Generalitati / Proceduri

Procedură de sistem Controlul înregistrărilor din instituția publică

by ana · Published 13 aprilie 2018 · Updated 18 septembrie 2019

Entitatea publica:	Procedura de sistem: CONTROLUL INREGISTRARILOR	Editia:
		Revizia:
Compartiment: SCIM	Cod: PS-02	Pagina:
		Exemplar:

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei in cadrul procedurii de sistem

Nr. Crt.	Elementele privind responsabilii/ operaţiunea	Numele si prenumele	Funcţia	Data	Semnatura
1	Aproba documentul
2	Verifica documentul
3	Elaborează documentul

2. Situaţia ediţiilor si reviziilor in cadrul reeditiilor procedurii de sistem

	Ediţia sau, după caz, revizia in cadrul ediţiei	Componenta revizuita	Modalitatea de revizuire	Data la care se aplica prevederile prezentei revizii
1	Ediţia 1	Elaborare iniţiala	Elaborare iniţiala

3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, revizia din cadrul ediţiei procedurii de sistem

Scopul difuzării

Nr. ex.

Compartiment

Funcţia

Nume prenume

Data

primirii

Semnatura

Utilizare

document

4. Scopul procedurii de sistem

4.1. Procedura stabileşte metodele şi responsabilităţile privind gestionarea controlată a înregistrărilor asociate sistemului de control intem/managerial, proiectat şi implementat în cadrul Instituţiei care să furnizeze dovezi ale conformităţii SCIM cu cerinţele identificate.

4.2. Indicator de performanţă: Ponderea scăzătoare a problemelor identificate la audituri sau controale privind controlul înregistrărilor.

5. Domeniul de aplicare al procedurii de sistem

5.1. Procedura se aplică în cadrul instituţiei, asupra tuturor înregistrărilor SCIM care furnizează, direct sau indirect, dovezi obiective ale conformităţii cu cerinţele prevederilor legale şi ale implementării eficace a elementelor SCIM.

5.2. Proprietar de proces: Coordonator de implementare –

6. Documente de referinţa (reglementari) aplicabile activitatii

6.1. Ordin 200/2016 – privind modificarea şi completarea Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice

6.2. Ordin 400/2015 – pentru aprobarea Codului controlului intern managerial al entităţilor publice

6.3. control intern la enitităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.

6.4. Ordin nr. 1389/2006 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial

6.5. Hotarare 1273/2004 privind aprobarea aprobarea programului de masuri pentru combarea birocraţiei in activitatea de relaţii cu publicul

6.6. Legii nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarului public, modificată şi completată.

6.7. Procedura de sistem „Controlul documentelor”, PS – 01, ediţia în vigoare

6.8. Dispoziţie pentru numirea Comisiei pentru monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intem/managerial.

6.9. Regulament de organizare şi de lucru al Comisiei pentru monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intem/managerial.

7. Definiţii si abrevieri ale termenilor utilizaţi in procedura de sistem

7.1. Definiţii ale termenilor

Nr. crt.	Termenul	Definiţia si/sau, daca este cazul, actul care defineşte termenul
1	A înregistra	reţine, prin scris sau prin alte mijloace, un fapt, o informaţie, o sumă de date
2	înregistrare	document prin care se declară rezultate obţinute sau se furnizează dovezi ale activităţilor realizate
3	Controlul înregistrărilor SCIM	proces care constă în: • precizarea datelor de înregistrat şi documentul / formularul, specificaţia de referinţă; • materializarea înregistrărilor, prin consemnare în documente specifice de către personal abilitat; • analiza / aprobarea înregistrărilor de către personalul desemnat în acest sens; • transmiterea înregistrărilor în circuitul informaţional; • păstrarea şi menţinerea la zi a acestora, arhivarea şi /sau eliminarea lor
4	Revizie	număr de ordine acordat la modificarea parţială a documentului a unei secţiuni / pagini)

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.	Abrevieri	Termenul abreviat
1	SCIM	Sistem de control intem/managerial
2	Comisie SCIM	Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologici a dezvoltării sistemului de control intem/managerial
3	PC	Preşedintele Comisiei

8. Descrierea procedurii de sistem

8.1. Generalităţi

înregistrările sunt documente care se emit o singură dată, nu se supun procesului de actualizare/ revizuire, sunt validate spre neschimbare prin semnătură şi se păstrează pentru perioade definite de timp.
înregistrările sunt documentele ce dovedesc că:
SCIM adoptat satisface cerinţele specifice din procedurile şi prevederile legale aplicabile;
activitatile realizate satisfac cerinţele specificate prin serviciile oferite de entiate şi legislaţia în domeniu administraţiei publice locale;
personalul este calificat iar documentaţia tehnică, procedurile şi echipamentele tehnice – atunci când estt cazul sunt menţinute sub control;
sunt identificate şi implementate acţiunile şi măsurile de îmbunătăţire a SCIM.
Folosind perioada de păstrare ca şi criteriu de clasificare, înregistrările SCIM sunt:
înregistrări permanente – documentele referitoare la aspecte ale controlului managerial, înregistrări contabile care au valoare istorică şi care se păstrează atît timp cît există entitatea;
înregistrări nepermanente – documentele referitoare la controlul managerial, documente contabile, care s păstrează o perioadă limitată de timp, fie specificată prin contracte, prin proceduri, fie atît timp cît serviciile proprii se află în perioada de monitorizare sau fie specificate în prevederile legale şi alte cerinţi de natura financiar contabilă.

