Procedura operațională privind ALOP conform O600/2018

Entitatea publica . . . . . . Departamentul (Directia) . . . . . . . . .	Procedura operationala   Privind angajarea, lichidarea si plata cheltuielilor	Ediția . . . . . . . . .
		Revizia. . . . . . . . .. Nr. de ex. . . .
	(Denumirea procedurii de operationala) Cod: P.O. . . . . . . . . .
		Exemplar nr. . . . . . . . .  .

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale

	Elemente privindresponsabilii/operațiunea	Numele și prenumele	Funcția	Data	Semnătura
	1	2	3	4	5
1.	Elaborat
2.	Verificat
3.	Avizat
4.	Aprobat

Cuprins

Numărul componentei în cadrul procedurii operaționale	Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale	Pagina
	Pagina de garda
	Cuprins
1.	Scop
2.	Domeniu de aplicare
3.	Documente de referinta
4.	Definitii si abrevieri
5.	Descrierea activitatii sau procesului
6.	Responsabilitati
7.	Formular de evidenta a modificarilor
8.	Formular de analiza a procedurii
9.	Formular de distribuie/difuzare
10.	Anexe, inlusiv diagrama de proces

1. Scopul procedurii operaționale

Prezenta procedură are ca scop:

1.1. Stabilirea unui set unitar de reguli pentru reglementarea activităţii de angajare, lichidare, ordonanţare şi plata cheltuielilor;

1.2. Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, avizarea şi aprobarea documentelor aferente acestei activităţi.

2. Domeniul de aplicare

Procedura se aplică în cadrul Institutiei……………., inclusiv pentru fondurile europene nerambursabile. Procedura se aplica de catre Serviciul Contabilitate si este obligatorie pentru toate serviciile si compartimentele institutiei..

3. Documente de referință

• Legea nr.500/2002, privind finanţele publice, cu modificarile si completarile ulterioare;
• Legea Contabilităţii nr.82/1991, cu modificarile si completarile ulterioare;;
• OMFP nr. 1792/2002, de aprobare a Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţareaşi plată a cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea angajamentelor bugetare şi legale.
• ORDIN nr. 547 din 20 martie 2009 pentru modificarea şi completarea Normelor metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanţarea şi plata cheltuielilor instituţiilor publice, precum şi organizarea, evidenţa şi raportarea angajamentelor bugetare şi legale, aprobate prin Ordinul ministrului finanţelor publice nr. 1.792/2002
• OMFP nr. 2281 din 7 iulie 2009 pentru aplicarea prevederilor art. 36 din Ordonanţa de urgenţă a Guvernului nr. 34/2009 cu privire la rectificarea bugetară pe anul 2009 şi reglementarea unor măsuri financiar-fiscale, cu modificarile si completarile ulterioare
• ORDIN nr. 1954 din 16 decembrie 2005 pentru aprobarea Clasificaţiei indicatorilor privind finanţele publice, cu modificarile si completarile ulterioare
• ORDIN nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinzând standardele de control intern/managerial la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control intern/managerial* – REPUBLICARE

4. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura de sistem/operațională

4.1. Definiții ale termenilor

Nr. Crt.	Termenul	Definiţia si/sau daca este cazul, actul care defineşte termenul
1.	Procedura operaţionala	Prezentarea formalizată, in scris, a tututor paşilor ce trebuie urmaţi, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat in vederea realizării activitatii, cu privire la aspectul procesual
2.	An bugetar	Anul financiar pentru care se aprobă bugetul; anul bugetar este anul calendaristic care începe la data de 1 ianuarie şi se încheie la data de 31 decembrie.
3.	Angajament bugetar	Orice act prin care o autoritate competentă, potrivit legii,afectează fonduri publice unei anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate.
4.	Angajament legal	Faza în procesul execuţiei bugetare reprezentând orice act juridic din care rezultă sau ar putea rezulta o obligaţie pe seama fondurilor publice.
5.	Angajament legal provizoriu	proiectul de angajament legal provizoriu aprobat de presedinte/ sef Serviciu / sef compartiment
6.	Articol bugetar	subdiviziune a clasificatiei cheltuielilor bugetare, determinate in functie de caracterul economic al operatiunilor in care acestea se concretizeaza si care desemneaza natura unei cheltuieli, indiferent de actiunea la care se refera;
7.	Buget	Buget
8.	Clasificatie bugetara	– gruparea veniturilor si cheltuielilor bugetare intr-o ordine obligatorie si dupa criterii unitare;
9.	Cereri de tragere	document pe care debitorul il prezinta bancii creditoare si prin care se solicita virarea unor sume din creditul contractat;
10.	Conformitate	caracteristica unei operatiuni, a unor acte sau fapte administrative produse in cadrul unei entitati publice de a corespunde politicii asumate in mod expres in domeniul respectiv de catre entitatea in cauza sau de catre o autoritate superioara acesteia,potrivit legii;

 

