Standardul 4 Structură organizatorică
Conducătorul entității publice definește structura organizatorică, competențele, responsabilitățile, sarcinile, liniile de raportare pentru fiecare componentă structurală și comunică salariaților documentele de formalizare a structurii organizatorice.
Conducătorul entității publice stabilește, în scris, limitele competențelor și responsabilităților pe care le deleagă.
Separarea atribuțiilor
Nici o persoană sau verigă organizatorică din entitatea publică să nu dețina controlul exclusiv asupra tuturor etapelor importante ale unei tranzacții, activități sau operațiuni. Scopul constă în diminuarea riscurilor de orice natura (eroare, neregularitate, ilegalitate, etc) în gestionarea activelor și pasivelor entității.
Documente necesare:
- Organigramă
- Fișe de post
- Stat de funcții
- Regulament de organizare și funcționare
- Procedura circuitul documentelor
- Procedura de sistem privind delegarea atribuțiilor și competențelor
Structura organizatorică este stabilită astfel încât să asigure îndeplinirea misiunii autorității contractante şi să servească realizării în condiţii de eficienţă, eficacitate, economicitate, legalitate și regularitate a obiectivelor stabilite.
Structura organizatorică este formalizată prin intermediul ROF, a statelor de funcții, a fișelor de post și este reprezentată grafic prin organigrama care devine parte integrantă din ROF.
Conducătorul autorității contractate analizează şi determină periodic gradul de adaptabilitate a structurii organizatorice la modificările intervenite în interiorul şi/sau exteriorul entităţii, cu scopul de a asigura relevanţa şi eficienţa controlului intern managerial.
Scopul aplicării acestui standard la nivelul autorităţilor contractante din perspectiva achizițiilor publice, este acela de a asigura o grupare a atribuţiilor specifice la nivel de structura organizatorică/post astfel încât să existe capacitatea de a asigura parcurgerea etapelor procesului de achiziţie publică şi de a atinge obiectivele asumate, având în vedere principiul separării atribuţiilor pe grupe omogene de activităţi şi eliminarea incompatibilităţilor şi a potențialelor conflicte de interese în realizarea acestora.
