3. Lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau, revizia din cadrul editiei procedurii de sistem
Nr. Crt. | Scopul difuzarii | Nr. ex. | Compartiment | Functia | Nume prenume | Data inmanarii | Semnatura |
1 | Utilizare document | 1 |
4. Scopul procedurii de sistem
4.1. Procedura documentează cerințele privind structura, modul de elaborare, verificare, aprobare, difuzare, retragere, modificare precum și metodele de ținere sub control a documentelor incluse în SCIM, pt asigurarea că informațiile curente din edițiile în vigoare ale documentelor aplicabile sunt disponibile persoaneloł interesate.
4.2. Indicator de performanță: Ponderea scăzătoare a neconformităților identificate la control/audit privind controlul documentelor.
5. Domeniul de aplicare al procedurii de sistem
5.1. Procedura se aplică în toate compartimentele x de către personalul implicat în gestionarea controlată a următoarelor categorii de documente, fără a se limita numai la acestea:
a) documente privind SCIM (manuale, politici. proceduri. referențiale servicii / proces și instrucțiuni, formulare, etc)
b) documentație tehnică (cărți tehnice, instrucțiuni de utilizare / exploatare echipamente)
c) documente comerciale privind contractele;
d) documente de organizare și funcționare a organizației (organigrama, decizii, fișe post, regulamente interne, planuri de urgență, etc);
e) documente de calificare și perfecționare a personalului;
f) documente externe de reglementare aplicabile (standarde, legislație, acte normative, reglementări)
g) formulare utilizate în activitatea entitatii
5.2. Procedura constituie un ghid obligatoriu care se aplică în etapa de documentare a procedurilor, penti asigurarea unui format unitar
5.3. Proprietar de proces: Coordonator de implementare –
6. Documente de referinta (reglementari) aplicabile activitatii
6.1. Ordin 200/2016 – privind modificarea şi completarea Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice
6.2. Ordin 400/2015 – pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice
6.3. Ordin 946/2005 – pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzind standardele de management control intern la entitățile publice și pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.
6.4. Ordin nr. 1389/2006 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finantelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzand standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial
6.5. Hotarare 1273/2004 privind aprobarea aprobarea programului de masuri pentru combarea birocratiei in actvitatea de relatii cu publicul.
6.6. Legii nr. 188/1999 privind Statutul funcționarului public, modificată și completată.
6.7. Dispozitie pentru numirea Comisiei pentru monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control managerial.
6.8. Regulament de organizare și de lucru al Comisiei pentru monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control managerial.
7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura de sistem
7.1. Definitii ale termenilor
Nr. crt. | Termenul | Definitia si/sau daca este cazul, actul care defineste termenul | ||
1 | Procedură | mod specific de a descrie o activitate în cadrul unui sistem de management | ||
2 | Procedură de sistem | procedură prin care sunt descrise activități ce au corespondent îl cerințele standardelor de referință pentru conformitatea sistemului de management implementat | ||
3 | Procedură operațională | procedură prin care sunt descrise activități specifice desfășurate În cadrul entități-lor organizaționale (departamente, compartimente, birouri. etc.) | ||
4 | Gestionare documente | activitate de identificare, elaborare, codificare, analiză, aprobare difuzare, aplicare, modificare, păstrare, arhivare și distrugere a documentelor | ||
5 | Difuzare controlată | difuzarea, cu listă de difuzare, a unui document în care sunt introduse eventualele modificări care se efectuează după emiterea lui anterioară | ||
6 | Difuzare informativă (necontrolată) | difuzarea unui document fără a se mai introduce modificările apărute | ||
