Standardul 6 Planificarea
Conducerea entităţii publice întocmeşte planuri prin care se pun în concordanţă activităţile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel încât riscurile susceptibile să afecteze realizarea obiectivelor entităţii să fie minime.
Scopul aplicării acestui standard de către autorităţile contractante este acela de a asigura o planificare adecvată a activităților CISAP pentru asigura îndeplinirea la un nivel corespunzător de calitate a atribuţiilor în condiţii de legalitate, regularitate, eficacitate, economicitate şi eficienţă.
Unul din principalele obiective ale noului pachet legislativ în domeniul achizițiilor publice, este acela de a schimba paradigma sistemului de achiziții publice de la un sistem bazat pe conformitate,la o cultură insituțională bazată pe performanță.
Documente necesare:
- Listă obiective
- Program, plan sau alt document de management semnat de persoanele responsabile
- Proceduri operaționale sau de sistem, după caz
- Plan de activitate specific compartimentului
- Rapoarte anuale de evaluare a personalului;
- Plan de continuitate a activității
Planificarea în domeniul achiziţiilor publice presupune descompunerea obiectivelor în activităţi și acțiuni clare şi măsurabile, care sunt necesare în egală măsură pentru procesul de planificare bugetară dar și pentru parcurgerea cu succes a întregului proces de achiziție publică.
Indiferent de mărimea autorității contractante, etapa de planificare reprezintă pasul care condiționează succesul etapelor ulterioare dat fiind faptul că planificarea neadecvată poate genera erori și/sau întârzieri în etapa de organizare a procedurii de atribuire şi, mai departe, în etapa de post-atribuire a contractului/acordului-cadru, putând conduce inclusiv la eșecul implementării corespunzătoare a contractului și/sau la anularea procedurii de atribuire.
Instrumentul de planificare a portofoliului proceselor de achiziție publică gestionat de către autoritatea contractantă este SAAP, document programatic prin intermediul căruia se aprobă, planifică și, după caz, se stabilesc rezultatele care se doresc a fi atinse prin parcurgerea cu succes a respectivelor procese și/sau se cuantifică indicatorii tehnico-economici, astfel cum sunt aceștia definiți prin H.G. nr. 907/2016 privind etapele de elaborare şi conţinutul-cadru al documentaţiilor tehnico-economice aferente obiectivelor/proiectelor de investiţii finanţate din fonduri publice (în cazul obiectivelor de investiții).
În conformitate cu prevederile art. 11 alin. (2) din H.G. nr. 395/2016, SAAP cuprinde totalitatea proceselor de achiziţie publică planificate a fi lansate de o autoritate contractantă pe parcursul unui an bugetar,care conduc la îndeplinirea politicii instituționale/strategiei de dezvoltare integrată la nivel național/regional/local (dacă un asemenea document există), pentru care s-au aprobat bugetele autorităților contractante și care trebuie cheltuite în condiții de eficiență, eficacitate și economicitate.
Autoritatea contractantă utilizează ca informaţii pentru elaborarea strategiei anuale de achiziţii cel puţin următoarele elemente estimative:
- nevoile identificate la nivel de autoritate contractantă ca fiind necesar a fi satisfăcute ca rezultat al unui proces de achiziţie, aşa cum rezultă acestea din solicitările transmise de toate compartimentele din cadrul autorităţii contractante;
- valoarea estimată a achiziţiei corespunzătoare fiecărei nevoi;
- capacitatea profesională existentă la nivel de autoritate contractantă pentru derularea unui proces care să asigure beneficiile anticipate;
- resursele existente la nivel de autoritate contractantă şi, după caz, necesarul de resurse suplimentare externe, care pot fi alocate derulării proceselor de achiziţii publice”.