4.2. Abrevieri ale termenilor

	Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
	1.	P.O.	Procedura operațională
	2.	E	Elaborare
	3.	V	Verificare
	4.	A	Aprobare
	5.	Ap.	Aplicare
	6.	Ah.	Arhivare

 

5. Descrierea procedurii operaționale

Generalitati

Prezenta procedură operaţională stabileşte modalitatea şi etapele care trebuie parcurse în vederea întocmirii documentelor eferente angajării cheltuielilor, lichidării, ordonanţării şi plăţii în cadrul INSTITUTIEI ……

1.2. Modul de lucru

Execuţia bugetară se bazează pe principiul separării atribuţiilor persoanelor care au calitatea de ordonator de credite de atribuţiile persoanelor care au calitatea de contabil, în calitate de ordonator de credite este autorizat să angajaze, să lichideze şi să ordonanţeze cheltuieli pe parcursul exerciţiului bugetar, în limita creditelor bugetare aprobate.

Plata cheltuielilor se efectuează de persoanele autorizate care, potrivit legii, poartă denumirea generică de contabil.

Operaţiunile specifice angajării, lichidării şi ordonanţării cheltuielilor sunt în competenţa primarului şi se efectuează pe baza propunerilor compartimentelor de specialitate, avizate.

În cazul în care primarul nu este prezent în instituţie, aflandu-se în deplasare, sau în alte situaţii, acesta poate delega prin ordin persoana imputernicită să semneze pentru şi în numele acestuia.

Actul de delegare (ordinul) emis trebuie să specifice limitele şi condiţiile delegării, respectiv atribuţiile persoanelor delegate să semneze documente de angajare, lichidare şi ordonanţare a cheltuielilor precum şi subdiviziunile clasificaţiei bugetului aprobat pentru care au fost imputernicite să efectueze aceste operaţiuni şi termenul de evalabilitate a imputernicirii.

Actul de delegare, însoţit de specimenele de semnături ale persoanele imputernicite, trebuie comunicate:

• Persoanelor imputernicite;
• Conducătorului Institutiei, care nu poate efectua nici o plată ordonanţată de o persoană care nu a fost imputernicită în acest sens;
• Persoanei împuternicite să exercite controlul financiar preventiv (CFP).

In cazul in care actul de încetare a delegării persoanei cu anumite atributii inceteaza, acesta se comunică persoanelor menţionate mai sus.

ANGAJAREA CHELTUIELILOR

Angajarea oricarei cheltuieli din fonduri publice îmbraca doua forme de angajamente: Angajamentul legal – faza în procesul executiei bugetare reprezentând orice act juridic din care rezulta sau ar putea rezulta o obligatie pe seama fondurilor publice.

Angajamentul legal trebuie sa se prezinte sub forma scrisa si sa fie semnat de ordonatorul de credite. Angajamentul legal ia forma unui contract de achizitie publica, comanda, conventie, contract de munca, acte de control, acord de împrumut etc.

În toate actele juridice prin care se contracteaza o datorie a statului rezultata din contractarea unor împrumuturi interne sau externe sau o datorie rezultata dintr-un contract, comanda etc. trebuie sa se faca mentiuni cu privire la institutia care are prevazute în buget creditele aferente angajamentului respectiv si subdiviziunea bugetara la care sunt prevazute acestea si de la care urmeaza sa se faca plata. Sarcina înscrierii datelor respective revine compartimentelor de specialitate care elaboreaza proiectele angajamentelor legale. Înainte de a angaja si a utiliza creditele bugetare, respectiv înainte de a lua orice masura care ar produce o cheltuiala, ordonatorii de credite trebuie sa se asigure ca masura luata respecta principiile unei bune gestiuni financiare, ale unui management financiar sanatos, în special ale economiei si eficientei cheltuielilor. În acest scop utilizarea creditelor bugetare trebuie sa fie precedata de o evaluare care sa asigure faptul ca rezultatele obtinute sunt corespunzatoare resurselor utilizate.

Proiectele angajamentelor legale reprezinta decizii de principiu luate de ordonatorii de credite, care implica o obligatie de efectuare a unei cheltuieli fata de terte persoane. Aceste proiecte de angajamente legale nu pot fi aprobate de catre ordonatorul de credite decât daca au primit în prealabil viza de control financiar preventive si juridic în conditiile legii. Angajarea si ordonantarea cheltuielilor se efectueaza numai cu viza prealabila de control financiar preventiv propriu, potrivit dispozitiilor legale. La institutiile publice la care operatiunile sunt supuse controlului financiar preventiv delegat angajarea si ordonantarea cheltuielilor se efectueaza si cu viza prealabila a controlorului delegat, conform legislatiei în vigoare.

Proiectul de angajament legal se prezinta pentru viza de control financiar preventiv propriu împreuna cu formularul „Propunere de angajare a unei cheltuieli în limita creditelor de angajament” sau împreuna cu formularul „Propunere de angajare a unei cheltuieli în limita creditelor bugetare”, dupa caz, potrivit modelelor prezentate în anexele nr. 1a) si 1b) la prezentele norme metodologice.

