Procedura de sistem Realizarea procedurilor formalizate pe activități

Entitatea publică:	Procedura de sistem	Editia 1 Revizia 1
SCIM	REALIZAREA PROCEDURILOR FORMALIZARE PE ACTIVITATI Cod: PS04	Pagina 1 din 10 Exemplar 1

 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul procedurii de sistem

	Elementele privind responsabilii/ operaţiunea	Numele si prenumele	Funcţia	Data	Semnătură
1	Elaborat		Coordonator implementare
2	Verificat		PS
3	Avizat		PS
4	Aprobat		Primar

Cuprins

Numărul componentei în cadrul procedurii operaționale	Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale	Pagina
	Pagina de garda
	Cuprins
1.	Scop
2.	Domeniu de aplicare
3.	Documente de referinta
4.	Definitii si abrevieri
5.	Descrierea activitatii sau procesului
6.	Responsabilitati
7.	Formular de evidenta a modificarilor
8.	Formular de analiza a procedurii
9.	Formular de distribuie/difuzare
10.	Anexe, inlusiv diagrama de proces

1. Scopul procedurii de sistem

1.1. Stabilește modul unic de inițiere, elaborare, conținutul, formatul, revizia, retragerea și modul de arhivare al oricărei proceduri elaborată și aplicată în cadrul Primăriei.

1.2. Stabilește modul de lucru și responsabilitățile pentru documentarea procedurilor, proceselor       și activităților desfășurate în mod curent în Primărie, pentru a asigura un   management intern eficient și eficace.

1.3. Reprezintă un ghid pentru elaborarea, codificarea, verificarea, avizarea, aprobarea, difuzarea și păstrarea documentelor care descriu proceduri, procese și activități

2. Domeniul de aplicare al procedurii

2.1. Prezenta procedură se aplică în cadrul Aparatului de Specialitate al Primarului Comunei  în vederea elaborării procedurilor formalizate.

 3. Documente de referinţa (reglementari) aplicabile activitatii

–  Ordinul nr. 600/2018 privind modificarea și completarea Ordinului secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităților publice;

– Reglementări legale aplicabile.

4. Definiţii si abrevieri ale termenilor utilizaţi in procedura de sistem

4.1. Definiţii ale termenilor

Nr. crt.	Termenul	Definiţia si/sau, daca este cazul, actul care defineşte termenul
1	Document	Informație împreună cu mediul sau suport.
2	Activitate procedurabilă	Totalitatea atribuțiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de complexitate și omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli și metode de lucru general valabile în vederea îndeplinirii, în condiții de regularitate, eficacitate, economicitate și eficiență, a obiectivelor compartimentului/entității publice.
3	Procedură	Totalitatea pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat în vederea executării activității, atribuției sau sarcinii.
4	Procedură operațională	Prezentarea formalizată, în scris, a tututor pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat în vederea realizării activitații, cu privire la aspectul procesual.
5	Procedură de sistem	Procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfășoara la nivelul tuturor Compartimentelor/Serviciilor/ Birourilor din cadrul Primăriei

4.2. Abrevieri ale termenilor           

Nr. crt.	Abrevieri	Termenul abreviat
1	PS	Procedură de sistem
2	SCIM	Sistem de control intern managerial
3	Comisie SCIM	Comisia de monitorizare, coordonare și îndrumare petodologică a dezvoltării sistemului de control managerial
4	PC	Presedintele Comisiei
5	CI	Coordonator implementare
6	FP	Fisa Post

5. Descrierea procedurii

• Inițierea

1. Necesitatea elaborării/actualizării unui document rezultă în urma unor cerințe legale aplicabile, a modificărilor și actualizării acestora, a analizei efectuate de management, a modificării structurii organizatorice, a unor documente de referință sau a unei solicitări autorizate.
2. Documentul trebuie întocmit ținând cont de legislația în vigoare; standarde de referință aplicabile; prescripții și metodologii aprobate; prevederile documentelor SCIM..
3. Pentru elaborarea unui document este responsabil seful compartimentului respectiv care identifică activitățile procedurabile și elaborează procedurile aferente acestora.
4. Sefii de compartiment răspund de cunoașterea și utilizarea de către colaboratori a procedurilor valabile în domeniul lor de responsabilitate, precum și de îmbunătățirea eficacității acestora. Dacă un angajat constată că modul de lucru descris nu este realizabil sau poate fi îmbunătățit, el trebuie să comunice imediat sefului de compartiment despre aceasta.

