Proceduri

Procedură sistem CIM Semnalare nereguli conform O600/2018

by ana · Published 13 august 2018 · Updated 18 septembrie 2019

Regăsiți mai jos un model de procedură de sistem actualizată de control intern managerial conform ordinului 600/2018.

Entitate publica:

Procedura de sistem

Editia 1

Revizia 0

SCIM

SEMNALAREA NEREGULILOR

Cod: PS 01

Pagina 1 din 10

Exemplar 1

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediţiei sau, după caz, a reviziei în cadrul procedurii operaționale

	Elementele privind responsabilii/ operaţiunea	Numele si prenumele	Funcţia	Data	Semnătură
1	Elaborat		Coordonator implementare
2	Verificat		PS
3	Avizat		PS
4	Aprobat		Primar

Cuprins

Numărul componenței în cadrul procedurii operaționale	Denumirea componenței din cadrul procedurii operaționale	Pagina
	Pagina de garda
	Cuprins
1.	Scop
2.	Domeniu de aplicare
3.	Documente de referință
4.	Definiții și abrevieri
5.	Descrierea activității sau procesului
6.	Responsabilități
7.	Formular de evidență a modificărilor
8.	Formular de analiză a procedurii
9.	Formular de distribuie/difuzare
10.	Anexe, inlusiv diagramă de proces

1.Scopul procedurii de sistem

Procedura descrie modul în care unitatea se asigură că sunt îndeplinite condițiile necesare semnalării oricăror neregularități identificate în desfășurarea activității lor.

2.Domeniul de aplicare

Procedura se aplică tuturor structurilor (servicii, compartimente, birouri) din cadrul entității publice.

3.Documente de referință

Ordinul SGG nr. 600/2018 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitățiilor publice
Codul Muncii;
Contractul colectiv de munca valabil;
Contractul individual de muncă,
ROF/ROI

4.Definitii si abrevieri:
- Definitii:

Procedura de sistem: prezentarea formalizată, în scris a tuturor pașilor ce trebuie urmați, a metodelor și proceselor cu privire la aspectul procesual;

Ediție: forma inițială sau actualizată a unei proceduri de sistem

Revizie în cadrul unei ediții – acțiune de modificare a uneia sau mai multor componente ale PS.

Abrevieri :

L – Lege
HG — Hotărâre de Guvern
COR – Clasificarea Ocupațiilor in Romania
BS – Biroul Secretariat
PL – Procedura de Lucru
PC- Personal Contractual
DP – Dosar Profesional
RGES – Registrul General de Evidență al Salariaților
CO – Concediu de Odihnă

5. Descrierea procedurii

Generalități

Conducătorul entității trebuie să stabilească și să comunice salariaților procedurile corespunzătoare, aplicabile în cazul semnalării unor neregularități;
Conducăorul entității are obligația să întreprindă cercetările adecvate, în scopul elucidării celor semnalate și, daca este cazul, să ia măsurile ce se impun;
Salariații care semnalează, conform procedurilor, neregularități, de care, direct sau indirect, au cunoștiință, vor fi protejați împotriva oricăror discriminari;
Semnalarea neregularităților trebuie să aibă un caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delațiune;
Conducătorul entității trebuie să promoveze respectul față de lege și spiritul de încredere.
- Principii generale

Principiile care guvernează protecția avertizării (semnalării neregulilor) sunt următoarele:

principiul responsabilității, conform căruia orice persoană care semnalează încălcări ale legii este datoare să susțină reclamația cu date sau indicii privind fapta săvârșită;
principiul nesancționării abuzive, conform căruia nu pot fi sancționate persoanele care reclamă sau sesizează încălcări ale legii, direct sau indirect;
principiul bunei administrări, conform căruia entitatea publică este datoare să iși desfășoare activitatea cu un grad ridicat de profesionalism, în condiții de eficiență, eficacitate și economicitate a folosirii resurselor;
principiul bunei conduite, conform căruia este ocrotit și încurajat actul de avertizare cu privire la aspectele de integritate morală și bună administrare, cu scopul de a spori capacitatea administrativă și prestigiul entității publice;
principiul bunei credințe, conform căruia este ocrotită persoana încadrată în entitate, care a făcut o sesizare, convinsă fiind de realitatea stării de fapt sau că fapta constituie o încălcare a legii.