Angajarea cheltuielilor se efectueaza în tot cursul exercitiului bugetar, astfel încât sa existe certitudinea ca bunurile si serviciile care fac obiectul angajamentelor vor fi livrate, respectiv prestate, si se vor plati în exercitiul bugetar respectiv. Ordonatorii de credite nu pot angaja cheltuieli într-o perioada în care se stie ca bunul, lucrarea sau serviciul nu va putea fi executat, receptionat si platit pâna la data de 31 decembrie a exercitiului bugetar curent, respectiv ultima zi de plata prevazuta în Programul calendaristic pentru derularea principalelor operatiuni de încheiere a exercitiului bugetar, cu exceptia actiunilor multianuale. În situatia în care, din motive obiective, angajamentele legale de cheltuieli nu pot fi platite pâna la finele anului, acestea se vor plati din creditele bugetare ale exercitiului bugetar urmator.

Ordonatorilor de credite li se interzice sa ia cu buna stiinta masuri care au ca obiect angajarea de cheltuieli peste sumele aprobate în buget, la partea de cheltuieli, cu exceptia angajamentelor multianuale efectuate în conditiile legii. Ordonatorii de credite nu pot încheia nici un angajament legal cu terte persoane fara viza de control financiar preventiv si juridic decât în conditiile autorizate de lege. Dupa semnarea angajamentului legal de catre ordonatorul de credite acesta se transmite compartimentului de contabilitate pentru înregistrare în evidenta cheltuielilor angajate.

        Angajamentul bugetar – orice act prin care o autoritate competenta, potrivit legii, afecteaza fonduri publice unor anumite destinatii, în limita creditelor bugetare aprobate. În aplicarea principiului anualitatii, potrivit caruia „platile efectuate în cursul unui an bugetar în contul unui buget apartin exercitiului corespunzator de executie a bugetului respectiv”, si a prevederilor legale, potrivit carora pentru a efectua o plata este obligatorie parcurgerea prealabila a celor trei faze, respectiv angajarea, lichidarea, ordonantarea, se impune punerea în rezerva a creditelor bugetare angajate, astfel încât toate angajamentele legale încheiate în cursul unui exercitiu bugetar sau în exercitiile precedente de ordonatorul de credite sau de alte persoane împuternicite sa poata fi platite în cursul exercitiului bugetar respectiv, în limita creditelor bugetare aprobate. În vederea respectarii acestei cerinte, angajamentul bugetar prin care au fost rezervate fonduri publice unei anumite destinatii, în limita creditelor bugetare aprobate, preceda angajamentul legal.

Este interzis ordonatorilor de credite aprobarea unor angajamente legale fara asigurarea ca au fost rezervate si fondurile publice necesare platii acestora în exercitiul bugetar, cu exceptia actiunilor multianuale.

Valoarea angajamentelor legale nu poate depasi valoarea angajamentelor bugetare si, respectiv, a creditelor bugetare aprobate, cu exceptia angajamentelor legale aferente actiunilor multianuale care nu pot depasi creditele de angajament aprobate în buget. Angajarea cheltuielilor trebuie sa se faca întotdeauna în limita disponibilului de credite bugetare si, respectiv, în limita disponibilului de credite de angajament pentru actiuni multianuale. În scopul garantarii acestei reguli, angajamentele legale, respectiv toate actele prin care statul sau unitatile administrativ-teritoriale contracteaza o datorie fata de tertii creditori, sunt precedate de angajamente bugetare, respectiv de rezervarea creditelor necesare platii angajamentelor legale.

Angajamentele bugetare pot fi:

• angajamente bugetare individuale;

Angajamentul bugetar individual este un angajament specific unei anumite operatiuni noi care urmeaza sa se efectueze. Angajamentul bugetar individual se prezinta la viza persoanei împuternicite sa exercite controlul financiar preventiv în acelasi timp cu proiectul angajamentului legal individual.

• angajamente bugetare globale. Pentru cheltuieli curente de natura administrativa, ce se efectueaza în mod repetat pe parcursul aceluiasi exercitiu bugetar, se pot întocmi propuneri de angajamente legale provizorii, materializate în bugete previzionale, care se înainteaza pentru viza de control financiar preventiv împreuna cu angajamentele bugetare globale.

Angajamentul bugetar global este un angajament bugetar aferent angajamentului legal provizoriu care priveste cheltuielile curente de functionare de natura administrativa, cum ar fi:

• cheltuieli de deplasare;
• cheltuieli de protocol;
• cheltuieli de întretinere si gospodarie (încalzit, iluminat, apa, canal, salubritate, posta, telefon, radio, furnituri de birou etc.);
• cheltuieli cu asigurarile;
• cheltuieli cu chiriile;
• cheltuieli cu abonamentele la reviste, buletine lunare etc.
• cheltuieli cu salariile pentru toate categoriile de personal;
• cheltuieli cu contribuţii pentru asigurări sociale de stat;
• cheltuieli cu contribuţii pentru ajutorul de şomaj;
• cheltuieli de deplasări, detaşări, transferuri;
• cheltuieli cu contribuţiile pentru constituirea fondului de asigurări sociale de sănătate;
• cheltuieli privind drepturile cu caracter social;
• cheltuieli cu chiriile.

