Procedura operațională Încasări și plăți numerar prin casierie

Entitate publica:	Procedura operationala Incasari si plati numerar prin casierie	Editia 1 Revizia 1
Comartiment Taxe si impozite	Cod: PO TXI	Pagina 1 din 10 Exemplar 1

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei in cadrul procedurii de sistem

	Elementele privind responsabilii/ operaţiunea	Numele si prenumele	Funcţia	Data	Semnătură
1	Aproba documentul		Primar
2	Verifica documentul		Secretar
3	Elaborează documentul		Sefii de departament

 

	Ediţia sau, după caz, revizia in cadrul ediţiei	Componenta revizuita	Modalitatea de revizuire	Data la care se aplica prevederile prezentei revizii
1	Ediţia 1	Elaborare iniţiala	Elaborare iniţiala

2. Situaţia ediţiilor si reviziilor in cadrul reeditiilor procedurii de sistem

 

3.Lista cuprinzând persoanele 1a care se difuzează ediţia sau, revizia din cadrul ediţiei procedurii operationale

	Scopul difuzării		Nr. ex.	Compartiment / Comisie	Funcţia	Nume prenume	Data primirii	Semnătură
1	Aplicare		1	Comaptiment impozite si taxe	Impozite si taxe
2.		Informare	1	Compartiment Impozite si taxe	Impozite si taxe
3		Evidenta	1	Compatiment Impozite si taxe	Impozite si taxe
4.		Arhivare	1	Arhivar	Arhivar

4.Scopul procedurii operationale

Scopul acestei proceduri este:

1. stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea încasărilor şi plăţilor cu numerar şi cu acte de valori în cadrul Primariei ;
2. stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi .

5.Domeniul de aplicare al procedurii

5.1. Procedura se aplica de catre persoana din cadrul Primariei                           care are atributii de casier.

6.Documente de referinţa (reglementari) aplicabile activitatii

–  Legea nr. 207/2015 privind Codul de procedura fiscala

–  Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaţiilor de casă ale entităţilor economice, cu modificările şi completările ulterioare.

–   Legea nr. 201/2003 pentru aprobarea Ordonanţei de Urgenţă a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea şi utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului.

 

6.2. Alte referinte

• Fisa postului
• Regulamentul de Organizare si Functionare si Regulamentul intern al Comunei………………….

7. Definiţii si abrevieri ale termenilor utilizaţi in procedura de sistem

 7.1. Definiţii ale termenilor

Nr. crt.	Termenul	Definiţia si/sau, daca este cazul, actul care defineşte termenul
1	Document	Informație împreună cu mediul sau suport.
2	Activitate    procedurabilă	Totalitatea atribuțiilor de o anumită natură care determină procese de muncă cu un grad de complexitate și omogenitate ridicat, pentru care se pot stabili reguli și metode de lucru general valabile în vederea îndeplinirii, în condiții de regularitate, eficacitate, economicitate și eficiență, a obiectivelor compartimentului/entității publice.
3	Procedură	Totalitatea pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat în vederea executării activității, atribuției sau sarcinii.
4	Procedură operațională	Prezentarea formalizată, în scris, a tututor pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat în vederea realizării activitații, cu privire la aspectul procesual.
5	Procedură de sistem	Procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfășoara la nivelul tuturor Compartimentelor/Serviciilor/ Birourilor din cadrul Primăriei………………….

Nr. crt.	Abrevieri	Termenul abreviat
1	Po	Procedură operationala
2	SMC	Sistem de management al calitatii
3	SCIM	Sistem de control intern/managerrial
4	E	Elaborare
5	V	Verificare

7.2. Abrevieri ale termenilor

6	A	Aplicare
7	Ap	Aprobare
8	Ah	Arhivare

8. Descrierea procedurii

8.1. Generalitati

În cadrul instituţiei activităţile de plăţi/încasări în numerar sunt efectuate de către o persoană încadrată în cadrul Compartimentului Taxe si Impozite. Această persoană care îndeplineşte funcţia de casier, este desemnată iar statutul şi atribuţiile sale sunt reflectate în Fişa postului şi Statul de funcţii.

