Procedura de sistem semnalarea neregulilor

«Entitate»	Procedura de sistem SEMNALAREA NEREGULILOR	Editia 1 Revizia 0
SCIM	Cod: PS 0101	Pagina 1 din 10 Exemplar 1

	Elementele privind responsabilii/ operaţiunea	Numele si prenumele	Funcţia	Data	Semnătură
1	Aproba documentul
2	Verifica documentul
3	Elaborează documentul

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei in cadrul procedurii operationale

 

	Ediţia sau, după caz, revizia in cadrul ediţiei	Componenta revizuita	Modalitatea de revizuire	Data la care se aplica prevederile prezentei revizii
1	Ediţia 1	Elaborare iniţiala	Elaborare iniţiala

2. Situaţia ediţiilor si reviziilor in cadrul reeditiilor procedurii de sistem

 

	Scopul difuzării		Nr. ex.	Compartiment / Comisie	Funcţia	Nume prenume		Data primirii	Semnătură
1	Aplicare		1
2.		Informare	1
3		Evidenta	1
4		Arhivare	1

3. Lista cuprinzând persoanele 1a care se difuzează ediţia sau, revizia din cadrul ediţiei procedurii de sistem
4. SCOP

Procedure descrie modul in care unitatii se asigura ca sunt indeplinite conditiile necesare semnalarii oricaror neregularitate identificate in desfasurarea activitii lor.

5. Domeniul de aplicare

Procedure se aplica tuturor structurilor (servicii, compartimente, birouri) din cadrul entitatii publice.

6. Documente de referinta

Ordinul SGG nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitatiilor publice

1. Codul Muncii;
2. Contractul colectiv de munca valabil;
3. Contractul individual de munca;
4. ROF/ROI.

7.Definitii si abrevieri:

• Definitii:

Procedura de sistem: prezentarea formalizata, in scris a tutror pasilor ce trebuie urmati, a metodelor si proceselor cu privire la aspectul procesual;

Edilie: forma initala sau actualizata a unei proceduri de sistem

Revizie in cadrul unei editii – actiune de modificare a uneia sau mai multor componente ale PS.

• Abrevieri :

1. L – Lege
2. HG — Hotarare de Guvern
3. COR – Clasificarea Ocupatiilor in Romania
4. BS – Biroul Secretariat
5. PL – Procedura de Lucru
6. PC- Personal Contractual
7. DP – Dosar Profesional
8. RGES – Registrul General de Evidenta al Salariatilor
9. CO – Concediu de Odihna

 

8. Descrierea procedurii

• Generalitati

• Conducatorul entitatii trebuie sa stabileasca si sa comunice salariatilor procedurile corespunzatoare, aplicabile in cazul semnalarii unor neregularitati;
• Conducatorul entitatii are obligatia sa intreprinda cercetarile adecvate, in scopul elucidarii celor semnalate si, daca este cazul, sa ia masurile ce se impun;
• Salariatii care semnaleaza, conform procedurilor, neregularitati, de care, direct sau indirect, au cunostinta, vor fi protejati impotriva oricaror discriminari;
• Semnalarea neregularitatilor trebuie sa aiba un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delatiune;
• Conducatorul entitatii trebuie sa promoveze respectul fata de lege si spiritul de incredere.
  • Principii generate

Principiile care guverneaza protectia avertizarii (semnalarii neregulilor) sunt urmatoarele:

1. principiul responsabilitatii. conform caruia orice persoana care semnaleaza incalcari ale legii este datoare sa sustina reclamatia cu date sau indicii privind fapta savarsita;
2. principiul nesanctionarii abuzive, conform caruia nu pot fi sanctionate persoanele care reclama sau sesizeaza incalcari ale legii, direct sau indirect;
3. principiul bunei administrari, conform caruia entitatea publica este datoare sa isi desfasoare activitatea cu un grad ridicat de profesionalism, in conditii de eficienta, eficacitate si economicitate a folosirii resurselor;
4. principiul bunei conduite, conform caruia este ocrotit §i incurajat actul de avertizare cu privire la aspectele de integritate morala si buna administrare, cu scopul de a spori capacitatea administrativa si prestigiul entitatii publice;
5. principiul bunei credinte, conform caruia este ocrotita persoana incadrata in entitate, care a facut o sesizare, convinsa fiind de realitatea starii de fapt sau ca fapta constituie o incalcare a legii.

