Standardul 9 Proceduri

Standardul impune crearea de proceduri formalizate pentru toate procesele/activitățile al căror mod de desfășurare poate fi standardardizat și/sau care nu fac obiectul unei reglementări specifice.

Legislația în materia achizițiilor publice prevede aplicarea unui set de proceduri administrative în vederea atribuirii contractului de achiziție publică/acordului-cadru și din această perspectivă, procedurile de sistem/operaționale formalizate la nivelul CISAP nu trebuie să vizeze în mod direct aplicarea respectivelor proceduri, ci modul în care se vor realiza acele activități componente din cadrul procesului de achiziție publică a căror desfășurare propriu-zisă nu este stabilită/reglementată în mod specific.

Conducerea entității publice asigură elaborarea procedurilor formalizate pentru procesele sau activitățile derulate în cadrul entității și le aduce la cunoștiință personalului implicat, respectiv procedurile de sistem şi procedurile operaționale.

Conducerea entității publice se asigură, pe baza unei liste a obiectivelor, activităților și indicatorilor de performanță sau de rezultat, că pentru toate procesele majore, activitățile, acțiunile și/sau evenimentele semnificative există o documentație adecvată și că operațiunile sunt consemnate în documente.

Pentru ca procedurile formalizate să devină instrumente eficace de control intern, acestea trebuie:
– să se refere la toate procesele și activitățile importante;
– să asigure o separare corectă a funcțiilor de inițiere, de verificare, de avizare și de aprobare a operațiunilor;
– să fie precizate în documente scrise;
– să fie simple, complete, precise și adaptate proceselor și activității procedurate;
– să fie actualizate în permanență;

Documente necesare:

• Procedura de sistem privind elaborarea procedurilor
• Proceduri de sistem și Proceduri operaționale aprobate
• Decizii, fișe de post, registre, procese verbale de ședință
• Chestionare de autoevaluare transmise pentru centralizare la nivelul entității
• Lista obiective specifice la nivelul fiecărui compartiment
• Registrul riscurilor la nivelul fiecărui compartiment