Proceduri

Procedura operationala Circuitul documentelor (57/2019)

by ana · 21 ianuarie 2021

Procedura operationala Circuitul documentelor (57/2019)

Entitatea publica Comuna ……….

Departamentul Asistenta sociala

Procedura operationala Circuitul documentelor
Cod PO> AS 5

Ediția 1
Revizia 1
Exemplar nr 1

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale

	Elemente privind responsabilii/operațiunea	Numele și prenumele	Funcția	Data	Semnătura
	1	2	3	4	5
1.	Elaborat		Sef Compartiment
2.	Verificat		Secretar
3.	Avizat		Presedinte Comisie
4.	Aprobat		Primar

Cuprins

Numărul componentei în cadrul procedurii operaționale	Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale	Pagina
x	Pagina de garda
x	Cuprins
1.	Scop
2.	Domeniu de aplicare
3.	Documente de referinta
4.	Definitii si abrevieri
5.	Descrierea activitatii sau procesului
6.	Responsabilitati
7.	Formular de evidenta a modificarilor
8.	Formular de analiza a procedurii
9.	Formular de distribuie/difuzare
10.	Anexe, inlusiv diagrama de proces

1. Scopul procedurii operaționale

1.1. Procedura descrie activitatile privind circuitul documentelor in cadrul Comunei ………….. – Asistenta sociala

1.2. Prezenta procedura stabileste fluxul de parcurs in primirea si difuzarea controlata a corespondentei Asistentei sociale.

1.3. Prin Procedura se urmareste asigurarea unui circuit correct, efficient operativ si legal al documentelor

2. Domeniul de aplicare

2.1. Procedura descrie circuitul tuturor documentelor care stau la baza activitatilor desfasurate in cadrul compartimentului Asistenta Sociala din subordonarea Consiliului Local si Comunei……………

2.2. Procedura este intocmita in scopul prezentarii circuitului documentelor, pentru cele intrate din exterior, pentru cele din oficiu, cele care pleaca spre exterior, sau documentele interne.

2.3. Procedura are in vedere competentele si atributiile Compartimentului Asistenta Sociala, ca serviciu fara personalitate juridical subordonat Consiliului Local al Comunei ………………………….. Prin procedura este reglementat si modul cum sunt tratate documentele care implica plati din fondurile bugetului local, ale bugetului de stat si din alte surse.

2.3.1. Listarea principalelor activitati de care depinde si/sau care depind de activitatea procedurata.

Aprobarea de catre Consiliul Local a organigramei si a statului de functii , cu numarul de posture coresponzator unei functionari optime a serviciului.
Bugetarea corespunzatoare a posturilor necesare bunei functionari a serviciului, precum si a cheltuielilor de functionare;
Asigurarea/Incadrarea personalului pe posturile aprobate conform legislatiei in vigoare pentru asigurarea continuitatii activitatilor.
Aprobarea bugetului de catre Consiliul Local si alocarea fondurilor de catre Primarie pentru functionare si pentru acordarea drepturilor cuvenite beneficiarilor conform legislatiei in vigoare.
La procedura participa toate Compartimentele de specialitate, conform cu atributiile care le revin in primirea sau emiterea de documente.

