Standardul 13 Gestionarea documentelor
Conducătorul entității publice organizează și administrează procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, identificare și arhivare a documentelor interne și a celor provenite din exteriorul organizației, oferind control asupra ciclului complet de viață al acestora și accesibilitate conducerii și angajaților entității, precum şi terților abilitați.
Documente necesare:
- Reglementări interne pentru primirea/expedierea, înregistrarea și arhivarea corespondenței
- Organigramă, Stat de funcții, Fișe de post
- Reglementări interne privind accesul la documente clasificate și gestionarea acestora
- Procedură de arhivare a documentelor
Înregistrarea: presupune primirea documentelor la registratura instituției și generarea unui număr unic de identificare a documentului, în vederea urmăririi documentului respectiv pe parcursul tuturor fazelor de procesare.
Clasificarea: presupune încadrarea anumitor informații în “informații secrete de serviciu”, cu respectarea prevederilor stipulate în Legea nr. 182/2002 privind protecția informațiilor clasificate și stabilirea nivelului de acces la acestea.
Îndosarierea: presupune conexarea documentelor care fac parte din aceeași categorie și/sau care au un subiect comun într-un dosar destinat acestei activități (fizic sau electronic) cu scopul depozitării temporare.
Arhivarea: presupune transferarea dosarelor care nu mai sunt utilizate curent, în activitățile zilnice și depozitarea acestora în arhivă.