În cazul angajamentelor legale provizorii ordonatorul de credite verifica faptul ca angajamentele legale individuale încheiate sa nu depaseasca valoarea angajamentelor provizorii care au fost emise anterior.

Angajamentele legale individuale aprobate pâna la finele anului, acoperite de aceste angajamente legale provizorii, nu trebuie înaintate pentru viza de control financiar preventiv. Angajamentele legale individuale care depasesc valoarea angajamentelor legale provizorii se supun vizei de control financiar preventiv.

Angajamentele bugetare se realizeaza prin emiterea unui document scris privind angajamentul bugetar individual si angajamentul bugetar global, prin care se certifica existenta unor credite bugetare disponibile si se pun în rezerva (se blocheaza) creditele aferente unei cheltuieli, potrivit destinatiei prevazute în buget.

Propunerile de angajamente se înainteaza din timp persoanei împuternicite cu exercitarea controlului financiar preventiv, pentru a da posibilitate acesteia sa îsi exercite atributiile conform legii. Propunerea de angajare a unei cheltuieli în limita creditelor bugetare trebuie însotita de toate documentele justificative aferente si, daca este cazul, de orice alte documente si informatii solicitate de catre persoana împuternicita sa exercite controlul financiar preventiv. La finele anului persoana împuternicita sa exercite controlul financiar preventiv analizeaza modul de realizare a cheltuielilor care au facut obiectul angajamentelor bugetare globale, precum si daca totalul angajamentelor legale individuale aferente acestora este la nivelul angajamentelor legale provizorii. În cazul în care nu exista diferente semnificative între cheltuielile previzionate si cele definitive, persoana împuternicita sa exercite controlul financiar preventiv avizeaza angajamentul bugetar global care devine definitiv.

Daca persoana împuternicita sa exercite controlul financiar preventiv constata diferente semnificative, atunci poate hotarî asupra includerii în viitor a cheltuielilor de natura celor care au facut obiectul angajamentelor bugetare globale în categoria angajamentelor bugetare individuale. Avizarea consta în semnarea de catre persoana împuternicita sa exercite controlul financiar preventiv sau înlocuitorul de drept al acesteia a propunerii de angajare a unei cheltuieli si a angajamentului bugetar, care vor fi stampilate si datate.

Avizarea proiectelor de angajamente legale se poate face dupa îndeplinirea urmatoarelor conditii:

• proiectul de angajament legal a fost prezentat în conformitate cu prezentele norme metodologice;
• existenta creditelor bugetare disponibile la subdiviziunea corespunzatoare din bugetul aprobat;
• proiectul de angajament legal se încadreaza în limitele angajamentului bugetar, stabilite potrivit legii;
• proiectul de angajament legal respecta toate prevederile legale care îi sunt aplicabile, în vigoare la data efectuarii sale (controlul de legalitate);
• proiectul de angajament legal respecta sub toate aspectele ansamblul principiilor si regulilor procedurale si metodologice care sunt aplicabile categoriei de cheltuieli din care fac parte (controlul de regularitate).

Persoana împuternicita sa exercite controlul financiar preventiv poate sa refuze acordarea vizei daca considera ca nu sunt îndeplinite conditiile mentionate mai sus. Dupa avizarea angajamentului bugetar individual sau global, dupa caz, de catre persoana împuternicita sa exercite controlul financiar preventiv, acesta se semneaza de ordonatorul de credite si se transmite compartimentului de contabilitate pentru înregistrare în evidenta cheltuielilor angajate.

Creditele bugetare neangajate, precum si creditele bugetare angajate si neutilizate pâna la finele exercitiului bugetar sunt anulate de drept. Orice cheltuiala angajata si neplatita pâna la data de 31 decembrie a exercitiului bugetar curent se va plati în contul bugetului pe anul urmator din creditele bugetare aprobate în acest scop. Aceasta cheltuiala trebuie sa se raporteze la finele anului curent pe baza datelor din contabilitatea cheltuielilor angajate.

În angajamentele legale individuale si cele provizorii, precum si în angajamentele bugetare individuale sau globale se precizeaza subdiviziunile bugetul aprobat. Salariile personalului cuprins în statele de functii anexate bugetului aprobat si obligatiile aferente acestora, pensiile si ajutoarele sociale stabilite conform legilor în vigoare, precum si cheltuielile cu dobânzile si alte cheltuieli aferente datoriei publice se considera angajamente legale si bugetare de la data de 1 ianuarie a fiecarui an cu întreaga suma a creditelor bugetare aprobate.

În situatia în care se impune majorarea sau diminuarea unor angajamente legale, este necesara elaborarea unor propuneri de modificare a angajamentelor legale si bugetare initiale, însotite de memorii justificative.