• Semnalarea faptelor de incalcare a legii sau a normelor interne

Semnalarea unor fapte prevazute de lege ca fiind abateri disciplinare, contraventii, infractiuni sau incalcari ale normelor interne constituie avertizare si priveste:

1. infractiuni de coruptie, infractiuni asimilate infractiunilor de coruptie, infractiuni in legatura directa cu infractiunile de coruptie, infractiunile de fals si infractiunile de serviciu sau in legatura cu serviciul;
2. practici sau tratamente preferentiale ori discriminatorii in exercitarea atributiilor unor functii din entitate;
3. incalcarea prevederilor privind incompatibilitatile si conflictele de interese;
4. folosirea abuziva a resurselor materiale sau umane;
5. partizanatul politic in exercitarea prerogativelor postului;
6. incalcari ale legii in privinta accesului la informatii si a transparentei decizionale;
7. incalcarea prevederilor legale privind achizitiile publice si fmantarile nerambursabile;
8. incompetenta sau neglijenta in serviciu;
9. evaluari neobiective ale personalului in procesul de recrutare, selectare, promovare, retrogradare si eliberare din functie;
10. incalcari ale procedurilor administrative sau stabilirea unor proceduri interne cu nerespectarea legii;
11. emiterea de acte care servesc interese de grup sau clienteiare;
12. administrarea defectuoasa sau frauduloasa a patrimoniului public si privat al entitatii; nr) incalcarea altor dispozifii legale, care impun respectarea principiului bunei administrari;
    • Protectia angajatilor care semnaleaza nereguli

In fata comisiei de discipline, angajatul care a semnalat o neregula, beneficiaza de protectie dupa cum urmeaza:

1. respectivul angajat beneficiaza de prezumtia de buna credinta, pana la proba contrara;
2. in situatia in care cel reclamat este sef ierarhic, direct sau indirect, ori are atributii de control, inspectie si evaluare a angajatului care a semnalat neregula, comisia de discipline va asigura protectia avertizorului, ascunzandu-i identitatea;
3. In masura posibilului, entitatea exclude orice consecinfa pentru sesizerile facute de buna- credinta.

• Dispozitii speciale privind semnalarea neregulilor de catre persoanele cu atribufii de control

Persoanele cu atributii de control sunt obligate sa instiinteze conducerea entitatii sau, dupe caz, organul abilitat de lege se constatate sevarsirea infractiunilor, cu privire la orice date din care rezulta indicii ce s-a efectuat o operatiune sau un act licitat ce poate atrage respunderea penala.

Persoanele cu atributii de control sunt obligate, in cursul efectuerii actului de control, se procedeze la asigurarea si conservarea urmelor infractiunii, a corpurilor delicte si a oricaror mijloace de proba ce pot servi organelor de urmarire penala.

Indeplinirea cu buna-credinte a obligatiilor prevazute punctele de mai sus nu constituie o medicare a secretului profesional si nu atrage raspunderea penala, civile sau disciplinare.

Neindeplinirea cu rea-credinta a obligatiilor prevazute la punctele de mai sus constituie infractiuni si se pedepsesc potrivit legilor in vigoare.

• Documente utile

 8.2.1.  Lista si provenienta documentelor utile

– Raport de sesizare nereguli.

• Continutul si rolul documentelor

Raport de sesizare neregularitate, contine urmatoarele informatii:

• Structura (serviciul, compartimentul, biroul) in care s-a constatat neregula;
• Data constatarii neregulei;
• Numele, functia si semnatura persoanei care face sesizarea;
• Data sesizarii neregulei;
• Descriere neregulei;
• Prejudicii create, daca se cunosc;
• Masuri propuse pentru eliminarea neregulei si a cauzei acesteia;
• Verificare eficacitate masuri propuse;
• Circuitui documentelor (informatiilor)