Semnalarea faptelor de încălcare a legii sau a normelor interne

Semnalarea unor fapte prevazute de lege ca fiind abateri disciplinare, contravenții, infracțiuni sau încălcări ale normelor interne constituie avertizare și privește:

infracțiuni de corupție, infracțiuni asimilate infracțiunilor de corupție, infracțiuni în legătură directă cu infracțiunile de corupție, infracțiunile de fals și infracțiunile de serviciu sau în legatură cu serviciul;
practici sau tratamente preferențiale ori discriminatorii în exercitarea atribuțiilor unor funcții din entitate;
încălcarea prevederilor privind incompatibilitățile și conflictele de interese;
folosirea abuzivă a resurselor materiale sau umane;
partizanatul politic în exercitarea prerogativelor postului;
încălcări ale legii in privința accesului la informații și a transparenței decizionale;
încălcarea prevederilor legale privind achizițiile publice și finantările nerambursabile;
incompetența sau neglijența în serviciu;
evaluări neobiective ale personalului în procesul de recrutare, selectare, promovare, retrogradare și eliberare din funcție;
încălcări ale procedurilor administrative sau stabilirea unor proceduri interne cu nerespectarea legii;
emiterea de acte care servesc interese de grup;
administrarea defectuoasă sau frauduloasă a patrimoniului public și privat al entității;
încălcarea altor dispoziții legale, care impun respectarea principiului bunei administrări;
- Protecția angajaților care semnalează nereguli

În fața comisiei de discipline, angajatul care a semnalat o neregulă, beneficiază de protecție după cum urmează:

respectivul angajat beneficiază de prezumția de bună credință, până la probă contrarie;
în situația în care cel reclamat este șef ierarhic, direct sau indirect, ori are atribuții de control, inspecție și evaluare a angajatului care a semnalat neregula, comisia de disciplină va asigura protecția avertizorului, ascunzându-i identitatea;
în măsura posibilului, entitatea exclude orice consecință pentru sesizările făcute de bună- credință.

Dispoziții speciale privind semnalarea neregulilor de către persoanele cu atribuții de control

Persoanele cu atribuții de control sunt obligate să înștiințeze conducerea entității sau, după caz, organul abilitat de lege să constate săvârșirea infracțiunilor, cu privire la orice date din care rezultă indicii că s-a efectuat o operațiune sau un act ilicit ce poate atrage răspunderea penală.

Persoanele cu atribuții de control sunt obligate, în cursul efectuării actului de control, să procedeze la asigurarea și conservarea urmelor infracțiunii, a corpurilor delicte și a oricăror mijloace de probă ce pot servi organelor de urmărire penală.

Îndeplinirea cu bună-credință a obligațiilor prevăzute punctelor de mai sus nu constituie o încălcare a secretului profesional și nu atrage răspunderea penală, civilă sau disciplinară.

Neîndeplinirea cu rea-credință a obligațiilor prevăzute la punctele de mai sus constituie infracțiuni și se pedepsesc potrivit legilor în vigoare.

Documente utile

5.2.1. Lista și proveniența documentelor utile

– Raport de sesizare nereguli.

Conținutul și rolul documentelor

Raportul de sesizare neregularitate, conține următoarele informații:

Structura (serviciul, compartimentul, biroul) în care s-a constatat neregula;
Data constatării neregulei;
Numele, funcția și semnătura persoanei care face sesizarea;
Data sesizării neregulei;
Descriere neregulei;
Prejudicii create, dacă se cunosc;
Măsuri propuse pentru eliminarea neregulei și a cauzei acesteia;
Verificare și măsuri propuse;
Circuitui documentelor (informațiilor)
Șeful structurii / Șeful comisie de etica / Responsabilul de înregistrare documentelor primesc un Raport de sesizare neregularitate, și îl prezintă Conducătorului entității;
Conducătorul entității analizează împreună cu primitorul, Raportul de sesizare neregularitate, și decid asupra măsurilor, daca este cazul, ce trebuiesc întreprinse pentru eliminarea neregularității și a cauzelor care au dus la apariția acesteia;
Persoanele responsabile , desemnate prin Raportul de sesizare neregularitate, întreprind măsurile propuse pentru eliminarea neregularității și a cauzelor care au dus la apariția acesteia;
Persoanele responsabile , desemnate prin Raportul de sesizare neregularitate, efectuează verificarea eficacității măsurile propuse pentru eliminarea neregularității și a cauzelor care au dus la apariția acesteia;
Șeful structurii (serviciului, compartimentului, biroului) în care a fost sesizată neregula, anunță persoana care a făcut sesizarea asupra modului în care a fost soluționată;

Resurse necesare

Resurse materiale:

birotică, computere;
rețea internet;
copiator;
imprimantă;
telefoane, fax-uri pentru legături operative cu alte compartimente și cu structuri din afara entității;
papetărie și tipizate.