• Elaborarea
• Elaborarea procedurilor operaționale se face prin tehnoredactare pe calculator, respectând structura și forma modelului de procedură operațională prezentat în anexa 1 la prezenta procedură.
• Acestea vor fi actualizate în mod permanent și aduse la cunoștință executanților și a celorlalți factori interesați.
• Repartizarea codului pentru proceduri și formulare se face de către Comisia SCIM, la solicitarea elaboratorului documentului.
• Lista codurilor componentelor structurale ale Primăriei  este prezentată în anexa 3.
• Sistemul de codificare este următorul:

Codificarea procedurilor de sistem se face după următorul model PS.XY, unde:

5. PS abrevierea termenului „procedură de sistem”;
6. XY – numărul curent, atribuit pe măsura emiterii procedurii de sistem.
7. Codificarea procedurilor operaționale se face după următorul model PO.XY.ZZZ, unde:
8. PO abrevierea termenului „procedură operațională”;
9. XY – numărul curent, atribuit pe măsura emiterii procedurii;
10. ZZZ – codul compartimentului responsabil cu elaborarea procedurii operaționale (dacă este necesar).
11. Codificarea unui formular utilizat în cadrul unei proceduri se face după următorul model F.PX.YZ.UV, unde:
12. F- abrevierea termenului „formular”;
13. PX – tipul procesului la care este este asociat formularul;

• YZ- numărul procesului la care este asociat formularul;
• UV – numărul curent, atribuit pe măsura emiterii formularului.

Structura conținutului

Capitolele unei procedurii sunt următoarele:

• Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediției sau după caz a reviziei în cadrul ediției: conducătorul Serviciului / Biroului elaborează documentul și solicită identificarea lui prin cod; când una sau mai multe dintre operațiuni se realizează de către un grup sau o comisie, în listă se cuprind toți membrii grupului sau ai comisiei; procedurile operaționale sunt verificate de conducătorul Serviciului / Biroului, analizate și avizate pentru conformitate cu P.S. O1 Elaborarea și codificarea procedurilor formalizate ale Primăriei de Comisia SCIM; dacă nu sunt respectate prevederile P.S. O1, Comisia SCIM transmite observațiile sale Serviciului / Biroului care a elaborat procedura, în termen de cel mult 3 zile lucrătoare. După această verificare, procedurile operaționale sunt supuse aprobării Primarului, avizării Juridice de către Secretar și se semnează de către Primar.

13.2.  Situatia edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor: se cuprind, în ordine cronologică, toate edițiile și, respectiv, reviziile în cadrul edițiilor; când se realizează o nouă ediție a procedurii operaționale, coloanele nr. 2 și 3, privind componenta revizuită, precum și modalitatea reviziei, nu se completează; coloana nr. 3, modalitatea reviziei, privește acțiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, referitoare la una sau mai multe componente ale procedurii operaționale; la fixarea datei de la care se aplică prevederile noii ediții sau revizii se are în vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea și studierea acesteia de către aplicatori.

• Lista cuprizând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediției: orice componentă structurală/persoană a cărei activitate intră sub incidenta aplicării, informării, evidenței, arhivării sau altor scopuri în legătură cu procedura respectivă, trebuie să aibă la dispoziție acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizării prin noi ediții sau revizii.
• Scop: identifică și descrie obiectivul general al procedurii elaborate, ținând cont de rolul, locul, importanța precum și de alte evenimente privind activitatea procedurată;
• Domeniul de aplicare: definește activitățile în care se va aplica procedura, delimitează explicit activitatea procedurată în cadrul portofoliului de activități.
• Documente de referință: evidențiază documentele care au stat la baza elaborării procedurii. În listă, pe lângă actele normative se vor regăsi și documentele interne de această natură, emise și utilizate în cadrul compartimentului.
• Termeni și abrevieri: dezvoltă acei termeni care sunt folosiți cu cea mai mare frecventă în textul procedurii și care, conform definițiilor (din standarde, documentații tehnice) sunt necesari pentru înțelegerea conținutului procedurii precum și pentru explicitatea prescurtărilor utilizate.
• Descriere: prezintă modul cum trebuie desfășurată activitatea/procesul în succesiune logică, documentele utilizate, atribuțiile și sarcinile factorilor implicați, resursele utilizate (după caz).
• Responsabilități: se precizează funcțiile responsabile pentru realizarea etapelor prezentate; se precizează activitățile pentru care răspund; se specifică termenele limită pentru realizarea operațiunilor, acțiunilor, activităților (în condițiile în care acestea nu au fost precizate în descrierea procedurii).
• Anexe: tabele, scheme logice (sunt necesare pentru o mai bună înțelegere și descriere a procesului).

