Proceduri

Procedură operațională privind anularea, modificarea și completarea actelor de stare civilă

by ana · Published 16 noiembrie 2020 · Updated 16 noiembrie 2020

Procedura operationala Privind anularea, modificarea si completarea actelor de stare civila

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale


	Elemente privind responsabilii/operațiunea	Numele și prenumele	Funcția	Data	Semnătura
	1	2	3	4	5
1.	Elaborat	…….	Sef Compartiment	09.09.2019
2.	Verificat	…….	Secretar	09.09.2019
3.	Avizat	……	Secretar	09.09.2019
4.	Aprobat	………	Primar	09.09.2019

Cuprins

Numărul componentei în cadrul procedurii operaționale	Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale	Pagina
	Pagina de garda
	Cuprins
1.	Scop
2.	Domeniu de aplicare
3.	Documente de referinta
4.	Definitii si abrevieri
5.	Descrierea activitatii sau procesului
6.	Responsabilitati
7.	Formular de evidenta a modificarilor
8.	Formular de analiza a procedurii
9.	Formular de distribuie/difuzare
10.	Anexe, inlusiv diagrama de proces

1. Scopul procedurii operaționale

1.1. Stabilirea unui set de reguli pentru reglementarea desfăşurării activităţilor privind anularea, modificarea, completarea actelor de stare civilă.

1.2. Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea, verificarea şi aprobarea documentelor aferente activităţilor specifice anulării, modificării, completării actelor de stare civilă.

Domeniul de aplicare

Procedura se aplică personalului cu atribuții în domeniul Stare civilă.

Documente de referință

Legea nr. 119/1996 cu privire la actele de stare civilă, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
Legea nr. 287/2009 – Codul civil, republicată, cu modificările și completările ulterioare;
Metodologia cu privire la aplicarea unitară a dispozițiilor în materie de stare civilă, aprobată prin H.G. nr. 64/2011, cu modificările și completările ulterioare;
Ordonanța Guvernului nr. 41/2003 privind dobândirea și schimbarea pe cale administrativă a numelui persoanelor fizice, aprobată cu modificări prin Legea nr. 323/2003, cu modificările și completările ulterioare;
Ordonanța Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial și controlul financiar preventiv, cu modificările și completările ulterioare;
O.U.G. nr. 97/2005 privind evidenţa, domiciliul, reşedinţa şi actele de identitate ale cetăţenilor români, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 290/2005, republicată, cu modificările ulterioare;
Ordinul SGG nr 600/2018 privind aprobarea Codului controlului intern managerial al entităților publice;
Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor);
Regulament de organizare și funcționare, Fișa postului personalului cu atribuții de stare civilă;

<LLNK 12004 1190 50AZ01 0 52>….<LLNK 12002 500 10 201 0 18><LLNK 12004 912 50AZ01 0 51>Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice

4. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura de sistem/operațională

4.1. Definiții ale termenilor

Nr. crt.	Termenul	Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
	Procedura operațională	Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat în vederea realizării activității, cu privire la aspectul procesual
	Editia unei proceduri operationale	Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri operationale, aprobata si difuzata.
	Revizia in cadrul unei editii	Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea, dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni care au fost aprobate si difuzate.
	Starea civilă	Este mijlocul juridic de individualizare a persoanei fizice, prin indicarea calităţilor personale având această semnficaţie, este ansamblul de atribute (calităţi) personale de natură a permite o mai bună indvidualizare a persoanei fizice ca subiect de drept în contextul raporturilor sale faţă de comunitatea familială şi socială.
	Înregistrările de stare civilă	Acele operaţiuni juridice de consemnare în registrele de stare civilă, a faptelor şi actelor juridice ce privesc starea civilă, precum şi a altor elemente prevăzute de lege, operaţiuni efectuate, în condiţiile legii, de către organele cu atribuţii de stare civilă. Există două feluri de înregistrări de stare civilă: înregistrări sub forma întocmirii actelor de stare civilă, utilizată în înregistrarea naşterii, căsătoriei şi decesului;înregistrări sub forma înscrierii de menţiuni pe marginea actelor de stare civilă, formă utilizată în următoarele situaţii: stabilirea filiaţiei, contestarea recunoaşterii sau tăgăduirea paternităţii; adopţia, desfacerea sau anularea acesteia; desfacerea, încetarea sau desfiinţarea căsătoriei; schimbarea numelui pe cale administrativă; rectificarea, completarea sau anularea actelor de stare civilă sau a menţiunilor înscrise pe acestea.
	Actele de stare civilă	Constituie instrumente de probă pentru valorificarea de către persoanele fizice a drepturilor lor ce decurg din această instituţie.

