Procedură operațională privind delegarea responsabilităților

«Denumire_unitate»	Procedura operationala privind delegarea responsabilitatilor	Revizia 1
COMISII DE LUCRU	Cod: PS 0105	Pagina 1 din 12 Exemplar I

1.       Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei in cadrul procedurii de sistem

	Elementele privind responsabilii/operatiunea	Numele si prenumele	Functia	Data	Semnatura
1	Aproba documentul		Primar
2	Verifica documentul		Secretar
3	Elaboreaza documentul		Sef departament

2.      Situaţia ediţiilor si reviziilor in cadrul reeditiilor procedurii de sistem

	Scopul difuzării		Nr. ex.	Compartiment / Comisie	Funcţia	Nume prenume	Data primirii	Semnătură
1	Aplicare		1	Sefii de departament	Sef departament
2.		Informare	1	Secretar	Secretar
3		Evidenta	1	Secretar	Secretar
4.		Arhivare	1	Arhivar	Arhivar

3.      Lista cuprinzând persoanele 1a care se difuzează ediţia sau, revizia din cadrul ediţiei procedurii de sistem

	Editie sau, dupa caz, revizia in cadrul editiei	Componenta revizuita	Modalitatea de revizuire	Data la care se aplica prevederile prezentei revizii
1	Editia 1	Elaborare initiala	Elaborare initiala	«Data»

 

4. Scopul procedurii operationale

4.1.Procedura stabileste mecanismul metodologic al utilizarii delegarii, stabilirea si comunicarea sarcinilor delegate din cadrul «Entității»

4.2. Stabileste modul de realizare a activitatii compartimentele si persoanele implicate,

• Da asigurari cu privire la existenta documentatiei adecvate derularii activitii
• Asigura continuitatea activitatii, indusiv in conditii de fluctuate a personalului,
• Sprijina auditul si/sau alte organisme abilitate in actiuni de auditare, iar pe Primar in luarea deciziei.
• Stabileste circuitul documentelor necesare acestei activitati.

5. Domeniul de aplicare a procedurii operationale

5.1. Procedura de sistem: Organizarea recrutarii personalului stabileste etape ce se vor desfasura pentru ocuparea posturilor vacante.

5.2. Fac obiectul acestei proceduri toate etapele ce vor fi parcurse pentru ocuparea posturilor vacante.

6. Documente de referinta aplicabile activitatii procedurii

– Ordinul SGG nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitatilor publice

– Legea nr. 53/2003 – Codul muncii, republicata, cu modificarile si compietarile ulterioare;

– Legea nr. 188/1999 privind Statutul functionarilor publica, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare:

– Legea administrapei publice locale nr. 215/2001, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;

– Legea nr. 273/2006 privind financele publice locale, cu modificarile si compietarile ulterioare;

– Legea nr. 500/2002 privind finantele publice, cu modificarile si completarile ulterioare;

– Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financial’ preventiv. republicata, cu modificarile §i compietarile ulterioare;

– Hotararea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea si dezvoltarea carierei functionarilor publici, cu modificarile si compietarile ulterioare; – actul normativ de organizare si funcponare a entitapi publice; – regulamentul de organizare si functionare, fisele posturilor si organigrama entitatii publice.

7. Definitii si prescurtari ale termenilor utilizati in procedura de sistem

7.1. Definitii ale termenilor

Nr. crt.	Termenul	Definitia
1.	Procedura	Prezentare in scris a pasilot ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de aplicat necesare indeplinirii atributilor si sarcinilor, avand in vedere asumarea responsabilitatilor;   PS (Procedura de sistem) = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfasoara la nivelul tuturor structurilor din cadrul entitatii publice; Structura — compartiment / serviciu / birou / sectie / cabinet, etc.; Conducatorul structurii – conducatorul entitatii/sef birou/ sef serviciu, etc.;
2.	Sistem de control managerial	Ansamblu de structuri organizatorice. responsabilitati, proceduri, procese si resurse ce are ca scop implementarea controlului managerial
3.	Delegarea	Procesul de atribuire de catre un manager, pe o perioada limitata, a unora dintre sarcinile sale, unui subordonat. impreuna cu competentele si responsabilitatile aferente
4.	Informatii	Orice documente, date, obiecte sau activitap, indiferent de suport, forma, mod de exprimare sau de punere in circulape;

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	L	Lege
2.	OMFP	Ordin al Ministrului Finantelor Publice
3.	REVISAL	Registrul de evidenta al salariatilor
4.	C.I.M.	Contract individual de munca
5.	O.G.	Ordonanta Guvernului
6.	H.G.	Hotararea Guvernului
7.	M.S	Ministrul Sanatatii
8.	OP	Ordin de plata

 

8. Descrierea procedurii formalizate

8.1. Generalitati

Printre modalitatile ce pot fi folosite de catre conducatorii entitati pentru degrevarea de anumite sarcini pe anumite perioade si pentru asigurarea continuitatii procesului de management pe perioada absentei acestora din diferite motive bine intemeiate este metoda delegarii de autoritate, cunoscuta pe scurt sub denumirea de „delegare”,

Prin prisma obiectivelor, sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor inscrise in fisa postului, se va analiza respectivul post de catre conducatorul entitatii din care urmeaza sa se faca delegarea.