7 | Suport informatic | termen general care desemnează mijloacele de înregistrare magnetice, optice sau alte modalități de înregistrare a informațiilor și a căror caracteristică esențială este capacitatea mare de stocare, ștergere, copiere și modificare rapidă și facilă a informațiilor – CD, DVD, HDD, USB-STICK, CLOUD | ||
8 | Document electronic | document a cărui gestionare se face pe suport informatic | ||
9 | Fișier electronic | unitate logică și fizică de gestionare a datelor pe suport informatic, care grupează datele pe baza unor caracteristici logice comune | ||
10 | Sistem de gestiune a fișierelor | aplicații informatice/părți componente ale sistemelor de operare ce oferă suport utilizatorilor în operațiile curente cu fișiere: creare, actualizare. consultare, ștergere, arhivare | ||
11 | Destinații (destinatari) de difuzare | locații sau persoane (compartimente, functii) care au acces la un document fie pentru gestionare fie numai pentru consultare (citire) | ||
12 | Ediție | număr de ordine acordat documentului la elaborare și/sau la o modificare de anvergură | ||
13 | Revizie | număr de ordine acordat la modificarea parțială a documentului a unei sectiuni/pagini) | ||
14 | Control intern | Ansamblul politicilor și procedurilor concepute și implementate de către managementul și personalul entității publice, în vederea furnizării unei asigurări rezonabile pentru: atingerea obiectivelo entității publice într-un mod economic, eficient si eficace; respectarea regulilor externe și a politicilor și regulilor managementului; protejarea bunurilor și a informațiilor; prevenirea și depistarea fraudelor și greșelilor; calitatea documentelor de contabilitate si producerea în timp util de informații de încredere, referitoare la segmentul financiar si de management | ||
15 | Standarde de control intem | Un minim de reguli de management, menit să creeze un model de control managerial uniform și coerent. Deasemenea
standardele constituie un sistem de referință, în raport cu care se evaluează sistemele de control intern. se identifică zonele și directiile de schimbare |
||
7.2 Abrevieri ale termenilor
Nr. crt. | Abrevieri | Termenul abreviat |
1 | PS | Procedură de sistem |
2 | SCIM | Sistem de control intern managerial |
3 | Comisie SCIM | Comisia de monitorizare, coordonare și îndrumare petodologică a dezvoltării sistemului de control managerial |
4 | PC | Presedintele Comisiei |
5 | CI | Coordonator implementare |
6 | FP | Fisa Post |
8. Descrierea procedurii de sistem
8.1. Elaborare și identificare documente interne, verificare și aprobare
a) Necesarul de documente se stabilește pe parcursul proiectării, implementării, auditării și îmbunătățirii sistemului de control intern/managerial, controlul documentelor SCIM fiind un proces care se efectuează pe întreaga durată de viață a acestora.
b) Toate documentele SCIM elaborate în cadrul institutiei și specificate în prezenta procedură. sunt redactate pe formatul de pagina tip A4, portret / vedere dupa caz.
c) Toate documentele SCIM (PS, PO, instructiuni, regulamente, etc.) cuprind:
• coperta in care este specificat:
o Numele entitatii
o Denumirea documentului
o Persoanele responsabile de elaborare, verificare si aprobare cu nume, prenume, functie si semnatura si data
• a doua pagină de conținut a documentului este specificat:
o in partea de sus a paginii: tabloul care contine Numele entitatii/ compartimentul elaborator, la mijloc: Numele procedurii si codul acesteia si stadiul editiei/reviziei, pagina si numarul exemplarului, Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau. dupa caz, a reviziei in cadrul editiei procedurii operationale, Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul reeditiilor procedurii de sistem si lista cuprinzand persoanele la care se difuzeaza editia sau revizia din cadrul editiei procedurii de sistem
• pagini curente;
• Ultima pagina a procedurii contine anexe, dacă este cazul, elaborate în format A4 – tip portret și numerotate în ordinea elaborării
d) Toate documentele precizate in procedură sunt identificate unic, după caz, prin titlu, cod, ediție, revizie și sunt datate și înregistrate după aprobarea acestora și înainte de a fi difuzate.