4.2. Abrevieri ale termenilor


Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	P.O.	Procedura operațională
2.	E	Elaborare
3.	V	Verificare
4.	A	Aprobare
5.	Ap.	Aplicare
6.	Ah.	Arhivare
7.	CM	Comisia de monitorizare SCIM
8.	SSC	Structura de Stare Civilă
9.	AN	Act de naştere
10.	AC	Act de căsătorie
11.	AD	Act de deces
12.	CN	Certificat de naştere
13.	CC	Certificat de căsătorie
14.	CD	Certificat de deces
15.	DEPABD	Direcţia de Evidenţă Persoane şi Administrare Baze de Date
16.	OAAN	Opis alfabetic al actelor de naştere
17.	OAAC	Opis alfabetic al actelor de căsătorie
18.	OAAD	Opis alfabetic al actelor de deces
19.	SPCLEP	Serviciul Public Comunitar Local de Evidenţă a Persoanelor
20.	RECN	Registrul de eliberare a certificatelor de naştere
21.	RECC	Registrul de eliberare a certificatelor de căsătorie
22.	RECD	Registrul de eliberare a certificatelor de deces
23.	OSC	Ofiţer de stare civilă
24.	FSC	Funcţionar de stare civilă
25.	CM	Comunicare menţiune
26.	MAE	Ministerul Afacerilor Externe
27.	SPCJEP	Serviciul Public Comunitar Judeţean de Evidenţă a Persoanelor
28.	CRDS	Cetăţean român cu domiciliul în străinătate

5. Descrierea procedurii operaționale

5.1. Generalitati

Primarul va delega sau retrage exercitarea atribuţiilor de ofiţer de stare civilă viceprimarului, secretarului sau altor funcţionari cu competență în acest domeniu.

Numirea ofiţerului de stare civilă se face prin emiterea de către primar a unei dispoziţii, la începutul fiecărui an calendaristic sau la începutul mandatului de primar pentru întreaga durată a mandatului.

Secretarul Consiliului Local întocmeşte un referat prin care solicită nominalizarea ofiţerilor de stare civilă în conformitate cu prevederile legii care este înaintat spre avizare primarului localităţii.

Legea reglementează categoria de personal care exercită atribuţii de stare civilă, şi anume funcţionarii de stare civilă. Aceştia pot fi funcţionari cu statutul de funcţionari publici sau personal contractual, care îndeplinesc următoarele atribuții de stare civilă:

întocmesc, la cerere sau din oficiu – potrivit legii – acte de naștere, de căsătorie și de deces și eliberează certificate doveditoare;
înscriu mențiuni, în condițiile legii, pe marginea actelor de stare civilă aflate în păstrare și trimit comunicări de mențiuni pentru înscriere în registre, exemplarul I sau II, după caz;
eliberează extrase de pe actele de stare civilă, la cererea autorităților publice, precum și dovezi privind înregistrarea unui act de stare civilă, la cererea persoanelor fizice;
trimit formațiunilor de evidență a populației, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării, comunicările nominale pentru născuții vii, cetățeni români, ori cu privire la modificările intervenite în statutul civil al persoanelor în vârstă de 0-14 ani, certificatele anulate la completare, precum și actele de identitate (adeverințe, buletine sau cărți de identitate) ale persoanelor decedate ori declarațiile din care rezultă că persoanele decedate nu au avut acte de identitate;
trimit centrelor militare, până la data de 5 a lunii următoare înregistrării decesului, livretul militar sau adeverința de recrutare a persoanei supuse obligațiilor militare;
întocmesc buletine statistice de naștere, de căsătorie și de deces, în conformitate cu normele Comisiei Naționale pentru Statistică;
iau măsuri de păstrare în condiții corespunzătoare a registrelor și certificatelor de stare civilă pentru a evita deteriorarea sau dispariția acestora;
asigură spațiul necesar destinat numai desfășurarii activității de stare civilă;
atribuie codul numeric personal, pe baza listelor de coduri precalculate, pe care le arhivează și le păstrează în condiții depline de securitate;
propun, anual, necesarul de registre, certificate de stare civilă, formulare, imprimate auxiliare și cerneală specială, pentru anul următor, și îl comunică serviciului de specialitate din cadrul consiliului județean;
se îngrijesc de reconstituirea prin copiere a registrelor de stare civilă pierdute ori distruse – parțial sau total -, după exemplarul existent, certificând exactitatea datelor înscrise;
iau măsuri de reconstituire sau întocmire ulterioară a actelor de stare civilă, în cazurile prevăzute de lege;
înaintează la consiliul județean exemplarul II al registrelor de stare civilă, în termen de 30 de zile de la data când toate filele din registru au fost completate, după ce au fost operate toate mențiunile din exemplarul I;
sesizează imediat serviciul județean de specialitate, în cazul dispariției unor documente de stare civilă cu regim special;