 

• Verificare și aprobare
• După elaborarea procedurilor operaționale, se verifică dacă sunt respectate prevederile P.S. 01 Elaborarea și codificarea procedurilor formalizate ale Primăriei, de către Comisia SCIM. Aceasta transmite observațiile sale Serviciilor / Birourilor care au elaborat procedura, în termen de cel mult 3 zile lucrătoare;
• După această verificare, procedurile operaționale sunt supuse aprobării Primarului, avizării juridice de către Secretar și se semnează de către Primar;
• Data aprobării este și data intrării în vigoare.

 

• Difuzarea

1. După aprobare, exemplarul original al procedurilor va fi păstrat la Comisia SCIM, care se va ocupa de transmiterea acestuia spre publicare pe Intranetul Primăriei;
2. Un exemplar va fi păstrat la Compartimentul Audit Public Intern;
3. Un exemplar va fi păstrat de componenta structurală emitentă, care va efectua copii și se va ocupa de distribuirea în regim controlat în conformitate cu lista de difuzare a procedurii;
4. Când se distribuie un exemplar din procedură, se completează în antet numărul exemplarului distribuit, număr ce trebuie să coincidă cu numărul de ordine din lista de difuzare a procedurii.

 

• Modificarea
• Procedurile pot fi modificate atunci când acestea necesită îmbunătățiri, în urma modificărilor legislative sau ale riscurilor specifice ce pot afecta activitatea.
• Modificarea implică creșterea cu o unitate a numărului de ordine corespunzător reviziei.
• Dacă volumul modificărilor depășește mai mult de jumătate din conținutul procedurii sau diferența dintre numerele reviziei este mai mare decât trei, se modifică prin creșterea cu o unitate, numărul ediției.
• Modificările presupun parcurgerea acelorași etape parcurse la inițierea procedurii.
• În momentul distribuției unei proceduri revizuite, procedura veche se consideră retrasă.
• Responsabilitatea difuzării procedurilor revizuite revine componentei structurale emitente.

 

• Arhivare
  • Procedurile operaționale retrase sau revizuite se păstrează termen de 5 ani de către componentele structurale care le-au elaborat.
• După această perioadă se predau la Arhiva PCB, cu respectarea reglementărilor specifice arhivării.

6. Responsabilităţi și răspunderi în derularea activității

Nr. crt.	Compartiment (post)	Acţiunea (operaţiunea)
1	Conducătorul Compartimentului	-identifică activitățile procedurabile din cadrul Compartimentului pe care îl coordonează; -stabilește lista procedurilor operaționale necesare a fi elaborate; -asigură realizarea procedurilor în termen corespunzător; -păstrează un exemplar al procedurilor operaționale emise în cadrul componentei structurale pe care o coordonează; -completează lista de difuzare a procedurii și distribuie copii tuturor celor implicați în procedura operațională respectivă; -transmite exemplarul original din procedura operațională către Comisia SCIM; -întocmește Registrul procedurilor operaționale
2	Persoana desemnată pentru realizarea unei proceduri	-realizează procedurile în conformitate cu prevederile P.S. 00 Elaborarea și codificarea procedurilor formalizate ale Primăriei; -prezintă procedura finalizată conducătorului ierarhic superior componentei structurale la termenul stabilit.
3	Responsabil SCIM	-verifică dacă sunt respectate prevederile P.S. 00 Elaborarea și codificarea procedurilor formalizate ale Primăriei, în elaborarea procedurilor operaționale; -repartizează codurile pentru proceduri și formulare, la solicitarea elaboratorului documentului; -întocmește lista centralizatoare a procedurilor operaționale elaborate și a formularelor
4	Primar	-aprobă documentele sistemului de control intern managerial

7. Formular de evidență a modificărilor

Nr. Crt.	Editia	Data editiei	Revizia	Data reviziei	Nr. pagina		Descrierea modificarii	Semnatura conducatorului
1.	Editia 1	«Data»	–	–	–	–
2.
3.
4.

8.Formular de analiză a procedurii

Nr. crt	Compartiment	Nume si prenume conducator compartiment	Inlocuitor de drept sau delegat	Aviz favorabil		Aviz nefavorabil
				Semnatura	Data	Obs.	Semnatura	Data
1.	Toate compartimentele entitatii
2.	Toate comapartimentele entitatii

9.Formular de distribuire/ difuzare

	Scopul difuzarii	Exemplar       nr.	Compartiment	Funcția	Numele și   prenumele	Data primirii	Semnătura
	1	2	3	4	5	6	7
1.	Aplicare		Toate compartimentele entitatii
2.	Informare		Toate compartimentele entitatii
3.	Evidenta		Toate compartimentele entitatii
4.	Arhivare		Toate compartimentele entitatii

10.Anexe, înregistrări, arhivări

Nr. anexa	Denumire anexa	Elaborator	Aproba	Nr. ex.	Difuzare	Arhivare		Alte elemente
						Loc	Perioada
1								–
2								–