Standardul 10 Supravegherea
Identificarea erorilor/omisiunilor care pot apărea pe parcursul realizării procesului de achiziție publică este o activitate esențială în vederea analizării rezultatelor obținute în comparație cu cele preconizate în etapa de planificare și pentru a putea asigura condițiile necesare îmbunătățirii continue a întregului proces.
Implementarea unui sistem de control intern eficace la nivelul fiecărei autorități contractante este de natură să reducă semnificativ, încă din stadiul incipient, riscul de nereguli și erori și va conduce la reducerea necesității realizării de controale externe.
În acest sens, execuția unitară a procesului de achiziție publică și realizarea achizițiilor într-un mod etic și legal (asigurarea conformității cu cerințele legale contribuie la creșterea calității procesului în ansamblul său și, implicit, a rezultatelor obținute.
Finalitatea acestui demers este reprezentată de atingerea de către CISAP a obiectivelor sale cheie, respectiv de a furniza la timp produse/servicii/lucrări de calitate necesare îndeplinirii misiunii autorității contractante, în limita bugetului aprobat, astfel încât aceasta să poată atinge performanțe economice durabile.
Conducerea entității publice inițiază, aplică și dezvoltă controale adecvate de supraveghere a activităților, operațiunilor şi tranzacțiilor, în scopul realizării eficace a acestora.
Documente necesare:
- Plan operațional
- Regulament de Ordine și Funcționare – entitate
- Ordine de competență
- Fișe de post
- Autoevaluarea realizării obiectivelor și activităților
Potrivit Strategiei Naționale în domeniul Achizițiilor publice, una din cele mai frecvente probleme întâlnite în procesul de achiziție publică este lipsa unei fundamentări corespunzătoare a avizelor interne și a separării clare a funcțiilor cu responsabilități în realizarea acestor aspect care pot fi corectate prin utilizarea pe parcursul procesului/activităților specifice,a listelor de verificare prin intermediul cărora se poate asigura implementarea și documentarea respectării principiului celor “4 ochi”ce presupune împărțirea clară a sarcinilor în doi pași: pe de o parte inițierea și pe de altă parte verificarea, efectuate de persoane diferite, precum și urmărirea/verificarea elementelor de conformitate și/sau calitate.
Implementarea acestui principiu necesită implicarea a cel puțin două persoane distincte în procesul de realizare a unui document.
Scopul aplicării acestui standard la nivelul CISAP este așadar acela de a asigura condițiile necesare pentru corectarea din timp/preventivă a potențialelor devieri/derapaje, înainte ca acestea să producă pagube/prejudicii iremediabile, în timp ce verificarea modului de realizare a etapelor pocesului de achiziție publică, la finalizarea acestora , reprezintă un element suplimentar de control al conformității și calității procesului care furnizează “lecții învățate” pentru activități viitoare similare.