Resurse umane:

Conducătorul entității și conducătorul structurii (serviciului, compartimentului, biroului);
Secretarul Comisiei de control intern managerial;
Auditorul intern;
Personalul entității.

Resurse financiare:

Se are în vedere prevederea în buget a sumelor necesare pentru buna desfășurare a activității în cazul semnalării de neregularității.

Modul de Iucru

Persoanele care pot semnala cazuri de abateri si de nereguli, sunt:

orice angajat al entității;
orice fost angajat al entității;
orice persoană care nu are un contract de muncă cu entitatea dar își desfășoara activitatea în cadrul entității în baza unui contract de prestări de servicii;
reprezentanții unor instituții cu care entitatea a avut sau are diverse relații.

Prin abateri și nereguli se întelege:

orice încălcare a prevederilor Codului Etic;
orice încălcare a altor legi, norme sau reglementări aplicabile, coduri de practică sau declarații profesionale;
management defectuos;
abuz de putere ;
un pericol pentru sănătatea și siguranța muncii;
alte cazuri grave de conduită socială necorespunzătoare;
ascunderea oricărei neglijențe;

Procedura de urmat pentru angajați atunci când doresc să raporteze nereguli:

Dacă angajatul entității suspectează abateri sau nereguli, care fie s-au produs, se produc sau sunt pe cale de a se produce, atunci acesta este obligat să acționeze imediat în conformitate cu gravitatea abaterii sau neregulii observate;

Dacă există motive justificate de suspiciune privind o abatere sau neregulă, trebuie argumentate cu fapte relevante existente și dovezi. Pe de altă parte, persoanei care le semnalează i se recomandă cu insistență să nu facă investigații pe cont propriu ci să sesizeze persoanele responsabile conform prezentei proceduri.

Dacă o persoană decide, pe baza unei analize atente, că este cazul să facă o sesizare privind o neregulă constatată, va completa formularul „Raport de sesizare neregularitate” a prezentei proceduri și îl va transmite către una din persoanele menționate mai jos (în funcție de natura problemei și persoana sau persoanele implicate):

Șeful structurii (serviciului, compartimentului, biroului) în care s-a constatat neregula (dacă șeful structurii nu are vreo implicație).
Dacă șeful respectivei structuri are vreo implicație, se va sesiza șeful ierarhic superior sau unul din factorii prezentați în continuare;
Șeful comisiei de etică;
Conducătorul entității;

Confidențialitatea

Dacă din orice motiv, persoana care face sesizarea dorește să i se asigure confidențialitatea cu privire la identitatea sa, persoana care primește sesizarea are obligația de a păstra confidențialitatea;

Anonimatul

Dacă persoana care face sesizarea dorește să rămână anonimă (adică să își ascundă complet identitatea), va transmite formularul de sesizare a neregulilor către una din persoanele menționate mai sus, utilizând cutia poștală special amenajată pentru primirea sesizărilor. În acest caz, formularul de sesizare a unei nereguli se completează de persoana care dorește să sesizeze o neregulă, cu datele corespunzătoare (fără datele sale de identificare) și se introduce într-un plic. Pe plic se va menționa numele persoanei la care dorește să ajungș sesizarea (destinatar) precum și mențiunea ’’Sesizare nereguli”. Acces la aceasta cutie poștală are persoana de la registratura instituției (și înlocuitorul acesteia). Persoana responsabilă cu înregistrarea documentelor la nivel de entitate, verifică zilnic respectiva cutie poștală. Plicurile cu sesizări se înregistrează și se înmânează persoanei destinatar.

Înregistrarea, raportarea și urmărirea sesizărilor

Pentru fiecare sesizare în parte privind o neregulă, se completează formularul numit „Raport de sesizare neregularitate,”, conform prezentei proceduri.