8.2. Elaborarea formularelor

In PS la care sunt asociate fiecare dintre înregistrările specificate înregistrări utilizate, se regăsesc detal referitoare la modul în care sunt emise înregistrările, modelele formularelor care trebuie utilizate şi funcţiile care au responsabilităţi pentru emiterea acestora.
Pentru categoriilor de înregistrări menţionate în PS, fiecare dintre responsabilii de procese procedurate stabilesc caracterul permanent / nepermanent al acestora în funcţie de:
cerinţele legislaţiei în vigoare aplicabile domeniului de activitate;
ciclul de viaţă al activitatii;
cerinţele din contractele cu părţile interesate / furnizorii;
cerinţele SCIM implementat.
Formularele generate intern şi utilizate pentru înregistrările SCIM sunt concepute astfel încît, după o corectă completare, să conţină minimum următoarele: identificarea tuturor informaţiilor şi datelor relevante scopului pentru care s-a întocmit înregistrarea.
Pentru asigurarea trasabilităţii cu documentele de referinţă a formularelor create în cadrul instituţiei şi utilizate pentru înregistrări, fiecare formular are înscris un cod.
Codul unui formular creat în cadrul instituţiei pentru întocmirea de înregistrări este o combinaţie alfanumerică constituită conform algoritmului F PS/PO XX XX în care:
primul caracter reprezintă faptul ca este un formular, după care primul grup de caractere reprezintă iniţialele caracteristice tipului de document căruia i se asociază formularul (ex: PS, PO, etc.);
al doilea grup de caractere reprezintă numărul de ordine al documentului căruia i se asociază formularul, urmat de numărul de ordine al formularului.
Formularele create intern pentru întocmirea înregistrărilor generate în cadrul instituţiei sunt ţinute în evidenţă de către PC/Comisie/CI.
Formularele asociate reglementărilor legale aplicabile şi/sau formularele primite din exteriorul organizaţiei (de la clienţi/ furnizori, autorităţi de reglementare, etc.) îşi păstrează codul şi celelalte elemente de identificare stabilite de creatorii externi ai acestora.
Toate înregistrările SCIM sunt întocmite astfel incit să fie lizibile, fără ştersături, corecte şi complete faţă de cerinţele documentelor de referinţă.
Gestionarea controlată a înregistrărilor se efectuează conform procedurii „Controlul documentelor” cot PS – 01, detaliile privind forma şi conţinutul lor fiind prezentate în documentele de referinţă.

8.3. Sistemul de înregistrări

înregistrările sunt manipulate cu grijă şi depozitate intr-un mediu ambiental corespunzător pentru reducerea la minimum a posibilităţilor de deteriorare / pierdere a lor.
Sistemul de înregistrări implementat asigură:
identificarea documentelor desemnate ca înregistrări pentru domeniul tehnic sau înregistrări ale SCIM;
reglementarea modului de validare (dată, semnătură) a înregistrărilor pentru a confirma că înscrisurile sunt corecte (adevărate) şi complete şi conforme cu cerinţele specificaţiilor de referinţă;
reglementarea, prin procedurile specifice, a modului de modificare a înregistrărilor, dacă e absolut neces;
identificarea duratelor cit trebuie reţinute, clasificîndu-se după acest criteriu în înregistrări permanente şi nepermanente.
înregistrările solicitate de către cetatean, se transmit cetăţeanului în original odată cu finalizarea activităţii iar copiile acestora se păstrează în arhiva.
în funcţie de disponibilităţile de arhivare, înregistrările permanente se vor păstra atat în arhiva fizica ca si in arhiva electronica pe durata de viaţă / de valabilitate garantată pentru serviciul furnizat.
Toate înregistrările nepermanente ale SCIM sunt păstrate o perioadă de la 1 la 3 ani, care este stabilită de către elaboratorii procedurilor care generează formularele sau în concordanţă şi cu prevederile legislative în vigoare, atunci când acestea există.
Pentru a proteja, depozita corespunzător şi regăsi prompt înregistrările generate, fiecare şef compartiment/ responsabil de proces, după caz, asigură colectarea înregistrărilor pe suport informatic in programul TNT MANAGER si pe suport hîrtie în dosare diferite şi bibliorafturi, pe ani şi probleme, etichetate pentru trasabilitate cu:
denumirea compartimentului;
tipul de probleme / date la nivel global conţinute de înregistrări ( ex: declaraţii pe propria răspundere );
perioada de colectare a înregistrărilor ( an, trimestru, semestru ).
înregistrările pe suport informatic sunt colectate pe server unde se si arhiveaza.
înregistrările nu se modifică decît în cazuri excepţionale iar dacă este absolut necesar, modificările sunt efectuate numai de către aceleaşi funcţii care le-au emis iniţial, cu semnarea şi datarea modificării.