Proiectele de angajamente legale/proiectele de angajamente legale provizorii sunt transmise de compartimentele solicitante catre serviciul/compartimentul de specialitate in vederea emiterii propunerii de angajare a unei cheltuieli si angajamentului bugetar astfel:

• compartimentului de achizitii publice pentru achizitii de bunuri si servicii
• serviciului economic, administrativ, si resurse umane pentru deplasari interne, externe, plata salariilor, alte drepturi salariale etc

Propunerea de angajare a unei cheltuieli insoţeşte proiectul angajamentului legal (contract de achiziţie publică, note de comandă, referate de necesitate, convenţie, acte de control, acord de împrumut ). Se întocmeşte numai dacă există credite bugetare disponibile şi numai pentru rezervarea acestora, de persoana desemnată prin ordinul primarului, cu atribuţii de evidenţă a angajamentelor bugetare şi legale, care răspunde pentru realitatea datelor înscrise în document şi semnează la compartimentul de contabilitate din cadrul INSTITUTIEI …… Propunerea de angajare a unei cheltuieli se efectuează de persoana nominalizată prin ordinul primarului pentru întocmirea şi evidenţa ALOP şi circulă la:

• compartimentul solicitant;
• consilierul juridic pentru avizare;
• serviciul economic pentru avizare;
• la persoana care acordă viza de control financiar preventiv propriu (CFP);
• la ordonatorul de credite spre aprobare.

Angajament bugetar individual / global

Angajamentul bugetar este documentul prin care se afectează fonduri publice unor anumite destinaţii, în limita creditelor bugetare aprobate. Angajamentul bugetar individual însoţeşte şi se supune avizării împreună cu proiectul angajamentului legal individual ( contract, comandă, referat de necesitate, contract de muncă, acte de control, acord de împrumut, etc, ). Se întocmeşte de persoana desemnată prin ordinul primarului cu atribuţii de a evidenţia angajamentelor bugetare şi legale, care răspunde pentru realitatea datelor înscrise în document şi semnează la compartimentul de contabilitate din cadrul INSTITUTIEI …… Angajamentul bugetar circulă împreună cu propunerea de angajare a unei cheltuieli:

• la persoana care acordă viza de control financiar preventiv propriu ;
• la ordonatorul de credite spre aprobare;

Proiectul de angajament legal provizoriu – îmbracă forma unui buget previzional.

Bugetele previzionale se întocmesc potrivit clasificaţiei bugetare pe: titlu,capitol, subcapitol, articol, alineat de cheltuială de către INSTITUTIA ….., pe baza propunerilor compartimentelor de specialiate. Bugetul previzional va fi însoţit de „Angajamentul bugetar global” .Bugetul previzional va fi întocmit de şeful compartimentului de contabilitate şi se supune aprobării ordonatorului de credite. Pe parcursul anului, pentru cheltuielile înscrise în bugetul previzional, se întocmeşte „Propunerea de angajare a unei cheltuieli” pe baza solicitărilor compartimentelor de specialitate din INSTITUTIA ……

Angajamentele legale individuale aprobate până la finele anului , acoperite de angajamentele legale provizorii nu se supun vizei de control financiar preventiv . Angajamentele legale individuale care depăşesc valoarea angajamentelor legale provizorii se supun vizei de control financiar preventiv.

LICHIDAREA CHELTUIELILOR

Lichidarea cheltuielilor se efectuează de către persoana nominalizată prin ordinul primarului pentru întocmirea şi evidenţa ALOP.

Este faza în procesul execuţiei bugetare care are ca scop verificarea prin care se urmăreşte:

• existenţa angajamentelor;
• realitatea sumei datorate;
• condiţiile de exigibilitate ale angajamentului legal pe baza documentelor justificative care să ateste operaţiile respective.

Documentele justificative de lichidare a unei cheltuieli sunt acele documente justificative care atestă realitatea bunurilor livrate, serviciului efectuat, lucrărilor executate, urmărind:

• livrarea bunurilor ;
• prestarea serviciului;
• efectuarea lucrării;
• existenţa unui titlu executoriu;
• existenţa unui acord de împrumut, acord de grant, etc.

Salariile şi indemnizaţiile vor fi lichidate în baza statelor de plată colective, întocmite de compartimentul de specialitate , cu excepţia cazurilor în care este necesară lichidarea individuală.

Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sunt factura fiscală sau alte formulare ori documente cu regim special, aprobate potrivit legii, prezentate în original şi completate cu toate datele cerute de formular. Determinarea sau verificarea existenţei sumei datorate creditorului se efectuează de către persoanele din compartimentele INSTITUTIEI ….. care au solicitat angajarea cheltuielilor, pe baza datelor înscrise în factură şi a documentelor întocmite de comisia de recepţie constituită potrivit legii (Proces-verbal de recepţie, în cazul mijloacelor fixe, Nota de recepţie şi constatare de diferenţe, în cazul bunurilor materiale, altele decât mijloacele fixe).