2.4 Lista structurilor, compartimentelor implicate in procesul activitatii

CL- Consiliul Local
Toate structurile din cadrul Comunei …………………
Parteneri/colaboratori (conform conventiilor de parteneriat), furnizori
Documente de referință
- Legislatie primara
  - Constitutia Romaniei
  - Ordinul nr. 27/2019 privind aprobarea standardelor minime de calitate pentru serviciile sociale de zi destinate copiilor
  - Legea 292/2011 a asistentei sociale
  - Legea 272/2004 privind protectia si promovarea drepturilor copilului si alte acte normative privind protectia copilului
  - Legea 448/2006 privind protectia si promovarea drepturilor persoanelor cu handicap, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare.
  - Legea nr. 116/2002 privind prevenirea si combaterea marginalizarii sociale
  - Legea nr.416/2001 privind venitul minim garantat, cu modificările şi completările ulterioare.
  - Legea 277/2010 privind alocaţia pentru susţinerea familiei
  - Legea nr. 61/1993(r1) – privind alocaţia de stat pentru copii, cu modificările şi completările ulterioare.
- Lege secundara
  - Hotărâre nr. 577/2008 – pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor Legii nr. 61/1993 privind alocaţia de stat pentru copii, precum şi pentru reglementarea modalităţilor de stabilire şi plată a alocaţiei de stat pentru copii;
  - Hotărâre nr. 218/ 2002 privind aprobarea Metodologiei pentru utilizarea setului de instrumente de expertizare si evaluare a copiilor/elevilor în vederea orientării şcolare a acestora;
  - Hotărâre nr. 860/2008 – privind aprobarea Strategiei naţionale în domeniul protecţiei şi promovării drepturilor copilului 2008 – 2013 şi a Planului operaţional pentru implementarea Strategiei naţionale în domeniul protecţiei şi promovării drepturilor copilului 2008 – 2013;
  - Hotărârea nr. 797/2017 – privind atribuţiile şi Regulamentul-cadru de organizare şi funcţionare ale Compartimentului de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului, republicată
  - Hotărârea nr. 502/2017- privind organizarea si metodologia de funcţionare a Comisiei pentru Protecţia Copilului;
  - Lege nr. 487/2002 a sănătăţii mintale şi a protecţiei persoanelor cu tulburări psihice, cu completările ulterioare;
  - Legea 321/2001 privind acordarea gratuita de lapte praf pentru copii cu vârste cuprinse intre 0-12 luni
  - Legea nr. 151/2010 privind serviciile specializate integrate de sănătate, educaţie şi sociale adresate persoanelor cu tulburări din spectrul autist şi cu tulburări de sănătate mintală asociate;
  - Ordonanța de urgență nr. 65/2014- privind drepturile de care beneficiază copiii si tinerii ocrotiţi de serviciile publice specializate pentru protecţia copilului, mamele protejate în centre maternale, precum şi copiii încredinţaţi sau daţi în plasament la asistenţi maternali profesionişti, cu modificările ulterioare;
  - LEGEA nr. 61/1993 privind alocaţia de stat pentru copii;
  - Normele Metodologice de aplicare a Legii nr.277/2010 privind alocaţia pentru susţinerea familiei
  - Ordinul nr. 27/2019- privind aprobarea Standardelor minime obligatorii pentru telefonul copilului, Standardelor minime obligatorii privind Centrul de consiliere pentru copilul abuzat, neglijat si exploatat, precum si a Standardelor minime obligatorii privind Centrul de resurse comunitare pentru prevenirea abuzului, neglijării şi exploatării copilului.
  - Ordin nr. 219/2006 al secretarului de stat al ANPDC privind activităţile de identificare, intervenţie şi monitorizare a copiilor care sunt lipsiţi de îngrijirea părinţilor pe perioada în care aceştia se afla la muncă în străinătate
  - Ordin nr. 286/2006 al ANPDC aprobarea Normelor metodologice privind întocmirea Planului de servicii si a Normelor metodologice privind întocmirea Planului individualizat de protecţie;
  - Ordin nr. 288/2006 al ANPDC aprobarea Standardelor Minime Obligatorii privind managementul de caz in domeniul protecţiei drepturilor copilului
  - Ordin nr. 95/2006 al ANPDC aprobarea Metodologiei de lucru privind colaborarea dintre DGASPC şi Serviciile Publice de Asistenta Sociala/persoane cu atribuţii de asistenţă socială, în domeniul protecţiei drepturilor copilului;
  - Ordinul nr. 54/2000 al ANPDC – privind criteriile de determinare a comunităţii locale din care provin copilul cu handicap si cel aflat in dificultate
  - OUG nr.111/2010 privind susţinerea familiei in vederea creşterii copilului până la 2-3 ani
  - OUG nr. 70/2011 privind măsurile de protecţie socială în perioada sezonului rece
- Alte documente, inclusive reglementari interne
  - Regulamentul de Organizare si functionare

4. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura de sistem/operațională

4.1. Definiții ale termenilor

4.4.1. Asistenţa socială, prin măsurile şi acţiunile specifice, are drept scop dezvoltarea capacităţilor individuale, de grup sau colective pentru asigurarea nevoilor sociale, creşterea calităţii vieţii şi promovarea principiilor de coeziune şi incluziune socială.

