Generalitati / Proceduri

Procedură operațională privind ACHIZIȚIA de produse/servicii/lucrări prin achiziție directă

by ana · Published 23 septembrie 2019 · Updated 23 septembrie 2019

Entitatea publică	Procedura operationala Privind Achizitia de produse/ servicii/ lucrari prin Achizitie directa	Ediția 1 Revizia 1 Nr de ex. 1
Departament Achiziții	Cod: PO	Exemplar nr 1

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale

Nr crt	Elemente privind responsabilii/operațiunea	Numele și prenumele	Funcția	Data	Semnătura
	1	2	3	4	5
1.	Elaborat		Sef compartiment
2.	Verificat		Secretar
3.	Avizat		Secretar
4.	Aprobat		Primar

Cuprins

Numărul componentei în cadrul procedurii operaționale	Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale	Pagina
	Pagina de garda
	Cuprins
1.	Scop
2.	Domeniu de aplicare
3.	Documente de referinta
4.	Definitii si abrevieri
5.	Descrierea activitatii sau procesului
6.	Responsabilitati
7.	Formular de evidenta a modificarilor
8.	Formular de analiza a procedurii
9.	Formular de distribuie/difuzare
10.	Anexe, inlusiv diagrama de proces

1. Scopul procedurii operaționale

Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de achiziţie publică a produselor/serviciilor/lucrărilor prin cumpărare directă;

Dă asigurãri cu privire la existenta documentaţiei adecvate derulãrii activitãţii de achiziţie prin cumpărare directă.Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente activităţii menţionate avandu-se în vedere asigurarea utilizării eficiente a fondurilor publice şi a celorlalte principii ce stau la baza achiziţiilor publice;
Asigură continuitatea activitãţii de achiziţii publice, inclusiv în condiţii de fluctuatie a personalului;

2. Domeniul de aplicare

Prezenta procedură se referă la activitatea de achiziţii publice a produselor/serviciilor/lucrărilor prin achizitie directă;

Prezenta procedură se aplică în cadrul compartimentului achiziţii publice din cadrul Primariei Comunei………………… de către întreg personalul implicat în activitatea de achiziţii publice si in cadrul altor compartimente care au ca atributii achizitii publice , conform fişei postului.

Listarea compartimentelor furnizoare de date şi/sau beneficiare de rezultate ale activitãţii procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activitãţii.

Compartimente: Compartimentul Achiziţii Publice , Compartimentul contabilitate, Toate compartimentele functionale

Lista beneficiarilor de rezultate ale activităţii

Compartimente: Compartimentele funcţionale.

Documente de referință

3.1.Reglementari internationale:

Politici de ocupare a fortei de munca elaborate de:Comisia Europeana, Organizatia Internationala a Muncii, etc;

REGULAMENTUL (CE) nr. 842/2011 de stabilire a formularelor standard pentru publicarea anunțurilor în domeniul achizițiilor publice și de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 1564/2005
Vocabularul comun al achiziţiilor publice aprobat prin Regulamentul Comisiei Comunităţii Europene nr.2151/2003;
Directiva 2014/24/UE a Parlamentului European și a Consiliului din 26 februarie 2014 privind achizițiile publice și de abrogare a Directivei 2004/18/CE

3.2.Legislaţie primară:

Legea nr. 215/2001 a administratiei publice locale republicata, cu modificările şi completările ulterioare;
Legea nr.98/2016 privind achiziţiile publice
Legea nr.72/2013 privind măsurile pentru combaterea întârzierii în executarea obligaţiilor de plată a unor sume de bani rezultând din contracte încheiate între profesionişti şi între aceştia şi autorităţi contractante.
O.U.G. nr.30/2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achizitie publică, cu modificările şi completările ulterioare;
Lege nr.101/2016 privind remediile si caile de atac in materie de atribuire a contractelor de achizitie publica,a contractelor sectoriale si a contractelor de concesiune de lucrari si concesiune de servicii ,precum si pentru organizarea si functionarea Consiliului National de Solutionare a Contestatiilor

3.3.Legislaţie secundară:

Hotărârea nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziție publică/acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achizițiile publice;