În absenţa casierului, atribuţiile acestuia sunt preluate de o altă persoană încadrată în cadrul Comunei Sura Mare desemnată de către primar si având acordul prealabil al Presedintelui de comisie SCIM.

Platile prin casieria unitatii se efectueaza pentru: depuneri de numerar in conturile de disponibil deschise la Trezorerie, depuneri de venituri bugetare, plati catre personalul unitatii si plati catre persoane fizice sau juridice din afara unitatii.

8.2. Documente utilizate

8.2.1. Dispozitie de plata

8.2.2. Dispozitie de incasare

8.2.3. Cecul pentru ridicare numerar

8.2.4. Decont de cheltuieli lei si valuta

8.2.5. Ordin de deplasare (delegatie)

8.2.6. Ordin de plată

8.2.7. Ordin de cumpărare/vânzare valută şi declaratia de plată externă

8.2.8. Ordin de plata in valuta

8.2.9. Foaia de vărsământ

 

8.3.Resurse necesare

8.3.1.Resurse materiale: rechizite, linii telefonice, calculatoare, acces la baza de date, retea, imprimantă, xerox, registre.

8.3.2 .Resurse umane: casier

8.3.3. Resurse financiare:.

 

In cazul depunerilor de numerar in conturile de disponibil, casierul:

– intocmeste foaia de varsamant prin inscrierea sumelor ce urmeaza a fi depuse, a conturilor in care urmeaza a se depune sumele, componenta monetarului;

– se prezinta cu foaia de varsamant la persoana din cadrul Trezoreriei responsabila cu verificarea acesteia;

– preda numerarul la casieria Trezoreriei.

In cazul depunerilor de venituri bugetare, casierul:

– intocmeste foaia de varsamant prin inscrierea sumelor ce urmeaza a fi depuse, a conturilor in care urmeaza a se depune sumele, componenta monetarului;

– se prezinta cu foaia de varsamant la persoana din cadrul Trezoreriei responsabila cu verificarea acesteia;

– preda numerarul la casieria Trezoreriei.

In cazul platilor de numerar catre personalul unitatii, casierul:

-verifica existenta documentelor justificative (state de plata drepturi personal, ordin de deplasare pentru decontarea cheltuielilor de deplasare, alte acte din care rezulta obligatii de plata catre personalul unitatii)

– intocmeste chitanta si preda originalul persoanei de la care a incasat banii

– verifica existenta documentelor justificative (nota justificativa, angajamente bugetare, legale si ordonantari de plata privind bunurile achizitionate, alte acte din care rezulta obligatii de plata)

– verifica daca dispozitia de plata catre casierie cuprinde denumirea unitatii, denumirea si data (ziua, luna, anul) intocmirii formularului, numele si prenumele, precum si functia (calitatea) persoanei care primeste suma, suma platita (in cifre si litere), scopul platii, semnaturile conducatorului unitatii, viza de control financiar preventiv propriu, completeaza numele sau, suma incasata, data si semnatura.

– verifica daca suma trecuta in dispozitia de plata este aceeasi cu cea din documentul justificativ

– verifica exisenta aprobarii ordonatorului de credite pe documente

– verifica daca au fost calculate cheltuielile de delegare si vizate ordinele de deplasare

– pentru decontul de cheltuieli privind justificarea avansului acordat pentru deplasari sau pentru achizitii prin cumparare directa se verifica daca documentele au fost prezentate in termenele legeale, in caz contrar, daca au fost calculate penalitati de intarziere (in cazul in care valoarea decontului este mai mare decat aansul acordat)

– verifica daca persoana beneficiara a sumelor a semnat de primire ( verifica identitatea persoanei sau existenta delegatiei in cazul in care suma este ridicata de alta persoana decat titularul ei)

In cazul plătilor de numerar către persoane fizice sau juridice din afara unitătii,, casierul:

• verifică dacă dispozitia de plată către casierie este vizată de control financiar preventiv;
• verifică dacă persoana beneficiară a sumelor a semnat de primire (verifică identitatea persoanei sau existenta delegatiei în cazul în care suma este ridicată de alta persoana decât titularul ei);
• verifică existenta documentelor justificative aprobate de ordonatorul de credite;
• întocmeşte dispozitia de plată.

