Despre Compartimentul Registratură, Arhivă și PR

Obiective

• Satisfacerea nevoilor cetățenilor comunității referitoare la informare și rezolvarea problemelor, câștigarea încrederii acestora prin reducerea birocrației, a timpilor de acces la servicii și obținere a documentelor emise de primărie.
• Realizarea arhivării documentelor Primăriei la timp și în cele mai bune condiții.

Atribuții generale

• Asigură relația directă a Primăriei cu cetățeanul și acordă sprijin cetățenilor în îndeplinirea formalităților cerute de lege.
• Întocmește, la cererea publicului, documente pe baza evidențelor existente în Arhiva Primăriei.
• Asigură relaționarea și comunicarea directă cu cetățenii, prin serviciul de registratură și prin preluarea apelurilor telefonice.
• Asigură comunicarea în exterior a informațiilor sau dispozițiilor date de către superiorii ierarhici, din ordinul și numai cu acordul acestora, în scopul informării cetățenilor sau a instituțiilor interesate.
• Primește, distribuie, preia și transmite corespondența spre și dinspre compartimentele Primăriei.
• Ridică și decontează timbrele poștale folosite la expedierea corespondenței.
• Conduce evidența notelor telefonice.
• Păstrează registrul inventar și pune Ia dispoziția salariaților documente din arhivă conform registrului inventar.
• Asigură transmiterea răspunsurilor către petenți în termen legal.
• Asigură circulația documentelor adresate Primăriei și Primarului precum și Comisiilor de specialitate din cadrul Consiliului Local.
• Îndeplineşte orice alte atribuţii prevăzute în lege sau stabilite de Primar.
• Respectarea standardelor de control intern managerial.

Relaţiile interne sunt următoarele:

PRIMAR:

• transmite: corespondenţa înregistrată la nivelul compartimentului, lista cu persoanele înscrise în audienţă, mapa cu documente ce necesită semnătura primarului, rapoarte solicitate;
• primeşte: dispoziţii, corespondenţa cu rezoluţia primarului ce urmează a fi distribuită serviciului, biroului şi compartimentelor de specialitate, mapa Primăriei cu documentele semnate, anual dispoziţiile primarului pentru arhivare, corespondenţa pentru expediere prin poştă.

VICEPRIMAR:

• transmite: corespondenţa înregistrată la nivelul compartimentelor ce intră în sfera de competenţă a acestuia, lista cu persoanele înscrise în audienţă, mapa cu documente ce necesită semnătura viceprimarului, rapoarte solicitate;
• primeşte: corespondența cu rezoluţia viceprimarului ce urmează a fi distribuită pe compartimente, mapa cu actele semnate ce urmează a fi eliberate; corespondenţa pentru expediere prin poştă.

SECRETAR:

• transmite: corespondenţa înregistrată la nivelul compartimentelor ce intră în sfera de competenţă a acestuia, lista cu persoanele înscrise la audienţă, mapa cu documente ce necesită semnătura secretarului;
• primeşte: corespondenţă destinată expedierii prin poştă, note interne destinate compartimentelor.

ADMINISTRATOR PUBLIC:

• transmite: corespondenţa înregistrată la nivelul compartimentului ce intră în sfera de competenţă a acestuia, mapa cu documente ce necesită semnătura administratorului public, rapoarte solicitate;
• primeşte: corespondenţă destinată expedierii prin poştă, corespondența destinată compartimentului pentru soluționare, mapa cu documente semnate.

SERVICIUL ADMINISTRATIV, BIROU ECONOMIC:

• transmite: pe bază de opisuri zilnice corespondenţa înregistrată, corespondenţa returnată, note de audienţă, note interne;
• primeşte: răspunsuri, adrese ce urmează a fi expediate prin poştă, copia răspunsurilor la notele de audienţă, note interne, anual documente destinate arhivării (cu excepţia documentelor referitoare la finanţele locale);

SERVICII AFLATE ÎN SUBORDINEA DIRECTĂ A PRIMARULUI:

• transmite: pe bază de opisuri zilnice corespondenţa înregistrată, corespondenţa returnată, note de audienţă, note interne;
• primeşte: răspunsuri, adrese ce urmează a fi expediate prin poştă, copia răspunsurilor la notele de audienţă, note interne, anual documente destinate arhivării.

Relaţiile externe ale compartimentului sunt cu:

CETĂŢENII:

• transmite: informatii privind procedura ce trebuie urmată pentru soluţionarea cererilor ce intră în competenţa primăriei şi a consiliului local; fluturaşi informativi privind actele necesare a fi anexate cererilor în vederea obţinerii de autorizaţii, certificate, adeverinţe, autorizaţii, avize, răspunsuri prin ghişeu, răspunsuri, adrese expediate prin poştă.
• primeşte: petiţii şi solicitări de informaţii de interes public.
• PRIMĂRIILE DIN ŢARĂ:
• colaborare privind activitatea serviciilor de relaţii cu publicul pentru o cât mai bună desfăşurare a activităţii.

INSTITUȚII SUBORDONATE CONSILIULUI LOCAL:

• transmite: informaţii, note de audienţă;
• primeşte: petiţii, răspunsuri la note de audienţă.

ARHIVELE NAŢIONALE:

• transmite: nomenclator acte pentru avizare; proces-verbal selecţionare;
• primeşte: nomenclator arhivistic avizat, aprobare distrugere documente selecționate, procese-verbale de control.
• COMPANIA NAȚIONALĂ POȘTA ROMÂNĂ:
• transmite: adrese, cereri privind trimiterile poștale, corespondența Primăriei și a Consiliului Local.
• primeşte: corespondența primăriei, consiliului local, adrese, cereri privind trimiterile poștale

ORGANIZAŢII NEGUVERNAMENTALE:

• transmite: informaţii privind modul de implementare a legislaţiei, răspunsuri la petiții și solicitări de informaţii publice;
• primeşte: petiţii şi solicitări de informaţii de interes public.