4.1.2. Măsurile şi acţiunile de asistenţă socială se realizează astfel încât:

4.1.3. Beneficiile de asistenţă socială şi serviciile sociale să constituie un pachet unitar de măsuri corelate şi complementare;

4.1.4. Serviciile sociale să primeze faţă de beneficiile de asistenţă socială, în cazul în care costul acestora şi impactul asupra beneficiarilor este similar;

4.1.5. Să fie evaluate periodic din punctul de vedere al eficacităţii şi eficienţei lor pentru a fi permanent adaptate şi ajustate la nevoile reale ale beneficiarilor;

4.1.6. Să contribuie la inserţia pe piaţa muncii a beneficiarilor;

4.1.7. Să prevină şi să limiteze orice formă de dependenţă faţă de ajutorul acordat de stat sau de comunitate.

4.1.8. Beneficiile de asistenţă socială şi serviciile sociale sunt reglementate prin legi speciale.

4.1.9. În sensul Legii 292/2011, termenii şi expresiile de mai jos au următoarea semnificaţie:

4.1.10.Acreditarea reprezintă un proces de certificare a îndeplinirii de către furnizori şi serviciile sociale acordate a criteriilor, indicatorilor, precum şi a standardelor de calitate reglementate pentru fiecare tip de serviciu;

4.1.11. Ancheta socială este o metodă de investigaţie întemeiată pe diferite tehnici de culegere şi de prelucrare a informaţiei, în scopul analizei situaţiei sociale şi economice a persoanelor, familiilor, grupurilor sau comunităţilor;

4.1.12. Beneficiile de asistenţă socială sunt măsuri de redistribuire financiară/material destinate persoanelor sau familiilor care întrunesc condiţiile de eligibilitate prevăzute de lege;

4.1.13. Beneficiarul reprezintă persoana care primeşte beneficii de asistenţă socială şi/sau, după caz, servicii sociale;

4.1.14. Comunitatea locală reprezintă membrii organizaţi ai colectivităţii locale, formele de asociere a acestora, instituţiile administraţiei publice locale, precum şi alte instituţii şi servicii publice ori private de interes local;

4.1.15. Contractarea serviciilor sociale reprezintă procedura de achiziţionare/concesionare a serviciilor sociale, în baza unui contract, încheiat în condiţiile legii, de către autorităţile administraţiei publice locale;

4.1.16. Deficienţa este consecinţa pierderii sau a unei anormalităţi a structurii corpului ori a unei funcţii fiziologice;

4.1.17. Dizabilitatea este termenul generic pentru afectări, limitări ale activităţii şi restricţii în participare, în contextul interacţiunii dintre individul care are o problemă de sănătate şi factorii contextuali în care se regăseşte, respectiv factorii de mediu şi personali;

4.1.18. Costul standard reprezintă suma minimă aferentă cheltuielilor anuale necesare furnizării serviciilor sociale, calculată pentru un beneficiar/tipuri de servicii sociale, potrivit standardelor minime de calitate şi/sau altor criterii prevăzute de lege. În legislaţia actuală se utilizează ca termen echivalent standardul minim de cost;

4.1.19. Dezvoltarea comunitară reprezintă procesul prin care o comunitate îşi identifică anumite probleme prioritare, se implică şi cooperează în rezolvarea lor, folosind preponderent resurse interne;

4.1.20. Domiciliul reprezintă adresa la care persoana declară că are locuinţa principală, trecută şi în documentul de identitate al persoanei;

4.1.21. Economia socială reprezintă un sector ce cuprinde activităţi economice care, în subsidiar şi cu condiţia menţinerii performanţei economice, includ obiective de tip social;

4.1.22. Eligibilitatea reprezintă setul de condiţii obligatorii care trebuie să fie îndeplinite de către potenţialul beneficiar pentru a putea fi selectat în vederea acordării beneficiilor de asistenţă socială şi serviciilor sociale;

4.1.23. Găzduirea reprezintă asigurarea de către instituţiile furnizoare de servicii sociale a condiţiilor de locuit şi odihnă pe o perioadă mai mare de 24 de ore;