H.G. nr.942/2006 pentru aprobarea Normelor de aplicare a O.U.G. nr.30/2006 privind funcţia de verificare a aspectelor procedurale aferente procesului de atribuire a contractelor de achizitie publică, cu modificările şi completările ulterioare;
Ordinul nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice

3.4 Legislatie tertiara

– Ordinul nr. 264/2016 privind stabilirea metodologiei de selecţie pentru evaluarea ex-ante a documentaţiilor de atribuire aferente contractelor/acordurilor-cadru de achiziţie publică care intră sub incidenţa art. 23 alin. (2) din anexa la Hotărârea Guvernului nr. 395/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului de achiziţie publică /acordului-cadru din Legea nr. 98/2016 privind achiziţiile publice, respectiv contractelor /acordurilor-cadru sectoriale care intră sub incidenţa art. 25 alin. (2) din anexa la Hotărârea Guvernului nr. 394/2016 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractului sectorial/acordului-cadru din Legea nr. 99/2016 privind achiziţiile sectoriale, precum şi pentru stabilirea modului de interacţiune cu autorităţile/entităţile contractante verificate.

– Ordin 281/2016 privind stabilirea formulalelor standard ale Programului anual al achizitiilr publice si Programului anual al achizitiilor sectoriale

3.5. Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice:

ROF, Dispozitii ale Primarului Comunei…………………

4. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura de sistem/operațională

4.1. Definiții ale termenilor

Nr. crt.	Termenul	Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
1.	Procedura operațională	Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat în vederea realizării activității, cu privire la aspectul processual

2.	Ediţie a unei proceduri operaţionale	Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată
3.	Revizia în cadrul unei ediţii	Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate
4.	Achiziţia de produse/servicii/lucrări prin achizitie directă	Achizitia de lucrari, de produse sau de servicii realizata de catre o autoritate contractanta de la un operator economic prin intermediul unui document justificativ –angajament legal care poate lua forma, dupa caz, a unui document fiscal, a unei comenzi sau a unui contract in conditiile art. 7 alin. 5 din Legea 98/2016
5.	Referatul de necesitate	Document intern emis de fiecare compartiment din cadrul autoritatii contractante in ultimul trimestru al anului(sau la momentul identificarii necesitatii) care contine necesitatile identificate si pretul unitar al acestora
6.	Strategia anuala de achizitie publica	Contine totalitatea proceselor de achizitie publica planificate a fi lansate de o autoritate contractanta pe parcursul unui an bugetar. In cadrul strategiei anuale de achizitie publica se elaboreaza programul anual de achizitii publice si ca anexa a acestuia o evidenta a achizitiilor directe de produse, servicii si lucrari
7.	Programul anual de achizitii publice	Document parte a strategiei anuale de achizitie publica care contine cel putin obiectul contractului, codul CPV, valoarea estimata a contractului in lei fara TVA, sursa de finantare, procedura stabilita pentru derularea procedurii, data de initiere si data de finalizare a procedurii, modaliatea de derulare si contine si o anexa cu achizitiile directe conform Ordinului ANAP nr 281/2016
8.	Nota justificativa a achizitiei directe	Document prin care compartimentul intern specializat in domeniul achizitiilor publice, ca urmare a referatelor de necesitate primite de la celelelalte compartimente functionale din cadrul autoritatii contractante, verifica incadrarea in pragurile valorice prevazute de art 7 al 5 din Legea 98/2016 si care va contine si justificarea realizarii achizitiei directe conform art 43 al 3 din HG 395/2016

4.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	P.O.	Procedura operațională
2.	E	Elaborare
3.	V	Verificare
4.	A	Aprobare
5.	Ap.	Aplicare
6.	Ah.	Arhivare

5. Descrierea procedurii operaționale

Cumpararea directa este modalitatea de achizitie reglementata de prevederile art 7 al 5 din Legea 98/2016:

„Autoritatea contractantă are dreptul de a achiziţiona direct produse sau servicii în cazul în care valoarea estimată a achiziţiei, fără TVA, este mai mică decât ……………………… lei, respectiv lucrări, în cazul în care valoarea estimată a achiziţiei, fără TVA, este mai mică decât ……………………. lei.” Si de prevederile art 43 din HG 395/2016

(1) Autoritatea contractantă are dreptul de a achiziţiona direct produse, servicii sau lucrări, în măsura în care valoarea estimată a achiziţiei, fără TVA, este mai mică decât pragurile valorice prevăzute la art. 7 alin. (5) din Lege.