 

Casierul întocmeşte registrul de casă efectuând următoarele operatiuni:

• completează datele de identificare ale unitătii şi data întocmirii (ziua,luna,anul);
• înscrie reportul zilei precedente;
• înscrie numărul curent, numărul actului de casă, explicatii;
• înscrie sumele în coloana de plati;
• calculează rulajul pe încasări şi plăti;
• calculează total intrări = sold precedent + total incasări;
• calculează soldul de inchidere = total intrări – total plati;
• înscrie pe registru monetarul şi verifică existenta acestuia;
• semnează registrul de casă şi preda exemplarul 1 la sfârşitul zilei persoanei responsabile din cadrul compartimentului;
• verifică ca sumele rămase în casieria unitatii la sfârşitul zilei să nu depăşească plafonul de casă stabilit cu trezoreria (se pot păstra peste limita de casă sumele reprezentând drepturi de personal, sumele ridicate pentru plata despăgubirilor de orice natură, sumele retinute din drepturile de personal cu titlul de garantii, pensii de întretinere sau cu alt titlu potrivit dispozitiilor legale, sumele încasate după ora fixată pentru efectuarea vărsamintelor în numerar la trezorerie, cu conditia să fie depuse sau utilizate în ziua urmatoare).

Casierul:

– efectuează plăţile numai titularilor şi cu respectarea prevederilor legale în acest sens , pe bază de semnatură;

– nu efectueză plăţi în numerar care nu au la bază documente justificative legale ;

– toate documentele justificative trebuie să fie înregistrate în registrul de casă ;

– numerarul existent în casierie şi care nu se justifică cu documente justificative , se consideră plus de casă ;

– sumele în numerar şi actele de valoare trebuie numărate, înregistrate şi controlate;

– înainte de începerea activităţii zilnice, trebuie să verifice integritatea sigiliilor şi încuietorilor de la usa de acces în birou şi dulapul metalic .

– verifică din punct de vedere al conţinutului şi formei registrul de casă ;

– verifică documentele de plăţi şi încasări înscrise în registrul de casă şi dacă soldul este stabilit corect ;

– verifică corespondenţa între sumele înscrise în registrul de casă cu cele din duplicatele chitanţelor emise, din cecurile în numerar sau din alte documente specifice;

– verifică dacă sumele încasate au fost depuse la trezorerie, la termenele şi în condiţiile stabilite de instrucţiuni ;

– verifică dacă sumele înscrise în registrul de casă corespund cu cele din documentele de încasări şi plăţi ;

– verifica semnăturile pe documentele de încasări şi plăţi ;

– urmăreşte respectarea acestei proceduri în cadrul compartimentului .

Persoanelor autorizate sa dispuna operatiuni de incasari si plati in numerar, semneaza documentele.

Conducatorii institutiei conform limitelor de competenta.

– analizează şi aprobă documentele de încasări şi plăţi în numerar şi cu acte de valori .

 

Actele se arhiveaza in cadrul primariei.

9. Responsabilităţi si răspunderi in derularea activitatii

 

Nr. crt.	Compartiment (post)	Acţiunea (operaţiunea)
1	Conducătorul Compartimentul imposite si taxe
2	Persoana desemnată pentru realizarea unei proceduri	-realizează procedurile în conformitate cu prevederile P.S. 00 Elaborarea și codificarea procedurilor formalizate ale Primăriei……………………..; -prezintă procedura finalizată conducătorului ierarhic superior componentei structurale la termenul stabilit.
3	Responsabil Compartiment taxe si Impozite
4	Primar	-aprobă documentele

10.Anexe, înregistrări, arhivari

Nr. anexa	Denumire anexa	Elaborator	Aproba	Nr. ex.	Difuzare	Arhivare		Alte elemente
						Loc	Perioada
1								–
2								–