4.1.24. Gospodăria reprezintă unitatea formată din mai multe familii şi/sau persoane care locuiesc împreună, contribuie împreună la achiziţionarea sau realizarea unor bunuri şi a unor venituri din valorificarea acestora ori la consumul lor;

4.1.25. Grupul vulnerabil desemnează persoane sau familii care sunt în risc de a-şi pierde capacitatea de satisfacere a nevoilor zilnice de trai din cauza unor situaţii de boală, dizabilitate, sărăcie, dependenţă de droguri sau de alcool ori a altor situaţii care conduc la vulnerabilitate economică şi socială;

4.1.26. Incapacitatea reprezintă reducerea parţială ori totală a posibilităţii de a realiza o activitate motrică, cognitivă sau un comportament;

4.1.27. Invaliditatea este o noţiune medico-juridică ce exprimă statutul particular al unei persoane care are limitată capacitatea de muncă şi este asigurată în sistemul public de pensii şi care beneficiază de drepturi conform legii;

4.1.28. Ingrijitorul formal este persoana calificată, certificată profesional, care asigură îngrijirea personală, respectiv ajutorul pentru efectuarea activităţilor de bază şi instrumentale ale vieţii zilnice de către persoana care şi-a pierdut autonomia funcţională;

4.1.29. Ingrijitorul informal este persoana necalificată, membru al familiei, rudă sau orice altă persoană, care asigură îngrijirea personală, respectiv ajutorul pentru efectuarea activităţilor de bază şi instrumentale ale vieţii zilnice de către persoana care şi-a pierdut autonomia funcţională;

4.1.30. Locuirea reprezintă faptul de a trăi pe raza unei unităţi administrativ-teritoriale fără a deţine o locuinţă principală sau secundară;

4.1.31. Managementul serviciilor sociale reprezintă gestionarea de către conducerea desemnată legal a activităţilor şi resurselor materiale, umane şi financiare ale serviciului/instituţiei/unităţii de asistenţă socială;

4.1.32. Managementul de caz reprezintă o metodă de coordonare şi integrare a tuturor activităţilor destinate grupurilor vulnerabile, de organizare şi gestionare a măsurilor de asistenţă socială specifice, realizate de către asistenţii sociali şi/sau diferiţi specialişti, în acord cu obiectivele stabilite în planurile de intervenţie;

4.1.33. Mediul social de viaţă reprezintă ansamblul condiţiilor de trai în familie şi/sau gospodărie, al relaţiilor sociale personale, inclusiv mediul în care persoana lucrează, este educată şi îşi desfăşoară activităţile sociale obişnuite;

4.1.34. Nevoia socială reprezintă ansamblul de cerinţe indispensabile fiecărei persoane pentruasigurarea condiţiilor strict necesare de viaţă, în vederea asigurării participării sociale sau, după caz, a integrării sociale;

4.1.35. Nevoia specială reprezintă ansamblul de cerinţe indispensabile pentru asigurarea integrării sociale a persoanelor care, din cauza afecţiunilor de sănătate, genetice sau dobândite pe parcursul vieţii, prezintă o dizabilitate, precum şi a persoanelor care, din diverse motive de natură socială, sunt dezavantajate în dezvoltarea personală;

4.1.36. Planul individualizat de asistenţă şi îngrijire este documentul elaborat de o echipă multidisciplinară cu participarea beneficiarului/reprezentantului său legal, în care sunt precizate serviciile furnizate beneficiarului;

4.1.37. Persoanele fără adăpost reprezintă o categorie socială formată din persoane singure ori familii care, din motive singulare sau cumulate de ordin social, medical, financiareconomic, juridic ori din cauza unor situaţii de forţă majoră, trăiesc în stradă, locuiesc temporar la prieteni sau cunoscuţi, se află în incapacitate de a susţine o locuinţă în regim de închiriere ori sunt în risc de evacuare, se află în instituţii sau penitenciare de unde urmează ca, în termen de 2 luni, să fie externate, respectiv eliberate şi nu au domiciliu ori reşedinţă;