e) La elaborarea documentelor organizatorice (ROI, FP) și a documentelor tehnice (când este cazul) se respectă aceleași reguli de redactare ca și pentru proceduri.
f) Procedurile de control managerial, cât și celelalte documente ale SCIM sunt elaborate pe secțiuni sau capitole, conform ultimei sectiuni din cadrul procedurii
g) Toate documentele și formularele asociate SCIM precum și reviziile lor, se elaborează sub formă de proie (ediție I – elaborare inițială/ revizie 0) și se transmit de către elaborator Comisiei și tuturor funcțiilor implicate îl utilizarea lor pentru analiză.
h) Funcțiile implicate formulează observații în scris și le transmit compartimentului elaborator pentru analiz’c și determinare a formei finale inițiale, în prima ediție, a documentelor și/sau a formularelor.
i) După stabilirea formei finale a documentelor/ formularelor, elaboratorul asigură parcurgerea etapelor de verificare / avizare și aprobare, de emitere și difuzare, de modificare și arhivare.
j) Elaborarea, codificarea și gestionarea controlată a formularelor, anexe ale procedurilor și utilizate pentru înregistrarea de date, este descrisă în procedura de sistem „-Controlul înregistrărilor”, cod PS-02
k) Toate documentele și formularele în original, asociate SCIM implementat, sunt gestionate de către coordonatorii de compartimente/ procese descrise iar evidența centralizată a tuturor documentelor, formularelor și reviziile acestora este întocmită, menținută și gestionată de către PC.
l) La elaborarea și gestionarea documentelor prin tehnica informatică sunt respectate următoarele cerințe:
• gestionarea in programul CITY MANAGER a documentelor:
• păstrarea formei documentului original cu posibilități de reproducere;
• multiplicarea pe hîrtie și difuzarea controlată, multiplicarea executîndu-se numai în limita listei de difuzare;
• eliminarea/arhivarea documentului inițial atunci cand o copie trebuie înlocuită:
• asigurarea posibilității de regăsire rapidă a oricărui document
• asigurarea accesului diferențiat, prin intermediul sistemului de gestiune al programului CITY MANAGER la documente în funcție de autorizările și responsabilitățile stabilite prin SCIM și anume:
o acces pentru citire/scriere numai pt. funcțiile cu responsabilități în modificarea documentelor;
o acces numai pentru citire pentru celelalte categorii de utilizatori
o asigurarea menținerii la zi a stadiului reviziei (versiunii) documentelor
8.2. Identificare documente externe
a) Toate documentele de proveniență externă își păstrează numele și alte date de identificare (cod, ediție, revizie, numar inregistrare etc.) folosite de proprietarii externi emitenți (parti emitente, părți interesate, institutii și sunt înregistrate la primire, in programul CITY MANAGER modulul Registratura.
b) Documentele de proveniență externă cu caracter informativ vor fi identificate în cadrul proceselor din organizație folosind numărul de înregistrare unic sub care au fost înscrise în programul CITY MANAGER modulul Registratura.
c) Orice referire ulterioară la aceste documente de proveniență externă va trebui să indice numărul de înregistrare unic sub care documentul a intrat în organizație
d) Documentele de proveniență externă, cu caracter de reglementare (legislatie și normative de reglementare aplicabile, autorizații, standarde, referențiale / documentații tehnice etc.) sunt regasibile in format electronic și orice referire ulterioară la acestea va indica datele de identificare (nume, cod, ediție, revizie) folosite de emitent creator
e) Documentele de proveniență externă, în original sau copii, sunt difuzate de către persoana responsabila cu distribuirea corespondentei, dupa ce au fost inregistrate si li s-a atribuit numar de intrare, conform destinațiilor stabilite de către Primar.
