Procedura de sistem Managementul funcțiilor sensibile

Entitate	Procedura de sistem: MANAGEMENTUL FUNCTIILOR SENSIBILE	Editia: «Editia»
		Revizia: «Revizia»
Compartiment: SCIM	Cod: PS 0103	Pagina: 104
		Exemplar: 1

1.      Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei in cadrul procedurii de sistem

 

Nr. Crt.	Elementele privind responsabilii/ operaţiunea	Numele si prenumele	Funcţia	Data	Semnatura
1	Aproba documentul		Primar
2	Verifica documentul		PC
3	Elaborează documentul		Coordonator Implementare

 

2.      Situaţia ediţiilor si reviziilor in cadrul reeditiilor procedurii de sistem

Nr. Crt.	Ediţia sau, după caz, revizia in cadrul ediţiei	Componenta revizuita	Modalitatea de revizuire	Data la care se aplica prevederile prezentei revizii
1	Ediţia 1	Elaborare iniţiala	Elaborare iniţiala

 

 3.      Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediţia sau, revizia din cadrul ediţiei procedurii de sistem

Nr. Crt.	Scopul difuzării	Nr. ex.	Compartiment	Funcţia	Nume prenume	Data primirii	Semnatura
1	Utilizare document	1	SCIM	PC

4. Scopul procedurii de sistem

a.       Procedura are ca scop reglemenatarea activitatilor privind gestionarea funcţiilor sensibile in cadrul instituţiei.

b.      Indicator de performanţă: Procentul incidentelor asociate funcţiilor sensibile.

Domeniul de aplicare al procedurii de sistem

c.       Procedura se aplică in cadrul instituţiei in vederea gestionarii funcţiilor sensibile de către personalul angajat.

d.      Proprietar de proces : Coordonator de implementare

6.   Documente de referinţa (reglementari) aplicabile activitatii

a.       • Ordin 200/2016 – pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management /control intern la enitităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial.

b.      Ordin nr. 1389/2006 privind modificarea si completarea Ordinului ministrului finanţelor publice nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entitatile publice si pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial

c.       Procedura de sistem „Controlul documentelor”, PS – 01, ediţia în vigoare .

d.      Procedura de sistem „Controlul înregistrărilor”, PS – 02, ediţia în vigoare

e.       Dispoziţie pentru numirea Comisiei pentru monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intem/managerial.

f.        Regulament de organizare şi de lucru al Comisiei pentru monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control intem/managerial.

7.      Definiţii si abrevieri ale termenilor utilizaţi in procedura de sistem

a.      Definiţii ale termenilor

Nr. crt.	Termenul	Definiţia si/sau, daca este cazul, actul care defineşte termenul

b.      Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.	Abrevieri	Termenul abreviat
1	SCIM	Sistem de control intem/managerial
2	Comisie SCIM	Comisia de monitorizare, coordonare şi îndrumare metodologici a dezvoltării sistemului de control intem/managerial
3	PC	Preşedintele Comisiei
4	MFP	Minsterul Finanţelor Publice

8.      Descrierea procedurii de sistem

a.      Generalităţi

                                                              i.      Entitatea publică identifică funcţiile considerate ca fiind sensibile şi stabileşte o politică adecvată de rotaţie/elemente de control pentru salariaţilor care ocupă astfel de funcţii.

                                                            ii.      In cadrul entitatii se întocmesc:

1.      lista cu salariaţii care ocupa funcţii sensibile;

2.      planul pentru asigurarea rotaţiei salariaţilor din funcţii sensibile, astfel încât un salariat să nu activeze într-o astfel de funcţie, de regulă, mai mult de 5 ani atunci când nu sunt asigurate elemente de control privind gestionarea funcţiei sensibile;

                                                          iii.      In inventarul funcţiilor sensibile sunt reflectate, de regulă, acele funcţii care prezintă risc semnificativ în raport cu obiectivele;

                                                          iv.      Rotaţia personalului se face cu efect minim asupra activităţii instituţiei şi a salariaţilor.

                                                            v.      In vederea stabilirii inventarului funcţiilor sensibile, se vor avea in vedere următorii factori de risc:

1.      acces la resursele materiale, financiare şi informaţionale, tară deţinerea unui document de autorizare;

2.      activitati ce se exercita în condiţii de monopol, drepturi exclusive sau speciale;

3.      modul de delegare a competentelor;

4.      evaluare si consiliere, care pot implica grave consecinţe;

5.      achiziţia publica de bunuri/servicii/lucrari, prin eludarea reglementarilor legale în materie;

6.      neexecutarea sau executarea necorespunzatoare a sarcinii de munca atribuite;

7.      lucrul în relaţie directa cu cetăţenii, politicienii sau terte persoane juridice.