4.1.38. Persoanele cu dizabilităţi reprezintă acele persoane care au deficienţe fizice, mentale, intelectuale sau senzoriale de durată, deficienţe care, în interacţiune cu diverse bariere, pot îngrădi participarea deplină şi efectivă a persoanelor în societate, în condiţii de egalitate cu ceilalţi;

4.1.39. Persoanele vârstnice sunt persoanele care au împlinit vârsta de 65 de ani;

4.1.40. Procesul de incluziune socială reprezintă ansamblul de măsuri şi acţiuni multidimensionale din domeniile protecţiei sociale, ocupării forţei de muncă, locuirii, educaţiei, sănătăţii, informării-comunicării, mobilităţii, securităţii, justiţiei şi culturii, destinate combaterii excluziunii sociale şi asigurării participării active a persoanelor la toate aspectele economice, sociale, culturale şi politice ale societăţii;

4.1.41. Procesul de integrare socială reprezintă interacţiunea dintre individ sau grup şi mediul social, prin intermediul căreia se realizează un echilibru funcţional al părţilor;

4.1.42. Protecţia socială se defineşte în contextul principiilor, valorilor şi tradiţiilor ce guvernează relaţiile sociale dintre indivizi, grupuri, comunităţi şi instituţii în statele Uniunii Europene şi reprezintă un ansamblu de măsuri şi acţiuni care au ca scop asigurarea unui anumit nivel de bunăstare şi securitate socială pentru întreaga populaţie şi în mod special pentru anumite grupuri sociale. Protecţia socială cuprinde două componente de bază: asigurările sociale în sistem contributiv şi asistenţa socială noncontributivă;

4.1.43. Protecţia specială a copilului se defineşte ca fiind ansamblul de beneficii de asistenţă socială şi servicii sociale, precum şi programe, măsuri şi acţiuni complementare destinate îngrijirii şi dezvoltării copilului lipsit, temporar sau definitiv, de ocrotirea părinţilor ori a copilului care nu poate fi lăsat în grija acestora, în vederea protejării intereselor sale;

4.1.44. Reşedinţa reprezintă adresa la care persoana fizică declară că are locuinţa secundară, alta decât cea de domiciliu;

4.1.45. Sărăcia reprezintă starea unei/ unui persoane/ familii/ grup/ comunităţi manifestată prin lipsa resurselor strict necesare cumpărării bunurilor şi serviciilor considerate a asigura nivelul minim de trai într-o anumită perioadă de timp, raportat la condiţiile socioeconomice ale societăţii. Pragul de sărăcie reprezintă cuantificarea resurselor, iar standardele utilizate pentru stabilirea acestuia sunt influenţate de nivelul general al costului vieţii, precum şi de specificul politicilor sociale adoptate;

4.1.46. Serviciile comunitare sunt serviciile sociale organizate într-o unitate administrativteritorială organizată la nivel de comună, oraş, municipiu şi privesc serviciile acordate la domiciliu şi în centre de zi, precum şi serviciile rezidenţiale adresate exclusiv cetăţenilor din unitatea administrativ-teritorială respectivă; sunt similare cu serviciile sociale acordate în comunitate;

4.1.47. Situaţia de dificultate este situaţia în care se află o persoană care, la un moment dat, pe parcursul ciclului de viaţă, din cauze socioeconomice, de sănătate şi/sau care rezultă din mediul social de viaţă dezavantajat, şi-a pierdut sau limitat propriile capacităţi de integrare socială; în situaţia de dificultate se pot afla familii, grupuri de persoane şi comunităţi, ca urmare a afectării majorităţii membrilor lor;

4.1.48. Societatea civilă este formată din persoane asociate sub diferite forme, pe baza unor interese comune, şi care îşi dedică timpul, cunoştinţele şi experienţa pentru a-şi promova şi apăra drepturile şi interesele; formele asociative pot fi, în principal, asociaţii şi fundaţii, organizaţii sindicale şi patronale, organizaţii culturale şi de cult, precum şi grupuri comunitare informale;

4.1.49. Standardul de cost este costul minim aferent cheltuielilor anuale necesare furnizării serviciilor sociale, calculat pentru un beneficiar pe tipuri de servicii sociale, potrivit standardelor minime de calitate şi/sau altor criterii prevăzute de lege;