8.3. Distribuirea internă / externă a documentelor
a) Toate documentele pe suport hîrtie, asociate SCIM, inclusiv cele de proveniență externă, se difuzează în interiorul organizației pe bază de „proces verbal de predare-primire documente sau lista de difuzare documentecare este menținută la zi, toate procesele verbale sau listele de difuzare fiind păstrate într-un dosar, fie împreună cu documentul care o generează, fie separat.
b) Difuzarea internă a documentelor pe suport informatic se efectuează electronic, prin intermediul programului CITY MANAGER și folosind ca infrastructură de comunicație rețeaua internet, documentele difuza putant fi accesate în cadrul modulelor care definesc programul (ex.: arhiva electronica a programului, modulul Avizier, s.a.)
c) Difuzarea unor documente în exteriorul organizației, către clienți sau alte instituții, se poate face fie electronic prin intermediul fișierelor, fie pe suport imprimabil (hîrtie).
d) Procesul verbal sau Lista de difuzare conține următoarele informații: scopul difuzarii
• Nr. de exemplare
• Compartimentul
• Functia
• Nume si prenume
• Data primirii
• Semnatura
e) La difuzarea unei noi revizii a documentului, copia controlată a reviziei perimată. care nu mai este în vigoare, este retrasă, distrusă și înlocuită cu noua revizie a documentului de catre destinatarul noii revizii.
f) Listele de difuzare tipărite și/sau electronice se actualizează la fiecare eveniment de difuzare. înștiințarea tuturor destinatarilor despre difiłzare și strîngerea semnăturilor de luare la cunoștința fiind efectuată de către PC pentru documentele SCIM, respectiv coordonatorii compartimentelor care le generează, pentru restul
g) Copiile difuzate cu scop informativ, fără obligația de a difuza reviziile ulterioare, se evidențiază cu inscripția „Informativ” pe lista de difuzare și pe a doua pagină a documentului, nu se retrag și nu se distrug
h) Difuzările externe, indiferent de suport (electronic, hîrtie) se înregistrează cu număr de înregistrare unic în programul CITYMANAGER modulul Registratura și sunt însoțite de procese verbale predare-primire document (pe hîrtie sau prin email)
i) Orice referire ulterioară la aceste difuzări externe efectuate trebuie să indice numărul de înregistrare unic sub care acesta a ieșit din entitate, înscris în modulul Registratura din programul CITYMANAGER,
j) Responsabilii cu difuzarea externă a documentelor au obligația să obțină de la destinațiile de difuzare confirmări (e-mail, telefon, fax sau pe hîrtie) de primire a documentelor.
k) Sistemul de înregistrare în Condica de secretariat — modulul Registratura — programul CITYManager cuprinde: stare document, număr alocat/data înregistrării, Petent delegate/ numar iesire petent, Detalii document Compartiment utilizator, Status rezolutie, Termen zile/ termen data (pana la solutionare), Numar de file/anexe/indicative, descriere document conexat
8.4. Controlul modificărilor documentelor si ale datelor
a) Procesul de control al documentelor SCIM este un proces care se efectuează pe întreaga durată de viață a acestora, se verifică periodic dacă documentele și formularele utilizate și accesibile în fiecare compartiment. reprezintă ultimele ediții în vigoare ale acestora.
b) Funcția de control a documentelor se materializează prin întocmirea și menținerea la zi a următoarelor
• Listei cuprinzand persoanele la care se difuzeaza documentele;
• Situatia editiilor si reviziilor a documentelor;
• Lista responsabililor cu elaborarea, verificare si aprobarea documentelor
c) Necesitatea modificării unui document poate apărea ca rezultat direct al unei cerințe venite direct de la orice flłncție din cadrul institutiei sau indirect, ca urmare a: modificărilor legislative, modificări ale activitatilor care se desfasoara in cadrul compartimentului/ compartimentelor, constatarilor la audituri interne/ externe. controale efectuate de catre alte entitati publice, etc.
d) Documentele asociate SCIM sunt emise inițial în ediție 0/ revizie 0 iar după un număr de max. 5 revizii în cadrul aceleiasi ediții sau Cînd se schimbă radical structura acestuia se trece la o nouă ediție cu revizia 0.