8.      funcţiile cu competenţa decizională exclusiva

                                                          vi.      După efectuarea inventarului funcţiilor sensibile in vederea gestionarii riscurilor se vor avea in vedere :

1.      Rotaţia cadrelor – Rotaţia cadrelor este politica organizaţiei potrivit căreia angajaţii cu funcţii sensibile, după perioadă prestabilită (de regulă, 5 ani) schimbă funcţiile.

2.      Separarea sarcinilor (standardul 18 – conform O.M.F.P. 946/2005) – această măsură constă în separarea mandatelor şi a sarcinilor, pentru a preveni ca un angajat să fie supus unor riscuri semnificative de integritate. Trebuie evitată executarea, in mod exclusiv individual, a unor operaţiuni care determină riscuri semnificative de integritate. Acţionând in echipă, este evitat riscul de integritate, prin eroare, fraudă, încălcare a legislaţiei, precui şi riscul de a nu putea detecta aceste probleme.

3.      Verificarea candidaţilor – Funcţiile sensibile impun verificarea antecedentelor. Verificarea candidaţilor în timpul procesului de recrutare şi selecţie diminuează posibilitatea de a angaja persoane care, într-o funcţie anterioară, nu au demonstrat un comportament integru.

b.      Managementul funcţiilor sensibile

                                                              i.      Primarul decide ca anual sa fie intocmit un inventar al funcţiilor sensibile in cadrul instituţiei. Deasemeni Primarul emite îndrumări cu privire la ce puncte sensibile trebuie luate in considerare in inventariere si când o funcţie este sau ar putea fi considerata o zona cu risc ridicat.

                                                            ii.      Primarul va numi prin decizie o persoana responsabila cu resursele umane care va intocmi inventarul funcţiilor sensibile.

                                                          iii.      In vederea stabilirii funcţiilor sensibile se vor lua in considerare atat impactul cat si probabilitatea manifestării riscului.

                                                          iv.      Zonele cu risc ridicat:

1.      accesul la informaţii confidenţiale;

2.      gestionarea banilor

3.      achiziţia publica de bunuri/ servicii si lucrări

4.      conformitatea cu prevederilor legale

5.      performanta angajatului.

                                                            v.      Persoana responsabila cu resursele umane va trimite o adresa destinata tuturor compartimentelor entitatii prin care va cere tuturor şefilor de structuri ca pana la termenul precizat in adresa sa efectueze inventarul funcţiilor sensibile, existente in structura pe care o conduc.

                                                          vi.      Persoana desemnata sa intocmeasca inventarul funcţiilor sensibile la nivelul intregii unitati va centraliza toate răspunsurile primite de la şefii de structuri.

                                                        vii.      Rezultatul inventarierii făcute de către persoana desemnata constituie un proiect de Inventar al funcţiilor lensibile, pe care Şeful Biroului Resurse umane o verifica daca este conforma cu legea si in acord cu indicaţiile Primarului, si daca da, o avizeaza.

                                                      viii.      Primarul, consiliat de către Şeful Biroului Resurse umane si consilierul de etica, aproba inventarul funcţiile sensibile.

                                                          ix.      Odata cu elaborarea proiectului de Inventar a funcţiilor sensibile se elaborează si proiectul planului de rotatie a funcţiilor sensibile. Proiectul planului de rotatie, inclusiv excepţiile de la rotatie vor fi elaborate, avizat si aprobate de aceleaşi persoane.

9.      Responsabilităţi si răspunderi in derularea activitatii

Nr. crt.	Compartiment (post)	Acţiunea (operaţiunea)
1	Comisia	Analizează şi aprobă/respinge Lista funcţiilor sensibile si planul de rotatie/elementele de control
2	Secretariatul Comisiei	întocmeşte la propunerea mebrilor comisiei: Lista funcţiilor sensibile; Planul de rotatie al funcţiilor sensibile/elementele de control;

 10.   Anexe, înregistrări, arhivari

Nr. anexa	Denumire anexa	Elaborator	Aproba	Nr. ex.	Difuzare	Arhivare		Alte elemen
						Loc	Perioada
1	Lista funcţiilor sensibile	Secretariatul Comisiei	PC	1	–	Primărie	3 ani
2	Planul de rotatie	Secretariatul Comisiei	PC	1	–	Primărie	3 ani	–