4.1.50. Standardul minim de calitate este un set de criterii aprobate prin acte normative obligatorii la nivel naţional a căror aplicare asigură un nivel minim acceptabil de performanţă al procesului de furnizare a serviciilor sociale;

4.1.51. Structurile comunitare consultative reprezintă asocierea formală sau informală a unor oameni de afaceri locali, preoţi, cadre didactice, medici, consilieri locali, poliţişti, alţi membri ai comunităţii, în vederea sprijinirii autorităţilor administraţiei publice locale şi furnizorilor de servicii sociale în soluţionarea nevoilor de servicii sociale ale comunităţii;

4.1.52. Testarea mijloacelor de existenţă a potenţialilor beneficiari de servicii sociale reprezintă procedura de evaluare a veniturilor realizate şi a bunurilor mobile şi imobile deţinute de persoană sau familie, necesare acoperirii nevoilor de consum ale acestora;

4.1.53. Venitul reprezintă totalitatea sumelor pe care persoana sau membrii familiei le realizează/primesc ca urmare a unei activităţi salarizate, independente sau agricole, aşa cum sunt acestea definite de Codul fiscal, din valorificarea, folosirea, cedarea unor bunuri aflate în proprietate, precum şi cele care provin din drepturi de asigurări sociale de stat, asigurări de şomaj, asistenţă socială, obligaţii legale de întreţinere, alte indemnizaţii, alocaţii şi ajutoare cu caracter permanent ori creanţe legale;

4.1.54. Victima traficului de persoane reprezintă persoana fizică, subiect pasiv al faptelor de ameninţare, violenţă sau al altor forme de constrângere, răpire, fraudă, înşelăciune şi abuz de autoritate, indiferent dacă participă sau nu în procesul penal în calitate de parte vătămată;

4.1.55. Violenţa în familie se referă la orice acţiune fizică sau verbală, săvârşită cu intenţie de către un membru de familie împotriva altui membru al aceleiaşi familii, care provoacă o suferinţă fizică, psihică, sexuală sau un prejudiciu material.

4.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	P.O.	Procedura operațională
2.	E	Elaborare
3.	V	Verificare
4.	A	Aprobare
5.	Ap.	Aplicare
6.	Ah.	Arhivare
7.	AJOFM	Agentia Judeteana pentru Ocuparea Fortei de Munca
8.	AJPIS	Agentia Judeteana pentru Prestatii si Inspectie Sociala
9.	ALOFM	Agentia Locala pentru Ocuparea Fortei de Munca
10.	ALOP	Program informatic de contabilitatea bugetara
11.	ASF	Alocatie pentru Sustinerea Familiei
12.	CAPLJ	Compartimentul Administratie Publica Locala
13.	BCR	Banca Comerciala Romana
14.	CFPP	Control Financiar Preventiv Propriu
15.	CSU	Centrul Social de Urgenta
16.	CAS	Compartimentul de Asistenta Sociala
17.	CNT	Compartimentul Contabilitate
18.	Ah.	Arhivare
19.	HG	Hotarare de Guvern
20.	L	Lege
21.	OP	Ordin de plata
22.	OUG	Ordonanta de Urgenta a Guvernului
23.	PH	Persoana cu Handicap
24.	PO	Procedura Operationala
25.	RAC	Responsabil cu Asigurarea Calitatii
26.	SMC	Sistem de Management al Calitatii
27.	CAS	Compartimentul de Asistenta Sociala
28.	VMG	Venitul Minim Garantat

5. Descrierea procedurii operaționale

5.1. Generalităţi. În cadrul CAS se primesc, se emit, sau se transmit diverse acte, documente, raportări şi statistici. Documentele servesc în principal pentru verificarea, acordarea, suspendarea, reluarea, încetarea unor drepturi ale beneficiarilor. Circuitul acestor documente şi acte trebuie sa fie unul planificat şi trasabil.