(2) SICAP pune la dispoziţia autorităţilor contractante posibilitatea tehnică de a achiziţiona direct, prin intermediul catalogului electronic publicat în SICAP, produse, servicii sau lucrări a căror achiziţionare intră sub incidenţa prevederilor alin. (1).

(3) În cazul în care autoritatea contractantă nu identifică în cadrul catalogului electronic produsul, serviciul sau lucrarea care îi poate satisface necesitatea sau constată că preţul postat de operatorii economici pentru obiectul achiziţiei este mai mare decât preţul pieţei sau din motive tehnice imputabile SICAP nu este posibil

accesul la catalogul electronic, atunci autoritatea contractantă poate realiza achiziţia de la orice operator economic, elaborând în acest sens o notă justificativă.

(4) Achiziţia prevăzută la alin. (1) se realizează pe bază de document justificativ.

(5) Angajamentul legal prin care se angajează cheltuielile aferente achiziţiei directe poate lua forma unui contract de achiziţie publică sau, după caz, a unui document fiscal ori a unei comenzi, inclusiv în cazul achiziţiilor iniţiate prin intermediul instrumentelor de plată ce permit posesorului să le utilizeze în relaţia cu comercianţii în vederea efectuării de plăţi, fără numerar, pentru achiziţionarea de produse, servicii şi/sau lucrări prin intermediul unui terminal, cum ar fi, dar fără a se limita la, cardurile de plată şi/sau portofele electronice

Prin urmare autoritatea contractantă are obligaţia de a achiziţiona servicii/bunuri/lucrări EXCLUSIV din catalogul electronic disponibil pe SICAP Ca modalitate de desfasurare, conform prevederilor legale mai sus mentionate, regula este realizare achizitiei directe on line uzand in acest sens de Catalogul de produse, lucrari sau servicii disponibile in SICAP unde se identifica produsul, serviciul sau lucrarea care corespunde necesitatilor autoritatii contractante din punct de vedere tehnic si functional si se incadreaza si in alocarea bugetara aferenta.

In cazul achizitiei de produse lucrari sau de servicii care presupun prestatii mai ample sau mai complexe, neexistand posibilitatea, nici a autoritatii contractante si nici a operatorului economic de o posta in SICAP liste de cantitati, devize de lucrari, documentatii tehnice, etc., se va proceda la publicarea de catre autoritatea contractanta a intentiei de a realiza achizitia in cauza in subsectiunea Publicitate Anunturi sectiunea Documente din cadrul SICAP, sau pe site-ul propriu. Se va acorda un termen de 3-5 zile lucratoare potentialilor ofertanti de a depune oferta (la sediul autoritatii contractanate, prin e-mail, prin fax, prin posta) cu conditia ca acestia sa fie inregistrati in SICAP, (impreuna cu oferta se va depune un extras din catalogul pus la dispozitie de SICAP cu pozitia inscrisa si cu pretul ofertat din SICAP) urmand ca oferta care corespune cerintelor (fie cea cu pretul cel mai scazut ,fie cea care corespunde din punct de vedere functional ,tehnic ,etc) sa faca obiectul unei achizitii directe online.

Daca autoritatea contractanta nu identifica in Catalogul electronic din SICAP produsul, serviciul sau lucrarea care corespunde necesitatii identificate (in cazul neidentificarii se va lista un print screen din SICAP)autoritatea va cauta identificarea produsului, serviciului sau lucrarii la potentialii ofertanti de pe piata urmand a achizitiona oferta care corespunde cerintelor si de elabora in acest sens si o nota justificativa in care va motiva modul de realizare a achizitiei, adica off line.

Aceeasi nota justificativa se va intocmi si in situatia in care preturile din Catalogul de produse, lucrari sau servicii sunt mai mari decat preturile identificate de compartimentul care identifica necesitatea pe piata de profil. Pentru a face o comparatie autoritatea se va raporta la preturile achizitiilor identice facute in perioada anterioara, va consulta preturi de pe site-urile operatorilor economici sau din magazinele stationare din apropiere. In situatia realizarii achizitiei directe offline autoritatea va publica in termen de cel mult 10 zile de la data primirii documentului justificativ ce sta la baza achizitiei direct o notificare in SICAP in situatia in care valoarea depaseste 13.000 lei fara TVA.

