Procedură operațională preluare corespondență

Entitatea publica Comuna Demo       Departamentul Registratura

Procedura operationala Preluare Corespondenta Cod P.O

Ediția 1  Revizia 1 Exemplar nr 1

Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii operaționale

	Elemente privind responsabilii/operațiunea	Numele și prenumele	Funcția	Data	Semnătura
	1	2	3	4	5
1.	Elaborat	Registrator	Registrator
2.	Verificat	Secretar	Secretar
3.	Avizat	Secretar	Secretar
4.	Aprobat	Primar	Primar

Cuprins

Numărul componentei în cadrul procedurii operaționale	Denumirea componentei din cadrul procedurii operaționale	Pagina
	Pagina de garda
	Cuprins
1.	Scop
2.	Domeniu de aplicare
3.	Documente de referinta
4.	Definitii si abrevieri
5.	Descrierea activitatii sau procesului
6.	Responsabilitati
7.	Formular de evidenta a modificarilor
8.	Formular de analiza a procedurii
9.	Formular de distribuie/difuzare
10.	Anexe, inlusiv diagrama de proces

1. Scopul procedurii operaționale

• Procedura descrie activitatile desfasurate de Compartimentul Registratura, Relatii cu Publicul; in vederea preluarii corespondentei de la POSTA ROMANA, firme curierat si cetateni

2. Domeniul de aplicare

2.1. Prezenta procedura se aplica de catre compartimentul Informare cetateni, Registratura

• Documente de referință
  • Reglementari internationale

-SRENISO 9001:2001

• Legislate Primara

-LEGEA 215 / 2001 LEGEA ADMINISTRATED PUBLICE LOCALE cu modificarilor si completarile ulterioare

-LEGEA 544/2001 privind accesul liber la informatiile de interes public, cu modificarile si – completarile ulterioare

-LEGEA 129/2018 ptr.protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulate a acestor date

3.3. Legislatie secundara

-Alte documente, inclusiv reglementari interne ale entitatii publice

-Regulamentul de Organizare si Functionare

 4. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura de sistem/operațională

4.1. Definiții ale termenilor

Nr. crt.	Termenul	Definiția și/sau, dacă este cazul, actul care definește termenul
1.	Procedura operațională	Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor pașilor ce trebuie urmați, a metodelor de lucru stabilite și a regulilor de aplicat în vederea realizării activității, cu privire la aspectul procesual
2.	Editie a unei proceduri operationale	Forma initiala sau actualizata, dupa caz, a unei proceduri operationale, aprobata si difuzata
3.	Revizia in cadrul unei editii	Actiunile de modificare, adaugare, suprimare sau altele asemenea, dupa caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei editii a procedurii operationale, actiuni care au fost aprobate si difuzate
4.	S.P.C.L.E.P	SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENTA PERSOANEI
5.	Programul CITYMANAGER	Aplicatie informatica de informare a cetatenilor

4.2. Abrevieri ale termenilor

Nr. crt.	Abrevierea	Termenul abreviat
1.	P.O.	Procedura operațională
2.	E	Elaborare
3.	V	Verificare
4.	A	Aprobare
5.	Ap.	Aplicare
6.	Ah.	Arhivare

5.  Descrierea procedurii operaționale

5.1. In cadrul Compartimentului Informare Cetateni, Registratura se primeste toata corespondenta adusa de catre cetateni si de factorii postali.

Pentru corespondenta adusa de catre factorii postali se preda de catre acestia pe baza de borderou pe care se pune stampila institutiei si se semneaza de catre persoana de la Registratura.

Dupa preluarea corespondentei, plicurile cu corespondenta se deschid, se pune stampila de la Registratura cu antetul institutiei si numarul de inregistrare.

Se inregistreaza pe Programul CITYMANAGER corespondenta, se trece numarul pe document si se pune in mapa de corespondenta pentru a fi repartizata compartimentului caruia este necesar.