• Documente utile

• Lista si provenienta documentelor

– Fisa delegare

• Continutul si rolul documentelor

– Fisa delegare, contine urmatoarele informatii:

• Sarcina delegata;
• Delegatul/ echipa delegate;
• Competentele;
• Obiective planificate;
• Perioada delegarii / Data limita;
• Verificarile indeplinirii sarcinilor delegate;
• Eventuale comentarii.
• Circuitul documentelor

Conducatorul entitatii publice sau conducatorul structurii: intocmeste fisa delegare, o transmite delegatului si verifica/monitorizeaza modul in care sunt indeplinite sarcinile de catre delegat.

• Resurse necesare
• Resurse materiale
• Birotica;
• Computere;
• Retea internet;
• Copiator/ Imprimanta;
• Telefoane/ Fax-uri pentru legaturi operative cu alte compartimente si cu structure din afara entitatii;
• Papetarie si tipizate.
• Resurse umane
• Conducatorul entitatii;
• Conducatorul structurii (serviciului, compartimentului, biroului);
• Delegatul;
• Secretarul comisiei de control intern managerial
• Resurse financiare

Are in vedere prevederea in buget a sumelor necesare pentru buna desfasurare activitatii de catre persoana delegate.

• Modul de lucru
  • Caracteristicile delegarii:

– transferul de sarcini, competent,e responsabilitati, dinspre conducatorul entitatii sau conducatorul unei structuri spre un subordonat nemijlocit acestuia este temporal. Daca ar fi definitive poate fi invocata descentralizarea.

-fac obiectul delegarii toate elementele de definire a unui post: sarcini, competente (dreptul de a decide) si responsabilitati.

Relatiile de delegare se stabilesc intotdeuna intre conducatorul entitatii sau conducatorul unei structuri si un subordonat nemijlocit al acestuia.

• Componentele delegarii sunt evidentiate in continuare:

„Insarcinarea”, respectiv deplasarea temporara a unei/unor sarcini de importanta minora pentru conducatorul entitatii sau conducatorul unei structuri, cu caracter repetitiv, rutinier. In felul acesta asistam la „imbogalirea” postului subordonatului (persoanei delegata) evident, pe o perioada scurta solicitata de exercitarea acestei/ acestor sarcini.

-Atribuirea compententei, a autoritatii oficiale (a dreptului de a decide) persoanei delegate fara de care sarcina/ sarcinile delegata(e) nu ar putea fi indeplinita(e).

-Acordarea responsabilitatii pentru consecintele deciziilor adoptate pe parcursul delegarii, Aceasta se manitesta fie ca raspundere, fie ca obligatie de a exercita sarcina/sarcinile delegata(e). Intr-o anumita maniera precizata de conducatorul entitatii sau conducatorul unei structuri care deleaga, Indiferent de forma de manifestare, este necesara precizarea faptului ca, in materie de delegare, se intalncste fenomenul de dedublare a responsabilitatii. Aceasta presupune luarea in considerare a doua tronsoane de manifestare a responsabilitatii: pe de-o parte, persoana delegata, iar pe de alta parte, raspunderea finala, si pentru asemenea rezultate raspunderea revine conducatorul entitatii sau conducatorul unei structuri care a delegat. Cu alte cuvinte, delegarea nu trebuie asociata cu „fuga de raspundere”, folosita de unii conducatori de entitatii sau conducatori de structuri pentru a scapa de sarcini minore, dar incomode.

• Regulile delegarii, de a caror respectare este responsabil in exclusivitate conducatorul entitatii sau conducatorul unei structuri care deleaga. Acesta se refera la:

Nu se deleaga sarcini de importanta strategica, de importanta deosebita, sarcini cu impact uman deosebit ori sarcini ce definesc postul de management;

Transmiterea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor ce fac obiectul delegarii, trebuie realizata in sens: conducatorul entitatii sau conducatorul unei structuri este obligat sa creeze si sa intretina un climat propice manifestarii persoanei delegate pe tot parcursul delegarii; controlul trebuie axat cu prioritate – daca nu in exclusivitate – pe rezultate si nu pe maniera de obtinere a acestora.

• Mecanismul metodologic al utilizarii delegarii, structural in mai multe etape si faze, dupa cum urmeaza:

• Pregatirea delegarii in sensul de:
• identificarea sarcinilor delegabile;
• nominalizarea persoanei delegate;

– obtinerea acordului de vointa al persoanei delegate, pentru delegare;

– informarea colectivului din care face parte persoana delegata in legatura cu statutul dublu al acesteia – de subordonat, dar si de persoana desemnata sa preia, prin delegare, unele sarcini, competence si responsabilitati ce revin conducatorului entitatii sau conducatorului unei structuri;

-informarea si obtinerea acordului de principiu al conducatorului entitatii sau conducatorului unei structuri amplasat pe un nivel ierarhic superior celui care deleaga (faza necesara. in opinia noastra, din perspectiva fenomenului de dedublare a responsabilitaiii).