Formularul se completează de persoana care sesizează neregula.

Dacă primitorul sesizării este Șeful unei structuri sau Șeful comisiei de etică, aceștia vor informa Conducătorul entității și împreună vor decide cum trebuie tratată problema în continuare, inclusiv posibilitatea inițierii unor acțiuni disciplinare împotriva făptuitorului.

În formularul de sesizare a neregulilor, persoana care primește sesizarea va menționa și acțiunile care trebuie întreprinse pentru a preveni agravarea prejudiciului și pentru a elimina cauza apariției neregulilor semnalate. Se vor menționa acțiuni, termene și responsabili. Se va menționa de asemenea și persoana responsabilă de constatarea gradului în care neregula a fost rezolvată.

În cazuri deosebite Conducătorul entității va numi o comisie de cercetare disciplinară pentru analiza și investigarea situației semnalate.

După finalizarea tuturor acțiunilor impuse pentru rezolvarea situației semnalate, primitorul sesizării, va păstra formularul de sesizare (completat corespunzător) într-un dosar numit „Semnalare nereguli”. Timp de păstrare: 5 ani de la finalizarea acțiunilor care au dus la eliminarea neregulei constatate.

După finalizarea acțiunilor de eliminare a neregulei constatate, în funcție de natura neregulei semnalate, primitorul sesizării va informa persoana care a făcut sesizarea cu privire la soluționarea neregulei semnalate.

6.Responsabilități și răspunderi în cadrul activității

Nr. crt.	Compartiment (post)	Acţiunea (operaţiunea)
1	Primar	Analizează toate sesizările care îi sunt adresate Decide acţiuni menite să elimine atât neregulile aparute cât și cauzele care au dus la apariţia acestora Când se impune numeşte o comisie de cercetare disciplinară pentru investigarea neregulilor semnalate încurajează orice persoană care doreşte să semnaleze şi să discute cu managementul corespunzător, despre o practică cu care s-a confruntat sau se confruntă în entitate, practică pe care acesta o interpretează ca fiind o abatere gravă sau un caz de neglijenţă gravă din partea unuia sau mai multor angajaţi, indiferent de funcţia pe care acesta sau aceştia o deţin în entitate Analizează rezolvarea tuturor sesizărilor primite de la subordonaţi
2	Şefii de structuri	Analizează toate sesizările care le sunt adresate Decid acţiuni menite să elimine atât neregulile apărute cât și cauzele care au dus la apariţia acestora. încurajează orice persoană din subordine care doreşte să semnaleze o neregulă. Raportează Primarului toate sesizările primite. înregistrează, completează şi păstrează formularul de sesizare a neregulilor.
3	Consilierul etic/ Comisia de etică	Analizează toate sesizările care îi sunt adresate. Decide acţiuni menite să elimine atât neregulile apărute cât şi cauzei care au dus la apariţia acestora. încurajează orice persoană din subordine care doreşte sa semnaleze şi să discute cu managementul corespunzător, despre o practică cu care a confruntat sau se confruntă în entitate, practică pe care acesta o interpretează ca fiind o abatere gravă sau un caz de neglijenţă gravă din partea unuia sau mai multor angajaţi, indiferent de funcţia pe care acesta sau aceştia o deţin. Raportează primarului toate sesizările primite, înregistrează, completează şi păstrează formularul de sesizare a neregulilor lor.
4	Angajaţii si colaboratorii instituţiei	Sunt obligaţi să informeze comisia de etica, şefii de structuri, Primarul, asupra situaţiilor în care iau cunoştinţă de nereguli grave sau de încălcări ale procedurilor interne, ale legilor, regulamentelor şi ale Codului Etic

7. Formular de evidență a modificărilor

Nr. Crt.	Ediția	Data ediției	Revizia	Data reviziei	Nr. pagină	Descrierea modificării	Semnatură conducătorului
1.	Editia 1	«Data»	–	–	–	–
2.
3.
4.

8. Formular de analiză a procedurii

Nr. crt	Compartiment	Nume și prenume conducător compartiment	Inlocuitor de drept sau delegat	Aviz favorabil		Aviz nefavorabil
Nr. crt	Compartiment	Nume și prenume conducător compartiment	Inlocuitor de drept sau delegat	Semnătură	Data	Obs.	Semnătură	Data
1.	Toate compartimentele
2.	Toate compartimentele