Cetatenii se prezinta la Compartimentul Registratura cu documentele pe care doresc sa le depuna pentru solutionarea diferitelor probleme. La fel ca si corespondenta primita de la factorii postali si aceste documente se inregistreaza pe Programul CITYMANAGER si se lasa in mapa de corespondenta pentru a fi repartizate.

Mapa cu corespondenta zilnic se introduce pentru a fi repartizata de catre conducerea institutiei:

•           PRIMAR

•           VICEPRIMAR

•           SECRETAR

La solicitarea cetatenilor daca acestia doresc pe copia documentelor depuse pentru inregistrare si solutionare se pune stampila cu antetul institutiei si numar de inregistrare, aceasta fiind dovada ca respectivul document a fost depus la sediul institutiei.

Corespondenta este adusa si de catre firmele de curierat. Pentru plicurile aduse de catre firmele de curierat se semneaza pe borderourile angajatilor de la aceste firme, se trece numar si seria de C.I, data primirii corespondentei si stampila institutiei.

Daca in corespondenta primita exista plicuri cu corespondenta pentru S.P.C.L.E.P Comuna Demo acestea nu se vor inregistra de catre Compartimentul Registratura, Informare Cetateni. Se transmit Compartimentului S.P.C.L.E.P Comuna Demo pentru a fi inregistrate de catre acesta.

Se primeste corespondenta cu caracter special, aceasta fiind adusa de catre POSTA MILITARA.

Acesta corespondenta se aduce la sediul S.P.C.LE.P. Comuna Demo, se preia de catre acestia si fara a fi desfacuta se aduce si se preda pe baza de semnatura pe borderou corespondenta Compartimentului REGISTRATURA din cadrul Comunei Demo.

La fel ca si celelalte plicuri si acestea se desfac, se pune stampila pentru a fi inregistrate si se lasa in mapa pentru repartizare la compartimente pentru a fi solutionate.

• 6. Responsabilități și răspunderi în derularea activității

Nr. Crt.	Compartimente (post)	Actiunea (operatiunea)
1.	Consilierul din cadrul Compartimentului Informare Cetateni, Registratura	Consilierul din cadrul Compartimentului Informare Cetateni, Registratura preia corespondenta adusa de catre factorii postali si angajatii firmelor de curierat, precum si corespondenta adusa de catre cetateni. Pune la dispozitia cetateanului formularele tip, care trebuie sa fie completate de catre acesta si lasate pentru inregistrare
2.	Conducerea institutiei	Conducerea institutiei verifica toate documentele din mapa si le repartizeaza compartimentelor pentru solutionare
3.	Structurile compartimentele ,birourile ,serviciile,directiile din cadrul primariei Comunei Demosi din subordinea Consiilului Local al Comunei Demo	Structurile compartimentele, birourile ,serviciile,directiile din cadrul primariei Comunei Demo si din subordinea Consiilului Local al Comunei Demo informeaza cetatenii cu privire la probleme pe care acestia trebuie sa le rezolve

• 7. Formular de evidenta a modificarilor

Nr. Crt.	Editia	Data editiei	Revizia	Data reviziei	Nr. pagina	Descrierea modificarii	Semnatura conducatorului
1
2

• 8. Formular de analiza a procedurii

Nr. crt	Compartiment	Nume si prenume conducator compartiment	Inlocuitor de drept sau delegat	Aviz favorabil	Aviz nefavorabil
1
2

• 9. Formular de distribuire/difuzare

	Scopul difuzarii	Exemplar nr.	Compartiment	Funcția	Numele și prenumele	Data primirii	Semnătura
	1	2	3	4	5	6	7
1.	Aplicare	1	Registratura			–
2.	Informare	1	Registratura			–
3.	Evidenta	1	Registratura			–
4.	Arhivare	1	Biblioteca			–

• 10. Anexe, inclusive diagrama de proces

Nr. anexă	Denumirea anexei	Elaborator	Aprobă	Număr de exemplare	Difuzare	Arhivare	Alte elemente
1
2