• Seful structurii / Sef comisie de etica / Responsabil inregistrare documents (in cutia post aid) primeste un Raport de sesizare neregularitate, si il prezinta Conducatorului entitdtii;
• Conducdtorul entitatii analizeza, impreuna cu primitorul, Raportul de sesizare neregularitate, si decid asupra masuri lor, daca este cazul, ce trebuie intrepid nse pentru eliminarea neregularitatii $i a cauzelor care au dus la aparitia acesteia;
• Persoanele responsabile , desemnate prin Raportul de sesizare neregularitate, mtreprind masurile propuse pentru eliminarea neregularitatii §i a cauzelor care au dus la aparitia acesteia;
• Persoanele responsabile , desemnate prin Raportul de sesizare neregularitate, efectueaza verificare a eficacitatii masurile propuse pentru eliminarea neregularitatii si a cauzelor care au dus la aparitia acesteia;
• Seful stnicturii (serviciului, compartimentului, biroului) in care a fost sesizata neregula, anunta persoana care a facut seizarea asupra modului in care a fost solutionata;

• Resurse necesare

Resurse materiale:

• birotica, computere;
• refea internet;
• copiator;
• impri manta;
• telefoane, fax-uri pentru legaturi operative cu alte compartimente si cu structuri din afara entitatii;
• papetarie si tipizate.

Resurse umane:

• Conducatorul entitatii si conducatorul structurii (serviciului, compartimentului, biroului);
• Secretarial comisiei de control intern managerial;
• Auditor intern;
• Personalul entitatii.

Resurse financiare:

• Are in vedere prevederea in buget a sumelor necesare pentru buna desfasurare a activitatii in cazul semnalarii de neregularitati.
  • Modul de Iucru
• Persoanele care pot semnala cazuri de abateri si de nereguli, sunt:
• orice angajat al entitatii;
• orice fost angajat a! entitatii;
• orice persoana care nu are un contract de munca cu entitatea dar isi desfasoara activitatea in cadrul entitatii in baza unui contract de prestari de servicii;
• reprezentantii unor institutii cu care entitatea a avut sau are diverse relatii.
• Prin abateri si nereguli se intelege:
• orice incalcare a prevederilor Codului Etic;
• orice incalcare a altor legi, norme sau reglementari aplicabile, coduri de practica sau declarapi profesionale;
• management defectuos;
• abuz de putere ;
• un pericol pentru sanatatea §i siguran(a muncii;
• alte cazuri grave de conduita sociala necorespunzatoare;
• ascunderea oricarei neglijenfe;
• Procedura de urmat pentru angajati atunci cand doresc sa raporteze nereguli

Daca angajatul entitatii suspecteaza abateri sau nereguli, care fie s-au produs, se produc sau sunt pe cale de a se produce, atunci acesta este obligat sa acponeze imediat in conformitate cu gravitatea abaterii sau neregulei observate;

Daca exista motive justificate de suspiciune privind o abatere sau neregula, trebuie argumentate cu fapte relevante existente §i dovezi. Pe de alta parte, persoanei care le semnaleaza i se recomanda cu insistent sa nu faca investigafii pe cont propriu ci sa sesizeze persoanele responsabile conform prezentei proceduri.

Daca o persoana decide, pe baza unei analize atente, ca este cazul sa faca o sesizare privind o neregula constatata, va completa formularul „Raport de sesizare neregularitate” a prezentei proceduri si il va transmite catre una din persoanele mentionate mai jos (in functie de natura problemei §i persoana sau persoanele implicate):

Seful structurii (serviciului, compartimentului, biroului) in care s-a constatat neregula      (daca seful structurii nu are vreo implicatie). Daca seful respectivei structuri are vreo implicatie, se va sesiza seful ierarhic superior sau unul din factorii prezentati in    continuare;

Seful comisiei de etica;

Conducatorul entitatii;

Confidentialitate

Daca din orice motiv, persoana care face sesizarea doreste sa i se asigure confidentialitate cu privire la identitatea sa, persoana care primeste sesizarea are obligatia de a pastra confidentialitatea;

Anonimat

Daca persoana care face sesizarea doreste sa ramana anonima (adica sa isi ascunda complet identitatea), va transmite formularul de sesizare a neregulilor catre una din persoanele mentionate mai sus, utilizand cutia postala special amenajata pentru primirea sesizarilor.In acest caz, formularul de sesizare a unei nereguli se completeaza de persoana care doreste sa sesizeze o neregula, cu datele corespunzatoare (fara datele sale de identificare) si se introduce intr-un plic. Pe plic se va mentiona numele persoanei la care doreste sa ajunga sesizarea (destinatar) precum si mentiunea ’’Sesizare nereguli”. Acces la aceasta cutie postala are persoana de la registratura institutiei (si inlocuitorul acesteia). Persoana responsabila cu iregistrarea documentelor la nivel de entitate, verific a zilnic respectiva cutie postala. Plicurile cu sesizari se inregistreaza si se inmaneaza persoanei destinatar.