e) Modificările survenite sunt evidențiate prin creșterea numărului reviziei / editiei pe document și, unde este posibil, o scurtă descriere a modificării (în Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul reeditilor procedurii de sistem/ operationale).
f) Documente se revizuiesc integral cu excepția anexelor sau a formularelor asociate unei proceduri, la care revizia se face doar pe acel document și nu pe întreaga procedură.
g) Toate edițiile / reviziile documentelor generate intern primesc aceleași aprobări ca și cele inițiale, stadiul edițiilor/ reviziilor în vigoare fiind incluse în document, și prin menținerea la zi, care poate fi consultată de utilizatori.
h) In cazul înlocuirii versiunilor documentelor pe suport informatic, retragerea se face prin suprascrierea fișierului conținand vechea versiune cu fișierul conținand noua versiune.
i) La retragerea definitivă a documentelor pe suport inforrnatic, fișierul este șters, operațiile de suprascriere/ștergere a fișierelor avînd loc la sursa.
j) Evenimentul de retragere este consemnat de către funcția responsabilă cu gestionarea documentului în Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul reeditiilor care asigură astfel înștiințarea și semnarea de luare la cunoștință de către toți destinatarii de difuzare interni care au regimul de difuzare controlat.
k) Copiile controlate difuzate în afara entitatii, care nu mai sunt valabile, sunt retrase și distruse de către posesori, obligativitatea retragerea documentelor ieșite din uz și a distrugerii lor aducîndu-se la cunoștința posesorului extern prin adresa de însoțire a documentelor actualizate de către distribuitor
l) Deținătorii de copii controlate care au fost depreciate prin utilizare, chiar dacă mai sunt valabile, le retrași le înlocuiesc cu exemplare noi, lizibile.
m) Documentele scoase din păstrate din diferite motive, se inscripționează vizibil cu “PERIMAT” iar documentele în format electronic se distrug prin ștergere fără posibilitatea de restaurare.
8.5. Păstrarea și arhivarea documentelor controlate
a) Toate exemplarele originale ale documentelor și formularelor asociate SC/IM generate intern, sunt păstratc și arhivate în cadrul compartimentelor emitente în condiții care să prevină distrugerea lor prin
• foc, inundație, variații de temperatură / umiditate în zona de păstrare
• furt, pierdere, deteriorare intenționată
• acțiunea insectelor, rozătoarelor.
b) Documentele și datele perimate sunt retrase din punctele de utilizare de către elaboratori, care asigură arhivarea / distrugerea acestora, conform prevederilor legislației aplicabile, în vigoare.
c) Documentele originale ieșite din uz sunt inscripționate cu mențiunea „ANULAT“ cel puțin pe prima pagină, sunt datate, semnate și păstrate pe o perioadă de 3 ani .
d) Pentru a fi ușor accesibile și protejate de deteriorări și pierderi, documentele distribuite la locurile de mun se vor accesa doar din programul CITY Manager din modulele aferente.
e) Documentele în vigoare sunt păstrate în format electronic in programul CITY Manager cît și pe suport fizic în o copie la PC SCIM sau la Secretarul institutiei.
f) Documentele sunt păstrate/arhivate pe perioade stabilite prin legislația în vigoare aplicabilă și de perevederile legale în domeniul administratiei locale.
g) Pentru arhivarea documentelor și formularelor în format electronic, generate intern / extern, conducerea entitatii a stabilit modul de lucru privind arhivarea electronica conform programului CITYManager care asigură acoperirea nevoilor de evidență, acces la informație și de protecție împotriva oricărei pierderi datorate unor disfuncționalități ale sistemului sau unor erori de utilizare.