Autoritatea contractanta are obligaţia emiterii unui DOCUMENT CONSTATATOR conţinând informaţii referitoare la îndeplinirea obligaţiilor contractuale de către contractant, în conformitate cu prevederile art. 166 alin.6 din HG nr.395/2016 exclusiv când este solicitat acest lucru de catre contractant/contractant asociat.

Documentele constatatoare emise de catre autoritatea contractanta se publică in SICAP, dupa expirarea termenelor de contestare prevăzute de Legea nr. 554/2004, cu modificarile si completarile ulterioare.

5.2. Documente utilizate

5.2.1.Lista şi provenienţa documentelor

Nr. crt.	Denumire document	Provenienta	Cod de identificare
1	2	3
1.	Referat de necesitate	Compartimente funcţionale	Nr./data
2.	Strategia anuala de achizitie publica	Compartiment intern specializat in achizitii publice	Nr./data
2.	Programul anual al achiziţiilor publice	Compartiment intern specializat in achizitii publice	Nr./data
3.	Nota justificativa a achizitiei directe	Compartiment intern specializat in achizitii publice	Nr./data
4.	Documentele justificative (factură, contract, comanda ,etc )	Furnizor produse, servicii sau lucrări	Nr./data

5.2.2. Conţinutul şi rolul documentelor

Nr. crt.	Denumire document	Rolul documentului	Instrucţiuni de completare
1	2	3
1.	Referat de necesitate	Necesitatea realizarii achizitiei directe si un cost unitar/total al, cerintele tehnice ale produsului/serviciului/lucrarii	Documentaţie
2.	Strategia anuala de achizitie publica	Identificarea nevoilor la nivel de autoritate contractanta ,valoarea estimata a achizitiei corespunzatoare fiecarei nevoi ,capacitatea profesionala la nivel de autoritate ,resursele existente care pot fi alocate derularii procesului de achizitie publica
2.	Programul anual al achiziţiilor publice	Planificarea achizitiilor publice tinand cont de necesitatile obiective de produse, lucrari, servicii, gradul de prioritate a necesitatilor, anticiparile cu privire la sursele de finantare ce urmeaza a fi identificate	Documentaţie
3.	Nota justificativa a achizitiei directe	Verificarea valorii estim. in sensul incadrarii in pragurile prevazute de art 7 al 5 din Legea 98/2016 si justificarea achizitiei off line	Documentaţie
4.	Documentele justificative	Dovada efectuării achiziţiei	Documentaţie

5.3. Resurse necesare

5.3.1. Resurse materiale

Birou de lucru şi scaune
PC -uri, acces la baza de date, reţea
imprimantă
acces nelimitat la internet
birotică şi consumabile
linie telefonică
posibilităţi de stocare a informaţiilor
dulap depozitare acte

5.3.2. Resurse umane

Personalul din cadrul Compartimentelor : Tehnic si achiziţii publice, Personalul din celelalte compartimente functionale ale autoritatii contractante pentru asigurarea componentei comisiei de evaluare a ofertelor in functie de specificul obiectului achizitiei, personal specializat din afara autoritatii contractante pentru numire ca expert cooptat in functie de specificul obiectului achizitiei.

5.3.3. Resurse financiare

Bugetul local al Comunei………………… în vederea:

achiziţionării materialelor consumabile necesare desfaşurării activităţii
asigurării serviciilor de întreţinere a logisticii
asigurării cheltuielilor de personal direct implicat în activitate, experti cooptati.