• Inregistrarea, raportarea si urmarirea sesizarilor

Pentru fiecare sesizare in parte privind o neregula, se completeaza formularul numit „Raport de sesizare neregularitate,”, conform prezentei proceduri. Formularul se completeaza de persoana care sesizeaza neregula.

Daca primitorul sesizarii este Seful unei structuri sau Seful comisiei de etica, acestia vor informa Conducatorul entitatii si impreuna decid cum trebuie tratata problema in continuare, inclusiv posibilitatea initierii unor actiuni disciplinare impotriva faptuitorului.

In formularul de sesizare a neregulilor, persoana care primeste sesizarea va mentiona si actiunile care trebuie intreprinse pentru a prevent agravarea prejudiciului si pentru a elimina cauza aparitiei neregulilor semnalate. Se vor mentiona actiuni, termene si responsabili. Se va mentiona de asemenea si persoana responsabila de constatarea gradului in care neregula a fost rezolvata.

In cazuri deosebite Conducatorul entitatii va numi o comisie de cercetare disciplinare

pentru analiza si investigarea situatiei semnalate.

Dupa finalizarea tuturor actiunilor impuse pentru rezolvarea situatiei semnalate, primitorul sesizarii, va pastra formularul de sesizare (completat corespunzator) intr-un dosar numit „Semnalare nereguli”. Timp de pastrare: 5 ani de la fmalizarea actiunilor care au dus la eliminarea neregulei constatate.

Dupa finalizarea actiunilor de eliminare a neregulei constatate, in functie de natura neregulei semnalate, primitorul sesizarii va informa persoana care a facut sesizarea cu privire la solutionarea neregulei semnalate.

9. Responsabilitati si raspunderi in cadrul activitatii

Nr. crt.	Compartiment (post)	Acţiunea (operaţiunea)
1	Primar	Analizează toate sesizările care îi sunt adresate Decide acţiuni menite să elimine atât neregulile aparute cat si cauzele care au dus la apariţia acestora Când se impune numeşte o comisie de cercetare disciplinara pentru invesigarea neregulilor semnalate încurajează orice persoană care doreşte sa semnaleze şi sa discute cu managementul corespunzător, despre o practica cu care s-a confruntat sau se confruntă in entitate, practica pe care acesta o interpretează ca fiind o abatere gravă sau un caz de neglijenţă grava din partea unuia sau mai multor angajaţi, indiferent de funcţia pe care acesta sau aceştia o deţin in entitate Analizează rezolvarea tuturor sesizărilor primite de la subordonaţi
2	Şefii de structuri	Analizează toate sesizările care le sunt adresate Decide acţiuni menite sa elimine atat neregulile aparute cat si cauzele care au dus la apariţia acestora. încurajează orice persoană din subordine care doreşte sa semnaleze o neregula. Raportează Primarului toate sesizările primite. înregistrează, completează şi păstrează formularul de sesizare a neregulilor.
3	Consilierul etic/ Comisia de etică	Analizează toate sesizările care îi sunt adresate. Decide acţiuni menite să elimine atât neregulile apărute cât şi cauzei care au dus la apariţia acestora. încurajează orice persoană din subordine care doreşte sa semnaleze şi să discute cu managementul corespunzător, despre o practică cu care a confruntat sau se confruntă în entitate, practică pe care acesta o interpretează ca fiind o abatere gravă sau un caz de neglijenţă gravă din partea unuia sau mai multor angajaţi, indiferent de funcţia pe care acesta sau aceştia o deţin. Raportează primarului toate sesizările primite, înregistrează, completează şi păstrează formularul de sesizare a neregulilor lor.
4	Angajaţii si colaboratorii instituţiei	Sunt obligaţi să informeze comisia de etica, şefii de structuri, Primarul, asupra situaţiilor în care iau cunoştinţă de nereguli grave sau de încălcări ale procedurilor interne, ale legilor, regulamentelor şi ale Codului Etic

 

10.        Anexe, înregistrări, arhivari

Nr. anexa	Denumire anexa	Elaborator	Aproba	Nr. ex.	Difuzare	Arhivare		Alte elemente
						Loc	Perioada
1	Formular sesizare nereguli	Coordonator implementare	Primar	1		Primărie	3 ani