h) Practicile interne de păstrare și arhivare a documentelor în format electronic asigură integritatea și securitatea documentelor arhivate dar si supraviețuirea tehnică și informațională. în timp prin externalizarea serviciului de backup informational catre SC TNT COMPUTERS SRL
8.6. Programul CITY MANAGER
a) Modulul registratura: Acest modul este foarte important deoarece din punct de vedere functional, rolul esential al serviciilor administrative este de a primi, de a procesa si de a difuza sau transmite informatii. Fluxul (documente din cadrul unei institutii necesita o evidenta riguroasa din punct de vedere juridic si/sau managerial. Aplicatia permite indeplinirea tuturor acestor functii pe baza circuitului stabilit de fiecare entitate in cadrul procedurilor operationale si/sau de sistem.
• Caracteristicile modulului:
o procesarea documentelor de intrare/interne/iesire (atribuirea automata a numarului de inregistrare) ‘posibilitatea de a pastra un document in lucru, pana la solutionare
o tiparirea automata a numarului de inregistrare
o repartizarea manuala sau automata a documentelor compartimentului caruia sunt adresate
o tiparirea proceselor verbale de predare-primire
o eliberarea documentelor solicitate
o atasarea fisierelor aferente documentului de intrare/intern/iesire
o pastrarea, clasarea si stocarea/arhivarea electronica a documentelor
o vizualizarea istoricului unui anumit document
o vizualizarea/salvarea/listarea fisierelor atasate anui anumit document
o anularea unei inregistrari
o generarea unui raport privind inregistrarile pe baza criteriilor selectate (numere inregistrare, perioada (timp, utilizator)
b) Modulul Control Intern:
• Caracteristicile modulului
o permite redactarea/vizualizarea/tiparirea/modificarea fiselor post
o vizualizarea/tiparirea procedurilor operationale
o vizualizarea/tiparirea listei de proceduri operationale
o configurarea criteriilor de evaluare a riscurilor
o tiparirea raportului de activitate pentru toti sau anumiti utilizatori
o tiparirea registrului de riscuri
o tiparirea registrului de evidenta a riscurilor
o tiparirea unui document cu privire la delegarea sarcinilor
c) Modulul Hotarari:
• Caracteristica modulului Acest modul permite gestiunea si arhivarea electronica a proiectelor de hotarari si/sau a hotararilor
d) Modulul Dispozitii:
• Caracteristica modulului Acest modul permite gestiunea si arhivarea electronica a dispozitiilor
e) Modulul Audiente:
• Caracteristica modulului Acest modul permite gestiunea electronica a audientelor
f) Modulul Petitii:
• Caracteristica modulului Acest modul permite gestiunea electronica a petitiilor
g) Modulul Acces Info:
• Caracteristica modulului In acest modul se inregistreaza cererile privind informatiile de interes public. (Legea 544/2001)
h) Modulul Avizier:
• Caracteristica modulului: Publicarea regulamentelor de ordine interioara cat si a procedurilor care deservesc buna functionare a institutiei, este permisa doar atasarea fisierelor in format electron (arhivare electronica). De asemenea se pot stabili si categorii personalizate, pentru o mai buna gestionare.
i) Modulul Juridic:
• Caracteristica modulului Acest modul permite evidenta electronica a infatisarilor si a proceselor
j) Modulul Statistici:
• Caracteristica modulului: Aplicatie destinata managerilor — realizeaza diverse rapoarte/grafice din toate aplicatiile arondate la CITYManager. Se poate monitoriza activitatea per insititutie sau unui utilizator anume. Rapoartele sau graficele se pot vizualiza sau tipari.
k) Modulul Inlocuitori:
• Caracteristica modulului: In cadrul acestui modul se definesc inlocuitorii pentru fiecare utilizator care lipseste. Acest modul interfereaza cu aplicatia concedii si calendar
l) Modulul Contracte:
• Caracteristica modulului: In acest modul exista posibilitatea gestiunii contractelor pe care le are institutia incheiate cu terte parti. Exista posibilitatea alertarii la expirarea termenului unui contract. inregistrarea de noi contracte, modificarea sau stergerea celor existente, de asemenea posibilitatea rezilierii contractelor, precum si adaugarea de acte aditionale. Exista si optiunea de a seta categorii de institutii sau alte terte parti cu care avem incheiate contracte.