5.4. Modul de lucru

5.4.1. Planificarea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

Nr. crt.	Operaţiuni/ acţiuni	Cadrul legal	Acte justifcative	Termene de realizare
1.	Intocmirea Strategiei anuale de achizitii publice	Art 11 al 2-6 din HG 395/2016	Strategia anuala de achizitie publica	In ultimul trimestru al anului în curs /la inceputul anului viitor, (in functie de primirea referatelor de necesitate de la compartimentele functionale)
I	Programul anual de achizitii publice si anexa privind achizitiile directe	Art 12 ,art 14 din HG 395/2016	Program anual de achizitii plus anexa cuprinzand achizitiile directe	In ultimul trimestru al anului în curs/la inceputul anului viitor, (in functie de primirea referatelor de necesitate de la compartimentele functionale)
3.	Referat de necesitate	Art 3 din HG 395/2016	Referat de necesitate	In ultimul trimestru al anului în curs sau la momentul identificarii necesitatii
5.	Nota justificativa a achizitiei directe	Art 7 al 5 din Legea 98/2011 si art 43 din Hg 395/2016	Nota prin care se verifica valoarea achizitiei sub pragul prevazut de lege si se justifica si modalitatea de efectuare in cazul in care aceasta se realizeaza off line	permanent
6.	Document justificativ	Art 43 al 5 din Hg 395/2016	Angajament legal care poate lua forma unui contract,unui document fiscal sau unei comenzi	permanent

5.4.2. Derularea operaţiunilor şi acţiunilor activităţii

Etapa	Intrări De la cine?	Intrări Ce?	Denumire operațiune	Ieșiri Către cine?	R	C	I	Înregistrări
1.	Compartimente funcţionale	Referat de necesitate	Analiza referatului de necesitate	Compartiment achiziţii	CAP	CC	CC
2.	Compartiment achiziţii	Strategie anuala de achizitie publica	Totalitatea procedurilor de achizitie publica planificate a fi lansate	P	CAP	CC	CC
3.	Compartiment achiziţii	Program anual de achizitii publice cu anexa	Totalitatea contractelor de achizitie publica si a achizitiilor directe pe care autoritatea intentioneaza sa le atribuie in decursul anului urmator	P	CAP	CC	CC
4.	Compartiment achiziţii	Nota justificativa a achizitiei directe	Stabilirea valorii achizitiei si justificarea in cazul in care aceasta se realizeaza off line	P	CAP	CC	CC
5.	FPSL	Document justificativ	Realizarea achiziţiei –angajament legal care poate fi un contract de achizitie publica , un document fiscal sau o comanda	CC	CC, CAP	CAP, P	P

R – răspunde de operaţiune

C – colaborează

I – informează

5.4.3. Valorificarea rezultatelor activităţii

Mod de monitorizare :Asigurarea realizării achiziţiilor în conformitate cu prevederile legale, necesităţile reale şi cu încadrarea în bugetul aprobat.

Indicator de performanta:

valoarea achizitiilor directe sub 132.519 lei fara TVA produse servicii

Pach.dir. = ––––––––––––––––––––––––––––-x 100

valoarea totala achizitiilor

valoarea achizitiilor directe sub 441.730 lei fara TVA lucrari

Pach.dir. = ––––––––––––––––––––––––––––-x 100

valoarea totala achizitiilor

6. Responsabilități și răspunderi în derularea activității

Nr. Crt.	Compartimente (post)	Actiunea (operatiunea)
1.	Persoana desemnată pentru realizarea unei proceduri	-realizează procedurile în conformitate cu prevederile P.S. 00 Elaborarea și codificarea procedurilor formalizate ale Comunei…………………; -prezintă procedura finalizată conducătorului ierarhic superior componentei structurale la termenul stabilit.
2
3
4.	Primar	-aprobă documentele

7. Formular de evidenta a modificarilor

Nr. Crt.	Editia	Data editiei	Revizia	Data reviziei	Nr. pagina	Descrierea modificarii	Semnatura conducatorului
1	Ediția 1
2	Editia 1

8. Formular de analiza a procedurii

Nr. crt	Compartiment	Nume si prenume conducator compartiment	Inlocuitor de drept sau delegat	Aviz favorabil Semnatura Data	Aviz nefavorabil Obs. Semnatura Data
1	Achizitii publice
2	Achizitii publice

9. Formular de distribuire/difuzare

	Scopul difuzarii	Exemplar nr.	Compartiment	Funcția	Numele și prenumele	Data primirii	Semnătura
1	Aplicare		Achizitii publice
2	Informare		Achizitii publice
3	Evidenta		Achizitii publice
4	Arhivare		Biblioteca