Documentele care atestă bunurile livrate, lucrările executate şi serviciile prestate sau din care reies obligaţii de plată certe se vizează pentru „Bun de plată” de către ordonatorii de credite si „Certificat in privinta regularitatii si conformitatii” de catre persoana desemnata prin ordin al primarului. Condiţiile de exigibilitate a obligaţiei se verifică pe baza datelor cuprinse în angajamentele legale, care trebuie să cuprindă şi date cu privire la termenele de plată a obligaţiei. Documentele care atestă parcurgerea fazei de lichidare a cheltuielilor, stau la baza înregistrării în contabilitatea patrimonială pentru reflectarea serviciului efectuat şi a obligaţiei de plată faţă de terţii creditori.

ORDONANŢAREA CHELTUIELILOR

Ordonananţarea cheltuielilor se efectuează de către persoana nominalizată prin ordin de catre primar pentru întocmirea şi evidenţa ALOP.

Ordonanţarea cheltuielilor – este faza în procesul execuţiei bugetare în care se confirmă că:

• livrările de bunuri au fost efectuate, serviciile prestate, lucrările executate prin aplicarea vizei„Certificat in privinta regularitatii si conformitatii” de catre persoana desemnata prin ordin al presedintelui institutiei;
• cheltuielile au fost lichidate prin aplicarea vizei de „Bun de plată” de către compartimentul care a solicitat angajarea cheltuielilor;
• plata poate fi realizată. Ordonanţarea de plată este documentul intern prin care ordonatorul de credite dă dispoziţie conducătorului INSTITUTIEI ….. – Contabilitate să întocmească instrumentele de plată a cheltuielilor. Modelul formularului „Ordonanţare de plată” se intocmeste conform modelului din normele metodologice in vigoare.

Ordonanţarea de plată se întocmeşte în cadrul INSTITUTIEI ….. – Financiar-Contabilitate, de către persoana desemnată cu atribuţii în evidenţa angajamentelor bugetare. Ordonanţarea de plată va fi însoţită de documentele justificative în original. Facturile în original sau alte documente întocmite în vederea plăţii cheltuielilor vor purta obligatoriu numărul, data notei contabile şi semnătura persoanei care a înregistrat în contabilitate lichidarea cheltuielilor.

În cazuri excepţionale, când nu este posibilă prezentarea documentelor justificative în original, vor fi acceptate şi copii ale documentelor justificative, certificate pentru conformitatea cu originalul de persoana delegată cu aceste atribuţii privind evidenţa angajamentelor bugetare.

În situaţia în care, în conformitate cu prevederile contractuale, urmează să se efectueze plata în rate a bunurilor livrate, lucrărilor executate şi a serviciilor prestate, se vor avea în vedere următoarele:

• prima ordonanţare de plată va fi însoţită de documentele justificative care dovedesc obligaţia către creditor pentru plata ratei respective;
• ordonanţările de plată ulterioare vor face referire la documentele justificative deja transmise conducătorului INSTITUTIEI ….. –-Contabilitate.

La emiterea ordonanţării de plată finale persoana delegată cu atribuţii pe linia evidenţei angajamentelor bugetare şi a întocmirii ordonanţărilor de plată consemnează, iar ordonatorul de credite confirmă, că operaţiunea s-a finalizat.

După întocmire, „Ordonanţarea de Plată” circulă la:

• ordonatorul de credite pentru aprobare, cu aplicarea ştampilei „ bun de plată”;
• compartimentul financiar-contabilitate pentru obţinerea vizei, efectuarea plăţii şi pentru arhivare.
• compartimentul de specialitate care a solicitat angajarea cheltuielilor, (se aplică pe factura in original viza cu aplicarea amprentei ştampilei „Certificat în privinţa regularităţii şi conformităţii ” prin care se confirmă corectitudinea sumelor de plată, livrarea bunurilor, executarea lucrărilor şi prestarea serviciilor);
• persoana împuternicită cu exercitarea controlul financiar preventiv propriu prin aplicarea semnăturii şi amprenta ştampilei; În cazul în care ordonanţarea de plată nu se avizează, se aplică prevederile pct. 1 „Angajarea cheltuielilor”. Persoana împuternicită să exercite controlul financiar preventiv se asigură că ordonanţările supuse vizei se referă la angajamente de cheltuieli deja vizate şi că sunt îndeplinite condiţiile de lichidare a angajamentelor. Ordonanţările de plată ce nu sunt vizate de persoana împuternicită să exercite control financiar preventiv sunt nule şi fără valoare pentru primar şi pentru contabilitate, care urmează să facă plata, dacă nu sunt autorizate în condiţiile prezentei proceduri .

După aprobare, ordonanţarea de plată împreună cu toate documentele justificative în original se înaintează conducătorului INSTITUTIEI ….. pentru plată.