m) Modulul Contacte:
• Caracteristica modulului: Acest modul permite gestionarea unei baze de date a contactelor utilizate de institutie.
n) Modulul Intalniri:
• Caracteristica modulului: Aplicatie care permite adaugarea de intalniri, cu terte parti. lucreaza cu aplicatia calendar.
o) Modulul Calendar:
• Caracteristica modulului: Un tablou unic privind programarea activitatilor tuturor persoanelor din institutie. Lucreaza cu modulele: sarcini, intalniri, concedii, audiente. De asemenea modulul permite adaugarea zilelor libere legale, programului de lucru al institutiei, dar si optiunea de a adauga o intalniri direct din modulul calendar. Calendarul afiseaza activitatile programate de fiecare utilizator, cu culori diferite, data si intervalul alese.
p) Modulul Sarcini:
• Caracteristica modulului: Definirea, atribuirea si urmarirea pana la finalizare a sarcinilo trasate. Se pot stabili si repartiza sarcini unei anume persoane, de asemenea avem posibilitatea de finaliza o sarcina, cu deviz sau fara. Modulul incorporeaza si un meniu de alterte, unei putem vedea sarcinile pentru utilizatorul logat, precum si statusul. Lucreaza cu aplicatiile: calendar, devize.
q) Modulul Devize: Caracteristica modulului: Modul care lucreaza indeaproape cu aplicatia sarcini, cat si independent. Permite finalizarea unor servicii printr-un raport numit deviz de servicii, pentru a face dovada finalizarii unei sarcini. Se pot modifica sau sterge devizele existente, precum si adaugarea unora noi.
r) Modulul Neregularitati: Caracteristica modulului: Sesizarea, urmarirea si tratarea neregularitatiilor intaln in cadrul institutiei, stabilirea responsabililor pentru fiecare departament, posibilitatea de a raspunde unei sesizari
s) Modulul Concedii:
• Caracteristica modulului: Aplicatie transparenta pentru monitorizarea concediilor de toate tipurile, permite adaugarea unor cereri de concedii noi, tiparirea cererii de concediu, de asemenea trebuie configurata lista responsabililor cu concediile.
9. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii
Nr. crt. | Com artiment (post) | Actiunea (o eratłunea |
1 | Primar: | – asigură cadrul legislativ și organizatoric pentru desfășurarea activităților specifice sistemului de control intern/managerial, – aprobă documentele SCIM |
2 | Președintele comisiei / Comisia / Coordonator implementare | – Proiectează, implementează și menține un sistem de control intern/managerial:
– Stabilește necesarul de documente al sistemului: – Actualizează documentele aplicabile sistemului; – Verifică documentele SCIM, dă aviz pentru aprobare; – Menține la nivelul Comisiei, evidența documentelor și înregistrărilor relevante pentru primarie. – Menține evidențe privind difuzarea documentelor – Retrage versiunile perimate ale documentelor SCIM |
3 | Personalul angajat al institutiei | – Elaborează proceduri și alte documente necesare fiłncționării
SCIM – Se asigură că utilizează documente în vigoare – Aplică prevederile procedurilor aplicabile domeniului propriu de activitate – Fac propuneri de îmbunătățire a documentelor ce procedureaza activitătile proprii. |
10. Anexe, inregistrari, arhivari
Nr.
anexa |
Denumire anexa | Elaborator | Aproba | Nr.
ex. |
Difuzare | Arhivare | Alte elemen | |
Loc | Perioada | |||||||
1 | Lista formularelor existente in fiecare compartiment | Responsabilul de compartiment/
Sef com artiment |
1 | Primarie | 3 ani |