5.2. Evidenţa documentelor utilizate

• Registru electronic intrări/ieşiri general

• Registru ieşiri pentru plăţile din cadrul serviciului

• Registre speciale de Evidenţa a Documentelor care implica plaţi din fondurile bugetului local şi de stat

• Registre de Evidenţa speciale diverse, pe tipuri de documente si/sau compartimente, activităţi

5.2.1. Provenienţa şi destinaţia documentelor:

• Documente de intrare, solicitări ale beneficiarilor etc.

• Documentele care constituie corespondenţă de ieşire

• Documente emise de CAS cu circuit intern în primărie

• Documente cu circuit extern, în afara primăriei

5.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor

• Solicitări pentru obţinerea de beneficii sau servicii sociale

• Solicitări pentru efectuarea de anchete sociale

• Anchete sociale pentru a servi la obţinerea de beneficii/servicii sociale

• Rapoarte de informare şi date statistice

• Documente justificative de plată pentru beneficii sociale

5.2.3. Date de ieşire ale procesului:

• Anchetele sociale

• Centralizatoarele de plată

• Rapoartele de activitate, statistice, informative

• Fişe de evaluare

• Contracte de furnizare a serviciilor sociale

• Referate/dispoziţii pentru acordarea beneficiilor sociale

5.2.4. Circuitul documentelor

• Circuitul fiecărui document în parte, precum şi conexiunile dintre acestea sunt descrise separat în procedurile specifice de acordare a serviciilor şi beneficiilor sociale.

5.3. Resurse necesare

5.3.1. Resurse materiale

• Birouri, mobilier, mijloc auto pentru deplasări în teren

• Echipamente şi tehnică de calcul adecvată (calculatoare, imprimante, scanner, reţea, posibilităţi pentru stocarea datelor şi informaţiilor)

• Fotocopiator

• Materiale rechizite, dosare, bibliorafturi

5.3.2. Resurse umane

• Personal calificat şi instruit, încadrat conform statului de funcţii aprobat de Consiliul Local.

5.3.3. Resurse financiare

• Conform bugetului alocat de Primăria Comunei ……..

5.4. Modul de lucru

• Procesul care descrie activităţile desfăşurate în cadrul procesului de circulaţie a documentelor în cadrul Primăriei Comunei ……… – CAS se desfăşoară conform celor descrise mai jos, parcursul acţiunilor fiind prezentat în diagrama flux .

5.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii –

• Primirea şi înregistrarea documentelor

• Corespondenţa adresată CAS, prin poştă, curieri sau direct de la cetăţeni, precum şi toate actele întocmite de compartimentele de activitate proprii, se înregistrează la registratura generala a primăriei, sau după caz, la nivelul serviciului

• Corespondenţa pentru Compartimentul de Asistenţă Socială sosită pe e-mailul Primăriei, se retransmite în cursul aceleaşi zile, pe emailul CAS.

• Toate actele care privesc aceeaşi problemă, se conexează la primul act înregistrat, numărul primului act fiind numărul de bază, care determină locul de arhivare al întregii lucrări.

• Documentele se înregistrează cronologic, începând cu 1 ianuarie şi terminând cu 31 decembrie al fiecărui an.

• Atât documentele care se înregistrează cat şi răspunsurile şi actele trimise din oficiu vor purta numărul de înregistrare al documentului şi indicativul dosarului la care se păstrează.

• După soluţionarea lor, documentele se grupează pe dosare conform nomenclatorului şi se arhivează după caz.

• Arhivarea documentelor se face conform legislaţiei privind arhivarea

• Actele adresate greşit se returnează la secretariat (registratură) sau se trimit compartimentului vizat.

• Primirea, expedierea şi păstrarea documentelor secrete, dacă este cazul, se face conform dispoziţiilor din actele normative în vigoare, care reglementează această activitate.

• Personalul CAS răspunde personal de evidenţa, păstrarea şi folosirea actelor CAS.

• Este interzisă circulaţia actelor neînregistrate.

• Actele care provin direct de la cetăţeni, se primesc, se înregistrează şi li se aplică, în colţul din dreapta sus, numărul de înregistrare (ştampila) şi i se comunică pe loc, petiţionarului, numărul de înregistrare (solicitare anchete sociale persoane cu handicap).