Ofițerii de stare civilă sunt obligați să întocmească actele de stare civilă pentru cetățenii români sau pentru persoanele fără cetățenie și înregistrează, la cerere, actele sau faptele de stare civilă ale cetățenilor străini care au domiciliul sau se află temporar pe teritoriul României, în aceleași condiții ca și pentru cetățenii români.

5.2. Resurse necesare

5.2.1. Resurse materiale

Se dezvoltă pe elementele de logistică: birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la baza de date, rețea, imprimantă, posibilități de stocare a informațiilor etc., dar și pe elemente de altă natură, dacă specificul activității o impune.

5.2.2. Resurse umane

Compartimentul si/sau persoana/persoanele din cadrul entitatii publice care sunt implicate, prin atributiile/sarcinile de serviciu, in realizarea activitatii procedurale.

5.2.3. Resurse financiare

Are in vedere prevederea in buget a sumelor necesare cheltuielilor de functionare (achizitionarea materialelor consumabile necesare desfasurarii activitatii, acoperirea contravalorii serviciilor de intretinere a logisticii, plata cheltuielilor cu personalul direct implicat in activitate), dar si a sumelor necesare altor tipuri de cheltuieli proprii activitatii.

5.3. Documente utilizate la nivel de activitate

– conform legislatiei in vigoare.

5.4. Modul de lucru

FSC sesizează instanţa judecătorească cu privire la anularea, modificarea sau completarea actelor de stare civilă şi a menţiunilor înscrise pe marginea acestora.
Cererea se soluţionează de judecătoria în a cărei rază teritorială se află sediul SSC, pe baza verificărilor efectuate de către SSC de la domiciliul petentului şi a concluziilor procurorului.
Actul de sesizare a instanţei judecătoreşti va fi însoţit de extrase de pe actul în cauză, exemplarele I şi II, cu toate menţiunile existente în acestea, precum şi de referatul cuprinzând rezultatul verificărilor.
Cererile de anulare, modificare sau completare a actelor de stare civilă formulate de CDRS şi de cetăţenii străini se adresează instantei de judecata, iar competenţa efectuării verificărilor revine SSC pe raza căruia aceştia şi-au ales domiciliul pentru citare
FSC poate solicita anularea în următoarele cazuri:
- actul de stare civilă a fost întocmit într-un registru necorespunzător;
- actul nu trebuia întocmit la SSC respectivă;
- faptul sau actul de stare civilă nu există;
- nu s-au respectat prevederile legale la întocmirea actului de stare civilă;
- menţiunea a fost înscrisă pe alt act de stare civilă;
- menţiunea a fost înscrisă cu un text greşit.
FSC poate solicita modificarea şi completarea actelor de stare civilă şi a menţiunilor înscrise pe marginea acestora în cazul în care constată că modificările intervenite în statutul civil al titularului nu corespund cu datele rezultate din actele de stare civilă.
FSC primeşte solicitări de verificare de la judecătorii în cazul anulării, modificării ori al completării actelor de stare civilă sau/şi a menţiunilor înscrise pe acestea.
Solicitarea se înregistrează în RII.
În cazul anulării, modificării ori al completării actelor de stare civilă sau/şi a menţiunilor înscrise pe acestea FSC desfăşoară următoarele activităţi:

– verifică actul de stare civilă care face obiectul acţiunii, pentru a stabili dacă la întocmirea acestuia s-a comis o eroare şi în ce constă aceasta,

– verifică actele de stare civilă ale titularului şi, după caz, ale părinţilor săi.