Nici o ordonanţare de plată nu va fi semnată de ordonatorul de credite decât dacă:

• este completată cu toate datele cerute de formular;
• este însoţită de toate documentele justificative
• poartă semnătura compartimentului de specialitate şi a compartimentului
• financiar- contabil;
• poartă viza de control financiar preventiv propriu.

PLATA CHELTUIELILOR

Plata cheltuielilor este faza finală a execuţiei bugetare prin care INSTITUTIA ….. este eliberată de obligaţiile sale faţă de terţi creditori. Plata cheltuielilor este asigurată de INSTITUTIA …..–financiar-contabilitate, după ce au fost verificate următoarele aspecte:

• cheltuielile care urmează să fie plătite au fost angajate, lichidate şi ordonanţate;
• există credite bugetare deschise/repartizate şi disponibilităţi în conturi de disponibil;
• subdiviziunea bugetului aprobat de la care se efectuează plata este cea corectă şi corespunde naturii cheltuielilor respective;
• există toate documentele justificative care să justifice plata;
• semnăturile de pe documentele justificative aparţin persoanelor desemnate să exercite atribuţii ce decurg din procesul executării cheltuielilor bugetare, potrivit legii;
• beneficiarul sumelor este cel îndreptăţit potrivit documentelor care atestă serviciul efectuat; · suma datorată beneficiarului este corectă;
• documentele de angajare şi ordonanţare au primit viza de control financiar preventiv;
• documentele sunt întocmite cu toate datele cerute de formular;
• alte condiţii prevăzute de lege.

Plata nu poate fi efectuată in urmatoarele situatii:

• în cazul în care nu există credite bugetare deschise şi/sau repartizate ori disponibilităţile sunt insuficiente;
• când nu există confirmarea serviciului efectuat şi documentele nu sunt vizate pentru „Bun de plată”;
• când beneficiarul nu este cel faţă de care instituţia are obligaţii;
• când nu există viza de control financiar preventiv pe ordonanţarea de plată;
• când nu există aprobarea ordonatorului principal de credite. În cazul constatării unei erori în legătură cu plata ce urmează să fie efectuată, persoana împuternicită cu efectuarea acestei operaţiuni suspendă plata.

Motivele deciziei de suspendare a plăţii se prezintă într-o declaraţie scrisă care se trimite ordonatorului de credite şi, spre informare, persoanei împuternicite să exercite controlul financiar preventiv. Ordonatorul de credite poate solicita în scris şi pe propria răspundere efectuarea plăţilor. Având în vedere caracteristicile specifice ale unor cheltuieli globale, reglementate prin acte normative în vigoare, lunar se va întocmi o singură „Ordonanţare de plată”, pentru:

• plata salariilor şi îndemnizaţiilor;
• plata compensării chiriei stabilită pentru locuinţele de serviciu şi chiria datorată pe baza unui contract de închiriere;
• plata contravalorii transportului prevăzut în actele normative în vigoare.

DISPOZIŢII GENERALE PRIVIND EFECTUAREA PLĂŢILOR

Deschiderea conturilor de cheltuieli şi de disponibilităţi de către INSTITUTIA ….. se efectuează potrivit normelor privind organizarea şi funcţionarea trezoreriilor statului. În vederea efectuării cheltuielilor, persoana nominalizată pentru întocmirea şi evidenţa ALOP din cadrul INSTITUTIEI ….. – financiar-contabilitate are obligaţia de a întocmi şi de a prezenta unităţii de trezorerie şi contabilitate publică la care instituţia are conturile deschise:

• bugetul de venituri şi cheltuieli aprobat şi repartizat pe trimestre, pe modelele elaborate de Ministerul Finanţelor Publice si comunicate catre ordonatorii de credite;
• programul de investiţii aprobat în condiţiile legii;
• lista cu specimenele de semnături ale persoanelor delegate cu atribuţii de ordonator de credite, ale persoanelor împuternicite cu efectuarea plăţilor cât şi amprenta ştampilei institutiei.

Creditele bugetare aprobate în buget vor putea fi utilizate numai după deschiderea de credite şi/sau alimentarea cu fonduri a conturilor deschise pe seama acestora. Ordinele de plată se emit pe numele fiecărui creditor. Acestea vor fi datate şi vor avea înscrise în spaţiul rezervat obiectul plăţii şi subdiviziunea bugetului aprobat de la care se face plata. Ordinele de plată se înscriu într-un registru distinct, vor purta un număr de ordine unic, începând cu numărul 1 în ordine crescătoare pentru fiecare exerciţiu bugetar. Un ordin de plată nu poate cuprinde plăţi referitoare la mai multe subdiviziuni ale bugetului aprobat. Ordinele de plată se emit pe baza documentelor justificative din care să reiasă că urmează să se achite integral sau parţial o datorie contractată şi justificată. Se exceptează de la această regulă ordinele de plată ce se emit pentru plata de avansuri efectuate în condiţiile legii.

