Procedură operațională expediere corespondență

Entitatea publica Comuna Demo           Departamentul Registratura	Procedura operationala Expediere corespondenta	Ediția 1 Revizia nr. 1
Revizia. 1 Nr. de ex. 1	cod: P.O.	Exemplar nr.1

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale

	Elemente privind responsabilii/operațiunea	Numele și prenumele	Funcția	Data	Semnătura
	1	2	3	4	5
1.	Elaborat	Registrator	Registrator	–
2.	Verificat	Secretar	Secretar	–
3.	Avizat	Secretar	Secretar	–
4.	Aprobat	Primar	Primar	–

Cuprins

Numărul componentei în cadrul procedurii operaționale	Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale	Pagina
	Pagina de garda
	Cuprins
1.	Scop
2.	Domeniu de aplicare
3.	Documente de referinta
4.	Definitii si abrevieri
5.	Descrierea activitatii sau procesului
6.	Responsabilitati
7.	Formular de evidenta a modificarilor
8.	Formular de analiza a procedurii
9.	Formular de distribuie/difuzare
10.	Anexe, inclusiv diagrama de proces

1. Scopul procedurii operaționale

1.  Procedura descrie activitatile desfasurate de Compartimentul Registratura, Relatii cu Publicul; in vederea expedierii corespondentei cu POSTA ROMANA, firme curierat si direct cetatenilor.

2. Domeniul de aplicare

2.1. Prezenta procedura se aplica de catre Informare Cetateni, Registratura.

• Documente de referință
  • -LEGEA 215 / 2001 LEGEA ADMINISTRATE PUBLICE LOCALE cu modificarilor si completarile ulterioare
  • -LEGEA 544/2001 privind accesul liber la informatiile de interes public , cu modificarile si – completarile ulterioare
  • -LEGEA 129/2018 ptr.protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date

4. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura de sistem/operațională

4.1. Definiții ale termenilor

Nr. crt.	Termenul	Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
1.	Procedura operațională	Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat în vederea realizării activității, cu privire la aspectul procesual
2.	Editie a unei proceduri operationale	Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei procednri operationale, aprobata si difuzata
3.	Revizia in cadrul unei editii	Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea, dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni care au fost aprobate si difuzate
4.	S.P.C.L.E.P	SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENTA PERSOANEI
5.	Programul CITYMANAGER	Aplicatie informatica de informare a cetatenilor

4.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	P.O.	Procedura operațională
2.	E	Elaborare
3.	V	Verificare
4.	A	Aprobare
5.	Ap.	Aplicare
6.	Ah.	Arhivare

   5.  Descrierea procedurii operaționale

5.1. In cadrul Compartimentului Informare Cetateni/Registratura se primeste toata corespondenta din cadrul tuturor compartimentelor din cadrul institutiei pentru a fi expediata.

Pentru a fi expediata corespondenta, aceasta se pune in plicuri.

Daca exista pentru aceeasi institute sau persoana fizica, juridica mai multe adrese care trebuie sa ajunga la acestea, toate adresele respective se pun in aceelasi plic.

Pe plic se trece destinatarul, iar in coltul plicului se scrie nr.adresei,adreselor puse inauntru, pe spatele plicului dupa lipire se trece expeditorul Comuna Demo si se pune stampila institutiei.

In functie de cate coli de hartie se pun intr-un plic acesteaa pot fi de dimensiuni mari, mijlocii si mici.

Dupa ce plicurile sunt gata, pe un formular tipizat de borderou pentru expediat corespondenta se trece destinatarul, localitatea, nr.de inregistrare al adreselor introduse in plic.

Borderourile cu plicurile timbrate se duce la ghiseu unde se verifica daca timbrele sunt suficiente ca si valoare, iar pe borderoul de trimitere a corespondentei se trece nr.de recomandata de la posta, pentru a avea justificare ca acestea au fost trimise dar si pentru a putea urmari traseul in cazul in care exista reclamatii ca nu au ajuns la destinatar.

Corespondenta se mai expediaza si cu confirmare de primire. Pentru aceasta corespondenta se scrie plicul, se completeaza un formular de confirmare primire, care se intoarce de la destinatar cu semnatura acestuia.

Pentru confirmarile de primire, se plasteste o taxa in functie de greutatea plicului. Pentru suma necesara flecare compartiment care trimite corespondenta cu confirmare de primire intocmeste un raport de necesitate pe baza chitantei emisa de la P.T.T.R pentru a fi ridicata de la caseria institutiei.

O alta categorie de corespondenta se inmaneaza direct persoanei caruia este adresata corespondenta.

Cetateanul se prezinta la Compartimentul Registratura, Informare Cetateni i se da adresa, iar pe copia care ramane la Compartimentul care trimite corespondenta va semna pentru primire.

Corespondenta se mai trimite si prin firme de curierat rapid.

Pentru acest tip de corespondenta se ia legatura cu firma de curierat. Reprezentantul firmei se prezinta la sediul instituiei, introduce in plic special corespondenta si elibereaza o chitanta cu contravaloarea servicului prestat.

Pe baza chitantei functioanrul de la compartimentul de la care provine corespondenta va intocmi un raport de necesitate pentru a fi ridicata suma respectiva.

Corespondenta care trebuie trimisa cu POSTA MILITARA se trimite Compartimentului S.C.L.E.P Comuna Demo de unde va fi ridicata de catre reprezentatii institutiei respective pe baza de borderou.

• 6. Responsabilități și răspunderi în derularea activității

Nr. Crt.	Compartimente (post)	Actiunea (operatiunea)
1.	Consilierul din cadrul Compartimentului Informare Cetateni, Registratura	Consilierul din cadrul Compartimentului Informare Cetateni , Registratura preia corespondenta adusa de catre angajatii institutiei si se ocupa cu expedierea acesteia
2.	Structurile compartimentele, birourile ,serviciile,directiile din  cadrul primariei Comunei Demo si din subordinea Consiilului Local al Comunei Demo	Structurile compartimentele, birouriIe ,serviciile,directive din cadrul primariei Comunei Demo si din subordinea Consiilului Local al Comunei Demo raspund cetatenilor si institutiilor cu privire la probleme pe care acestia le ridica, in termenul prevazut de lege.

• 7. Formular de evidenta a modificarilor

Nr. Crt.	Editia	Data editiei	Revizia	Data reviziei	Nr. pagina	Descrierea modificarii	Semnatura conducatorului
1.	Editia 1
2.

• 8. Formular de analiza a procedurii

Nr. crt

Compartiment

Nume prenume conducator compartiment

Inlocuitor de drept sau delegat

Aviz favorabil

Aviz nefavorabil

1.	Registratura
2.	Secretariat

• 9. Formular de distribuire/difuzare

	Scopul difuzarii	Exemplar nr.	Compartiment	Funcția	Numele și prenumele	Data primirii	Semnătura
	1	2	3	4	5	6	7
1.	Aplicare	1	Registratura			–
2.	Informare	1	Registratura			–
3.	Evidenta	1	Registratura			–
4.	Arhivare	1	Biblioteca			–

• 10. Anexe, inclusive diagrama de proces

Nr. anexă

Denumirea anexei

Elaborator

Aprobă

Număr de exemplare

Difuzare

Arhivare

Alte elemente