În referatul prin care se comunică instanţei judecătoreşti rezultatul verificărilor se menţionează în ce constă eroarea sau omisiunea, datele reale ce urmează a fi reţinute în sentinţă ori procedura de urmat, în cazul în care cererea nu face obiectul anulării, modificării ori al completării actelor de stare civilă şi a menţiunilor înscrise pe acestea.
Referatul cu rezultatul verificărilor se întocmeşte de şeful SSC şi se semnează de şeful SPCLEP.
Anularea, modificarea sau completarea actelor de stare civilă şi a menţiunilor înscrise pe marginea acestora se poate face de FSC din cadrul primăriei care are în păstrare actele de stare civilă, numai în temeiul unei hotărâri judecătoreşti definitive şi irevocabile.
La primirea adresei de înaintare a unei hotărâri judecătoreşti definitive şi irevocabile acesta se înregistrează în RII.
FSC procedează la înscrierea menţiunilor aşa cum rezultă din dispozitivul sentinţei, astfel:

– anularea actului de stare civilă ori a unei menţiuni se face prin bararea acestora cu două linii, în diagonală, respectiv „X”, trasate cu cerneală roşie, şi înscrierea, în rubrica „Menţiuni”, a numărului şi a datei hotărârii judecătoreşti definitive şi irevocabile, precum şi a denumirii instanţei care a pronunţat-o.

– modificarea actelor de stare civilă se face prin înscrierea unor menţiuni privitoare la statutul civil al titularului

– completările se înscriu, în întregime, cu cerneală roşie, iar în rubrica „Menţiuni”, se trece numărul şi data hotărârii judecătoreşti definitive şi irevocabile, precum şi a denumirii instanţei care a pronunţat-o.

FSC scad aceste lucrări din registrele de intrare/ieşire şi ulterior le clasează.

FSC arhivează documentele în dosare numerotate şi ulterior aşezate în bibliorafturi, în conformitate cu Nomenclatorul arhivistic al SSC; la sfârşitul fiecărui an calendaristic, dosarele se cos, se sigilează şi se depozitează.

6. Responsabilități și răspunderi în derularea activității

Nr. Crt.	Compartimente (post)	Actiunea (operatiunea)
	Primarul	verifică corectitudinea aplicării procedurii;dispune resurse pentru desfășurarea activităților din cadrul procedurii;deleagă sau numește prin dispoziție Ofițerul de stare civilă.
	Ofițerul de stare civilă	întocmește actele de stare civilă pentru cetățenii români sau pentru persoanele fără cetățenie și înregistrează, la cerere, actele sau faptele de stare civilă ale cetățenilor străini care au domiciliul sau se află temporar pe teritoriul României, în aceleași condiții ca și pentru cetățenii români.
	Funcționarul de stare civilă	duce la îndeplinire acele atribuţii care nu sunt prerogative ale ofiţerului de stare civilă: activităţi de secretariat, activităţi de arhivă, activităţi de relaţii cu publicul etc.

7. Formular de evidenta a modificarilor

Nr. Crt. Editia Data editiei Revizia Data reviziei Nr. pagina Descrierea modificarii Semnatura conducatorului 1. Editia 1 09.09.2019 2. 3. 4.

8. Formular de analiza a procedurii

Nr. crt	Compartiment	Nume si prenume conducator compartiment	Inlocuitor de drept sau delegat	Aviz favorabil	Aviz nefavorabil
Semnatura	Data	Obs.	Semnatura	Data
1.	Stare civila
2.	Stare civila

9. Formular de distribuire/difuzare


	Scopul difuzarii	Exemplar nr.	Compartiment	Funcția	Numele și prenumele	Data primirii	Semnătura
	1	2	3	4	5	6	7
1.	Aplicare	1	Stare civila			09.09.2019
2.	Informare	1	Stare civila			09.09.2019
3.	Evidenta	1	Stare civila			09.09.2019
4.	Arhivare	1	Biblioteca			09.09.2019