Din conturile de cheltuieli bugetare sau de disponibilităţi, după caz, se poate ridica, pe bază de cecuri pentru ridicare de numerar, numerarul pentru efectuarea plăţilor de salarii, premii, deplasări, protocol precum şi pentru alte cheltuieli care nu se pot efectua prin virament, cum ar fi:

• contravaloarea transportului;
• contravaloarea chiriei;
• ajutoare etc.

În fila de cec se menţionează şi natura cheltuielilor care urmează să se efectueze din numerarul ridicat. În vederea efectuării de plăţi în numerar pentru deplasări sau achiziţionarea de bunuri, executarea de lucrări sau prestarea de servicii se pot acorda avansuri în numerar persoanelor desemnate pe baza „Dispoziţiei de plată / încasare către casierie”, semnată de primar şi de persoana care acordă viza de control financiar preventiv. Justificarea avansurilor în numerar se efectuează în baza documentelor justificative eliberate de agenţii economici sau de persoane fizice autorizate, respectiv facturi fiscale, chitanţe, sau alte formulare ori documente privind activitatea financiară şi contabilă cu regim special, aprobate potrivit legii. Acordarea avansurilor se realizează cu respectarea actelor normative în vigoare la data efectuării plăţii.

ORGANIZAREA EVIDENŢA ŞI RAPORTAREA ANGAJAMENTELOR BUGETARE ŞI LEGALE

Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale este ţinută în cadrul INSTITUTIEI ….. – financiar – contabilitate de către persoana nominalizată prin ordinul primarului  pentru întocmirea şi evidenţa ALOP. Scopul organizării evidenţei angajamentelor bugetare este de a furniza informaţii în orice moment şi pentru fiecare subdiviziune a bugetului aprobat pentru exerciţiul bugetar curent cu privire la alocaţiile bugetare consumate prin angajare şi prin comparaţie să se determine alocaţiile bugetare disponibile care pot fi angajate în viitor. Evidenţa angajamentelor bugetare şi legale se conduce utilizând metoda „partidă simplă”, de către persoanele desemnate. Evidenţa creditelor aprobate pentru efectuarea de cheltuieli stabilite prin buget se ţine cu ajutorul contului 8060 „Credite bugetare aprobate”. Contabilitatea analitică a alocaţiilor aprobate se ţine pe titluri, articole şi alineate, în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat. Evidenţa angajamentelor bugetare, respectiv a sumelor rezervate în vederea efectuării unor cheltuieli bugetare, în limita alocaţiilor bugetare aprobate, se ţine cu ajutorul contului 8066 „Angajamente bugetare”. Contabilitatea analitică a angajamentelor bugetare se ţine pe titluri, articole şialineate în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat. Evidenţa angajamentelor legale aprobate de ordonatorul de credite în limita alocaţiilor bugetare aprobate se ţine cu ajutorul contului 8067 „Angajamente legale”. Contabilitatea analitică a angajamentelor legale se ţine pe titluri, articole şi alineate în cadrul fiecărui subcapitol sau capitol al bugetului aprobat. Compararea datelor din conturile 8060 „Credite bugetare aprobate” şi 8066 „Angajamente bugetare” este necesară pentru determinarea alocaţiilor.

6. Responsabilități și răspunderi în derularea activității

	Scopul difuzării	Nr. ex.	Compartiment / Comisie	Funcţia	Nume prenume	Data primirii	Semnătură
1	Aplicare	1	Comaptiment contabilitate	Contabil
2.	Informare	1	–	–
3	Evidenta	1	Compatiment Contabilitate	Contabil
4.	Arhivare	1	Arhivar	Arhivar

7. Formular de evidenta a modificarilor

Nr. Crt. Editia Data editiei Revizia Data reviziei Nr. pagina Descrierea modificarii Semnatura conducatorului 1. Editia 1 – – – – – 2. 3. 4.

 

8. Formular de analiza a procedurii

Nr. crt	Compartiment	Nume si prenume conducator compartiment	Inlocuitor de drept sau delegat	Aviz favorabil		Aviz nefavorabil
				Semnatura	Data	Obs.	Semnatura	Data
1.	Toate comapartimentele
2.	Toate comapartimentele

 

9. Formular de distribuire/difuzare

Scopul difuzării Nr. ex. Compartiment / Comisie Funcţia Nume prenume Data primirii Semnătură   1   Aplicare   1  Comaptiment contabilitate  Contabil 2. Informare 1 – – 3 Evidenta 1  Compatiment Contabilitate Contabil 4.   Arhivare 1 Arhivar Arhivar

 

10. Anexe
    

	Nr. anexă	Denumirea anexei	Elaborator	Aprobă		Număr de exemplare		Difuzare	Arhivare		Alte elemente
									Loc	Perioadă
	0	1	2	3		4		5	6	7	8
	1.
	2.

Nota* Procedurile operaționale și de sistem ce se găsesc pe acest BLOG sunt actualizate conform ordinului 600/2018 și sunt create în programul informatic CityManager– cela mai fresh soft informatic de management administrativ public și interacțiune cu cetățenii.

Află mai multe aici: www.citymanager.online