8.4. Controlul datelor / documentelor, înregistrări SCIM

Prin audituri şi acţiuni de supraveghere a elementelor SCIM, auditorii sau organelle de contrl verifică dac

înregistrările sunt clare, complete, lizibile şi conforme cu prescripţiile procedurii specifice compartimentului;
înregistrările sunt verificate, analizate şi avizate la nivelurile stabilite prin PS
conţin date de identificare ce le conferă o identitate unică şi le fac uşor de urmărit (codificare, îndosariere);
documentele de referinţă sunt accesibile tuturor celor implicaţi în elaborarea / întocmirea înregistrărilor;
documentele – înregistrări conţin indicaţii precise pentru identificarea unică uşor de urmărit;
personalul care gestionează documentaţia / înregistrările este instruit în acest scop;
păstrarea înregistrărilor se efectuează în condiţii de protecţie împotriva deteriorării / pierderii lor;
înregistrările sunt păstrate cel puţin pe durata de timp cerută prin contract şi/sau prin procedura;

documentele – înregistrări cu perioadă determinată de păstrare (nepermanente) şi care sunt perimate sur arhivate / distruse conform cerinţelor stabilite.

8.5. Depozitarea, protejarea, păstrarea şi regăsirea înregistrărilor

a) Funcţiile care întocmesc şi/sau emit înregistrări au responsabilitatea de a le data, indexa şi păstra în condiţ de mediu adecvate, pentru a permite regăsirea cu uşurinţă a acestora.

b) Şefii de compartimente/birouri/servicii, responsabili de procese pentru care se păstrează înregistrări, asigu mijloacele şi materialele necesare pentru îndosarierea şi depozitarea acestora astfel incit să nu fie posibilă pierderea lor.

c) înregistrările sunt păstrate în spaţii special destinate, în condiţii de mediu corespunzătoare care să nu permită deteriorarea sau distrugerea acestora.

d) Pe perioada reglementată pt. păstrarea înregistrărilor nepermanente (3 ani/conform legislaţiei), şefii de compartimente/ birouri/servicii asigură disponibilitatea acestora pentru cetateni, reprezentanţii lor şi/sau ai altor organisme de reglementare şi/sau control, pentru consultare şi/sau verificare.

e) După expirarea perioadei de păstrare / arhivare stabilită, şefii de compartimente/birouri/servicii asigură colectarea şi predarea deşeului de hîrtie astfel generat în vederea eliminării / valorificării prin mijloace şi modalităţi adecvate cerinţelor de protecţie a mediului şi prevederilor propriului SCIM implementat.

f) Persoanele desemnate să retragă înregistrările în vederea distrugerii au responsabilitatea de a menţine modul de indexare şi îndosariere a înregistrărilor rămase.

9. Responsabilităţi si răspunderi in derularea activitatii

Nr. crt.	Compartiment (post)	Acţiunea (operaţiunea)
1	Primar	Asigură resursele necesare menţinerii sub control a înregistrărilor SCIM
	Preşedintele comisiei / Comisia / Coordonator implementare	Asigură identificarea, codificarea, menţinerea sub control şi gestionarea înregistrărilor specifice activităţii de control intern/ managerial. întocmeşte, menţine sub control şi difuzează lista formularelor
	Personalul angajat	Asigură identificarea, codificarea şi arhivarea tuturor înregistrărilor care se generează şi se păstrează în cadrul compartimentului său de resort. Stabilesc durata şi modul de arhivare pentru înregistrările generate în compartimentul său de resort. Asigură păstrarea integrităţii înregistrărilor emise şi/sau primite, pe toată durata specificată în Procedurile aplicabile activităţii compartimentului său de resort. Asigură accesul tuturor persoanelor interesate la înregistrările specifice compartimentului său de resort prin difuzarea lor controlată. Asigură completarea şi menţinerea la zi a înregistrării documentelor aplicabile activităţii compartimentului său de resort. Se asigură că utilizează formularele / chestionarele / inregistrarile la versiunea în vigoare. Fac propuneri de îmbunătăţire a formularelor pe care le utilizează în desfaşurearea activităţii proprii.