• Transmiterea, in scris, catre persoana delegata, atat a sarcinilor, competentelor si responsabiiitatilor delegate, cat si a rezultatelor ce se asteapta si a criteriilor de evaluare. O asemena modalitate este necesara pentru a se evita interpretarea unor aspecte ce definesc delegarea ori neintelegerea de catre persoana delegata a unora dintre acestea.
  • Derularea efectiva a delegarii, in sensul de exercitare a sarcinilor, competentelor si responsabiiitatilor delegate. Delegarea catre subordonat a responsabilitatii, odata cu sarcinile si competentele corespunzatoare, nu inseamna ca, conducatorul entitatii sau conducatorul unei structuri care efectueaza delegarea nu mai raspunde pentru indeplinirea respectivelor sarcini, este necesar sa se asigure in continuare un control din partea conducatorului entitatii sau conducatorului unei structuri asupra modului de indeplinire a sarcinilor de catre delegat. Pentru reusita folosirii acestei metode a delegarii se recomanda sa se urmareasca asigurarea unui echilibru adecvat intre incredere si control, avand in vedere ca „suma acestora este permanent egala”. Adica, pe masura ce creste increderea in subordonat se reduce controlul si invers. Orice exagerare in acest sens atrage efecte negative in aplicarea metodei. Spre exemplu, o prea mare incredere din partea conducatorului entitatii sau conducatorului unei structuri care realizeaza delegarea poate sa scada controlul, ceea ce poate atrage nerealizarea sarcinilor in mod corespunzator. Sau, daca se intesifica procesul de control din partea conducatorului entitatii sau conducatorului unei structuri. subordonatul va simti ca managerul nu are incredere in el, fiind tentat sa isi reduca efortul pentru gasirea unor modalitati eficiente de realizare a sarcinilor delegate.
• Sarcinile delegabile sunt cele care in momentul in care se doreste folosirea metodei pot ft delegate unor subordonati, care dispun de toate cunostintele si calitatile necesare indeplinirii lor. Sarcinile potential delegabile sunt cele care reprezinta ratiunea crearii postului respectiv ele insa nu pot face obiectul delegarii nici in momentul in care se doreste folosirea metodei. Dar nici in viitor. Indeplinirea acestor sarcini poate fi facuta numai de managerii care ocupa postul respectiv.
• Selectia subordonatilor care vor prelua sarcini prin delegare se va face printr-o selectie pe baza unor criterii de evaluare. intre care:

– natura pregatirii subordonatilor;

– vechime in munca si in cadrul organizatiei respective;

– rezultatele in munca obtinute in ultima perioada;

– calitatii de manager de care dispune subordonatul vizat pentru a fi delegat.

Pot fi selectati mai multi subordonati care sa poata prelua din sarcinile conducatorului entitatii sau conducatorului unei structuri imediat sau in perspective, in urma unor pregatiri prealabile a acestora.

Controlul modului de indeplinire a sarcinilor deleagate trebuie axat cu prioritate – daca nu in exclusivitate – pe rezultate, si nu pe maniera de obtinere a acestora.

Nr. crt.	Compartiment (post)	Acţiunea (operaţiunea)
1	Conducatorul entitatii publice / Conducatorul structurii (serviciului, compartimentului, biroului):	Efectueaza delegarea sarcinilor cu respecterea urmatoarele principii: – sarcinile vor fi delegate in functie de natura pregatirii subordonatilor, de vechime in munca si in cadrul entitatii respective, de rezultatele in munca obtinute in ultima perioada; – calitati de manager de care dispune subordonatul vizat pentru a fi delegat; – nu va delega sarcini de importanta strategica, de importanta deosebita, sarcini cu impact uman deosebit ori sarcini ce definesc postul de management; – transmiterea sarcinilor, competentelor si responsabilitatilor ce fac obiectul delegat se va realiza in scris; – intretine un climat propice manifestarii persoanei delegate pe tot parcursul delegarii; – evaleaza modul de indeplinire a sarcinilor delegate.
2	Personalul catre care se face delegare sarcinilor:	Asigura indeplinirea sarcinile delegate in conditii de efcienta economica.
3	Secretar comisie control intern managerial:	Asigura distribuirea prezentei proceduri in cadrul entitatii; Supravegheaza modul de efectuare a delegarilor in sensul respectarii prezentei proceduri si a cerintelor

2. Responsabilitati si raspunderi in derularea activitatii

10.Anexe, înregistrări, arhivari

Nr. anexa	Denumire anexa		Elaborator	Aproba	Nr. ex.	Difuzare	Arhivare		Alte elemente
							Loc	Perioada