• După înregistrare actele se predau în mapă, spre a fi aplicata o rezoluţie de către primar şi apoi vor fi distribuite persoanelor din cadrul serviciilor care au atribuţii legate de conţinutul acestora. În situaţia în care nu este necesară o rezoluţie din partea conducerii Primăriei, documentele intră direct în circuitul de soluţionare (ex. solicitările pentru anchete privind încadrarea în grad de handicap).

5.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii şi semnarea documentelor

• Derularea operaţiunilor se desfăşoară conform planificării.

• Persoanele din cadrul CAS care întocmesc documentele poartă întreaga răspundere asupra datelor şi conţinutului acestora, iar în cazul inserării unor date sau informaţii eronate, vor răspunde civil, administrativ sau penal pentru acestea, conform legii.

• Toate documentele întocmite de personalul CAS care implică o cheltuială financiară, sau atestă aspecte de legalitate, pentru a fi transmise în exterior, vor fi semnate de regulă de către Primarul/Secretarul Primăriei şi de către directorul executiv CAS.

• Documentele care atestă o stare de fapt, o situaţie socială a beneficiarilor/categoriei, sunt semnate (după caz parafate cu parafa de asistent social) de către persoanele care le verifică/întocmesc (ce îşi desfăşoară activitatea în cadrul CAS) şi de către directorul executiv, aplicându-se sigiliul CAS(ex. anchetele sociale ph).

• Pe documentele de ieşire semnate de către Primar se aplică ştampila Comunei ……………., respectiv ştampila 2 (pentru documentele semnate de viceprimar sau administrator public).

• Pe dispoziţii se aplică sigiliul Primarului

5.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii

• Eliberarea răspunsului la solicitările beneficiarilor în termenul prevăzut de lege

• Transmiterea situaţiilor statistice la datele convenite sau stabilite de lege

• Transmiterea în termen a centralizatoarelor, pontajelor, borderourilor către compartimentele sau entităţile corespunzătoare

• Afişarea la sediul unităţii

• Postarea pe site

• Rapoarte de activitate, informative şi statistice

Toate documentele şi înregistrările acestei proceduri se arhivează conform normelor legale.

6.Responsabilități și răspunderi în derularea activității

Nr. Crt.	Compartimente (post)	Actiunea (operatiunea)
1.	Director executiv CAS	Primeste corespondenta de la mapa si o directioneaza catre persoanele responsabile Asigura resursele necesare desfasurarii activitatile in cadrul procedurii Vizeaza/aproba dupa caz, Documentele emise de CAS
2.	Sef serviciu Beneficii Sociale	Raspunde la managementul activitatii privind beneficiile sociale Organizeaza preluarea si arhivarea corespondentei Raspunde la mentinerea Registrului electronic de intrari-iesiri Constituirea dosarelor, inventarierea si arhivarea Raspunde de intocmirea proiectului de nomenclator propriu Ia masuri pentru respectarea nomenclatorului propriu Raspunde de condica de prezenta din cadrul serviciului
3.	Sef serviciu Servicii sociale	Raspunde de managementul activitatii privind serviciile sociale Organizeaza preluarea si arhivarea corespondentei Raspunde mentinerea Registrului electronic de intrari-iesiri Constituirea dosarelor, inventarierea si arhivarea
4.	Angajatii	Raspund de intocmrea documentelor conform fisei postului Raspund de respectarea procedurii

7. Formular de evidenta a modificarilor

Nr. Crt. Editia Data editiei Revizia Data reviziei Nr. pagina Descrierea modificarii Semnatura conducatorului

8. Formular de analiza a procedurii

Nr. crt	Compartiment	Nume si prenume conducator compartiment	Inlocuitor de drept sau delegat	Aviz favorabil	Aviz nefavorabil
1.	Asistenta Sociala			Semnatura/ Data	Observatii Semnatura/Data
2.	Asistenta Sociala

9.Formular de distribuire/difuzare

	Scopul difuzarii	Exemplar nr.	Compartiment	Funcția	Numele și prenumele	Data primirii	Semnătura
	1	2	3	4	5	6	7
1.	Aplicare	1	Asistenta sociala
2.	Informare	1	Asistenta sociala
3.	Evidenta	1	Asistenta sociala
4.	Arhivare	1	Biblioteca